Software de gestión documental: ¿cuál es el Mejor en 2025?

1. Exact Synergy DMS

Solución de Exact para la digitalización de la empresa, una plataforma colaborativa que integra un gestor de procesos y un sistema de gestión documental.

Exact Synergy DMS digitaliza todos los procesos y la gestión de flujos de trabajo de tu organización, eliminando las barreras entre personas, sistemas y procesos. 

Características

• Dispone de plantillas específicas para recursos humanos, gestión de proyectos, ventas, etc.
• Gestor online, con app móvil, que ofrece una completa visibilidad e integración de cada proceso, ya sean facturas de clientes, dosieres digitales de empleados o control de presupuestos.
• Con automatización de tareas, gestión de contenidos y documentos, notificaciones automáticas, intuitiva interfaz, sistema multiidioma y entorno colaborativo para compartir información en timelines y grupos.
  

Planes y precios

Está disponible a partir de 12 euros al mes por usuario.

2. DocuWare

Plataforma de gestión documental y automatización de flujos de trabajo para empresas de todos los tamaños y sectores.

DocuWare es una plataforma que se distribuye en pago único o modelo SaaS, y es accesible desde cualquier dispositivo y lugar.

Características

• Con esta herramienta podrás capturar y digitalizar la información y documentos de tu empresa, activar y gestionar flujos de trabajo y facilitar la búsqueda de datos para agilizar la toma de decisiones.
• Gracias a su reconocimiento óptico de caracteres (OCR), podrás registrar contenido proveniente de emails, pdf, documentos escaneados, formularios, capturas de móvil documentos ofimáticos.
• De esta forma, podrás capturar fácilmente datos de facturas, pedidos, ticktes, contratos, albaranes, etc.
• Incluye firma digital, herramientas de colaboración y control de versiones.
• Servicio de almacenamiento ilimitado, tanto en Cloud como in-house.

Planes y precios

Los planes de Docuware varían en función de los usuarios. El precio es a partir de 4 usuarios, y se adapta para empresas de entre 20 y 500 empleados.

3. Invofox

Invofox es una plataforma de Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP) diseñada para optimizar el procesamiento de documentos en empresas de software.

Utiliza potentes algoritmos de aprendizaje automático para extraer datos de documentos, eliminando la necesidad de desarrollo propio. 

Características

• Las Colas de Gestión de Carga de Trabajo garantizan la priorización y distribución automatizadas de documentos, optimizando la velocidad y eficiencia del procesamiento.

• Ofrece a los desarrolladores una solución integral que cubre todo el ciclo de procesamiento. Esto incluye el preprocesamiento de datos donde se pueden clasificar y separar archivos para una organización eficiente de la información. 
  
• La plataforma requiere menos de 30 segundos para procesar hasta 10,000 documentos, como facturas, albaranes, estados de cuentas bancarias, órdenes de compra, recibos, cheques, facturas, nóminas y muchos más en el futuro.
• Permite ampliaciones bajo demanda sin sacrificar los tiempos de respuesta gracias a la tecnología de procesamiento paralelo multinúcleo. 
• La robusta API de Invofox ha sido desarrollada por y para desarrolladores. Su documentación exhaustiva e incorporación de las últimas medidas de seguridad facilitan la integración con su software. 
• La plataforma se integra a la perfección con un mercado Human-in-the-Loop (HITL) para la revisión humana de documentos complejos. 
  

Planes y precios

Se distribuye en versión SaaS, de pago por uso. Precios a consultar con la empresa.

4. Doceo Store 

Doceo Store Virtual Office ofrece una solución 360 para optimizar la gestión de tu empresa. 

Con acceso multilingüe y remoto, incluye módulos de Facturación Electrónica, Control Horario y Firma Electrónica, permitiéndote gestionar todos tus procesos desde una única plataforma.

Características

• Como solución WaaS (Work as a Service), Doceo Store destaca por su eficiencia operativa, flexibilidad empresarial y reducción de costes, todo adaptado a las necesidades específicas de tu negocio.
• Gestión documental con flujos de trabajo avanzados; podrás diseñar procesos automatizados y personalizados para mejorar la productividad, e importar archivos automáticamente con herramientas como Doceo Printer.
• Optimiza la administración de documentos con herramientas inteligentes, como su sistema de búsqueda avanzada y etiquetas para localizar y organizar archivos, tareas y eventos.
• Historial de acciones: audita procesos con un registro detallado de actividades.
• Incluye firma biométrica y doble factor, para firmar documentos HTML con validez legal y máxima seguridad digital, y gestión de usuarios y perfiles, para administrar permisos, preferencias y grupos de usuarios fácilmente.
• Gestiona tareas de forma visual, generándolas desde documentos o registros gracias a sus tableros Kanban, y su calendario inteligente permite crear y compartir eventos vinculados a documentos y registros.

Planes y precio

Ofrece funciones avanzadas a un precio accesible para pymes. Precio final a consultar.

5. Tickelia

Software de gestión documental específico para notas de gasto y viajes de empresa. Una solución cloud con app móvil que simplifica y automatiza el proceso de gestión de gastos corporativos.

Con Tickelia se acabó la entrada manual de notas, ya que digitaliza mediante tecnología OCR+ICR los tickets de desplazamientos de empresa, estancias en hoteles, restaurantes, coches de alquiler, gasolina, etc.

• El usuario solo tiene que realizar una fotografía del ticket desde la app de Tickelia y ya quedará registrado. Este registro está homologado por la Agencia Tributaria.
  
• Este sistema facilita el control de los gastos de los empleados y el trabajo del departamento financiero.
• Cuenta con su propio método de pago inteligente, la tarjeta Visa Tickelia, que se puede configurar con restricciones de acuerdo a la política de gastos de empresa. 
• Se integra con otras soluciones de gestión que tenga la compañía.

Planes y precios

Tickelia ofrece sus precios bajo solicitud de cada empresa.

6. Sesame

Sesame es un gestor documental laboral para simplificar la administración y almacenamiento de documentos relacionados con los empleados.

Características

• Con esta herramienta, las empresas pueden centralizar toda la documentación de su plantilla, como contratos o nóminas, asegurando un acceso rápido, organizado y eficiente.
  
• Destaca la organización de documentos por usuario, permitiendo asignar diferentes roles de acceso para empleados, administradores y responsables. 
• Además, la plataforma cuenta con notificaciones automáticas, avisando a los empleados cuando un nuevo documento es subido o actualizado.
• Sesame también ofrece accesibilidad desde cualquier dispositivo, permitiendo a los usuarios gestionar su documentación desde la app móvil de manera segura. 

Planes y precios

Disponible desde 4,50 € usuario/mes, aunque dispone de planes más elevados.

7. Woffu

Gestor documental para recursos humanos con firma digital.

Woffu es una plataforma en la nube con almacenamiento cloud que soluciona con agilidad complejas casuísticas de gestión de personal, y al mismo tiempo facilita la comunicación interna.

Características

• Su sistema de gestión documental para compartir documentos facilita el envío de nóminas, justificantes y contratos.
• Permite centralizar toda la documentación relacionada con cada empleado, crear carpetas personalizadas y clasificar y categorizar documentos por usuario, departamento, nivel de gestión, etc.
• Gracias a su app móvil, facilita el acceso a los documentos desde cualquier lugar.
• Woffu se integra con otros programas de la empresa, tiene una gran usabilidad y su equipo de profesionales te acompaña en la puesta en marcha de la plataforma.

Planes y precios

Su solución de Control Horario con gestión documental tiene un precio desde 1,5 € por usuario por mes.