Software de Digitalización de documentos: cómo funciona y cuáles son los mejores que puedes usar

La importancia del software de digitalización de documentos para las empresas

La transformación digital ha obligado a muchas empresas a modernizarse y empezar a cambiar sus técnicas de trabajo. Muchas compañías ya han dejado de utilizar el papel y han implantado herramientas tecnológicas específicas para administrar documentos.

La mayoría de los documentos de una empresa ya circulan en formato electrónico y se pueden archivar y catalogar sin problema. Facturas, pedidos, balances de negocio… Lo normal es que se encuentre digitalizado y accesible. Sin embargo, todavía existen muchos documentos en formato físico (albaranes, tickets, etc.) que necesitan de un software de digitalización de documentos y captura de datos para pasar a formato electrónico.

Todos los datos que figuran en los documentos impresos, fotográficos o sonoros de una empresa pueden ser capturados, extraídos y procesados de forma digital para facilitar su organización, clasificación y búsqueda.

Gracias al software de digitalización de documentos se consigue:

• Encontrar rápidamente información específica gracias a los metadatos y los filtros de búsqueda.
• Analizar datos de diversas fuentes que engloban a un mismo cliente, proveedor, período o formato (facturas, pedidos...).

Cómo funciona el software de digitalización de documentos 

1. En el proceso de digitalización, primero se realiza una lectura (mediante escáner, por ejemplo) de los documentos físicos y en papel para pasarlos a una imagen digital.
2. En esta captura de datos, el software de digitalización detecta dónde se encuentra la información específica más importante (nombre del proveedor, número de factura, dirección, año, etc.) y reconoce el tipo documento (email, albarán, pedido…) para añadir metadatos que permitan su clasificación por etiquetas.
3. Para extraer toda la información que incluye la imagen digital que hemos generado, se utiliza el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Gracias a esta tecnología, a esa imagen generada por el escaneo o perteneciente a un documento un pdf se le puede identificar qué parte es contenido textual (fechas, títulos, texto, datos de contacto, etc.) para integrarla al flujo de trabajo de la empresa, indexando la información para su posterior almacenamiento y búsqueda.
4. Una vez digitalizado el archivo, se guarda en el formato digital que elijamos (PDF, doc, text…) y se almacena de forma correcta para facilitar su búsqueda o consulta en el futuro. De esta forma queda indexado mediante metadatos para su posterior consulta.

Tabla con los mejores software para digitalizar documentos

Ventajas de utilizar un software de digitalización de documentos

1. Facilita la transformación digital de las empresas y convierte fácilmente toda la información con la que trabaja la compañía en datos digitales que se pueden introducir en el workflow de la entidad y en sus procesos.
2. Acelera el trabajo administrativo al reconocer de manera automática los textos escaneados, evitando así el asignar personal que transcriba los documentos para clasificarlos. Evita la aparición de errores, duplicidades y pérdida de documentos, al mismo tiempo que garantiza la seguridad de los documentos confidenciales de la empresa.
3. Mejora la productividad de la empresa al facilitar el trabajo de clasificación y búsqueda de documentos, además de permitir compartir fácilmente los archivos con el resto del equipo para trabajar de manera conjunta. Ordena la información de manera más eficiente y mejora los flujos de trabajo.
4. Ahorra espacio y tiempo en el almacenamiento de documentación, quedando perfectamente indexados en nuestra base de datos documental de manera centralizada.

Etapas de digitalización de documentos con captura de datos OCR

• La imagen tiene que estar blanco y negro, debe ser binaria para identificar correctamente los pixeles que conforman los caracteres de lo que es espacio blanco, reconocer sus contornos y formas. Es la etapa conocida como binarización o caracterización.
• Primero delimita lo que es texto de lo que no, y luego ese texto lo divide entidades lógicas como líneas, palabras y, por últimos, en caracteres. Es la llamada segmentación de la imagen.
• Después viene la comparación por patrones. Los caracteres obtenidos se comparan con unos patrones o algoritmos que tiene registrados el reconocimiento óptico de caracteres. El sistema analiza de manera automática los caracteres para identificarlos, pixel a pixel, para compararlos y decidir qué texto representa de acuerdo a un alfabeto.
• Una vez que se ha interpretado el texto del documento escaneado y se ha transformado a formato digital editable, se puede pasar a su almacenamiento y clasificación con el software adecuado, incluyendo los metadatos oportunos para su conservación dentro del flujo documental.

Los 4 errores más comunes en la digitalización de documentos

1. No conservar bien los documentos electrónicos importantes: La conservación es una de los factores más relevantes al digitalizar los documentos. Preservar tanto el contenido como la apariencia de los documentos electrónicos (en especial, aquellos que contengan información confidencial) es esencial, yya que se corre el riesgo de perder documentos valiosos.
2. No realizar copias de seguridad: Realizar copias de seguridad y duplicados de los documentos electrónicos de forma periódica es imprescindible para garantizar su conservación.
3. No clasificar los documentos electrónicos: Para ordenar los archivos de forma precisa y facilitar su identificación, es indispensable incluir etiquetas o metadatos en el momento de su creación. De este modo, las etiquetas se podrán utilizar como filtros para agilizar la búsqueda de una información determinada. Además, clasificar correctamente los archivos ayuda a detectar y reducir la duplicidad de documentos.
4. No eliminar los archivos innecesarios: La destrucción de documentos electrónicos es tan importante como su conservación. En muchas ocasiones las empresas guardan información que con el tiempo pierde valor y ya no resulta útil. Lo más recomendable en este caso es deshacerse de dichos documentos para optimizar el espacio de almacenamiento. Cabe destacar que es crucial llevar a cabo la destrucción de documentos con el máximo rigor, para garantizar que los datos no terminan en manos de la competencia.

Cómo elegir el mejor software de digitalización de documentos para mi negocio

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