Cómo hacer informes de seguimiento de proyectos

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Qué es un informe de seguimiento de proyectos

Un informe de seguimiento de proyectos es un documento empresarial donde se indica el estado del proyecto: su evolución, desvíos del presupuesto inicial, nuevos gastos o recursos implicados, personal asignado y tareas que realiza, horas invertidas, etc.

Los más interesados en recibir este informe suelen ser la dirección de la empresa y el cliente que ha contratado el producto o servicio. 

Su finalidad es informar del avance del proyecto y controlar los recursos implicados.

 

Tipos de informes de seguimiento de proyectos

Hay dos tipos de informes de seguimiento de proyectos en función del público al que van dirigidos:

  • Informes internos: Su objetivo es informar del estado del proyecto a los responsables de la empresa para que sean conocedores del rendimiento y productividad del proyecto. También se pueden elaborar para el equipo implicado con carácter informativo y para potenciar el trabajo colaborativo. Se utiliza a modo motivacional.
  • Informes externos: El fin de este tipo de informes es hacer partícipe al cliente del estado de su proyecto. El director de proyectos es el encargado de informar de su evolución.
 
 

Herramientas para automatizar los informes de seguimiento de proyectos

¿Cómo realizar informes de seguimiento de proyectos teniendo en cuenta todos sus factores y su repercusión de cara al cliente? Un software de proyectos es la herramienta que necesitas.

  1. Es capaz de automatizar todo este proceso de seguimiento de proyectos sin errores y en tiempo real, adaptando los nuevos valores que se produzcan (recursos, tiempo, precios...) y recalculando costes y presupuestos. 
  2. Elabora fácilmente un reporte ejecutivo de avance con plantillas personalizables para su presentación, una estructura organizada con estatus de actividades, procedimientos, recursos, tareas y calendarios. 
  3. Facilita la comunicación entre todo el equipo. Los empleados pueden entrar con su usuario al programa y conocer el estado del proyecto, compartir avances y la evolución de las tareas, tanto propias como comunes. De esta forma, el trabajo colaborativo mejora la productividad y tanto ellos como los responsables conocen es qué estado está el proyecto.
  4. Permite definir indicadores de gestión, gráficos de análisis y ofrece datos para analizar la rentabilidad del proyecto y su ROI.
 

Puntos clave de un buen informe de seguimiento de proyectos

Estructura estandarizada

El formato del informe de seguimiento debe seguir una estructura clara para facilitar su lectura. Es un documento conciso que no ocupa muchas páginas. El contenido que se detalla corresponde con:

  • La situación del proyecto.
  • Las tareas planificadas y el estado de cada una de ellas.
  • Los objetivos que ya se han alcanzado.
  • Los posibles riesgos en la gestión del proyectos y problemas que hayan surgido o puedan surgir en el futuro próximo.
  • Los objetivos que se prevén alcanzar próximamente.

La configuración de este contenido se automatiza con el adecuado software, que además se puede presentar focalizando determinados parámetros y con plantillas personalizables en función de los objetivos de la empresa.

 

Estilo del informe de seguimiento de proyectos

Los informes de seguimiento de proyectos deben ser concisos y, preferiblemente, utilizar un estilo directo con frases cortas, para que el receptor del informe pueda obtener los datos de manera rápida.

¿Cuántos informes se envían desde el inicio del proyecto? Dependiendo de su duración, se pueden llegar a enviar más de 10 documentos.

Contenido

El contenido común para todos es la situación general del proyecto y cuáles son los objetivos, si se han alcanzado o si se alcanzarán.

Además, deberás mencionar los principales riesgos por si pueden afectar el resultado del proyecto.

Dependiendo del público al que va dirigido, el contenido del informe puede variar:

  • La dirección de la empresa está interesada en su rentabilidad.
  • El cliente, en si se cumplen los tiempos.
  • Los trabajadores, en los próximos pasos a realizar. 
 
 

Beneficios de elaborar un eficaz informe de seguimiento en proyectos profesionales

  • Asegura, en cualquier momento, un flujo óptimo de comunicación entre todos los participantes del proyecto, tanto responsable como empleados.
  • Aumenta la eficiencia del enfoque de la gestión de riesgos a lo largo del ciclo de vida del proyecto para optimizar de manera continua la respuesta a los imprevistos.
  • Garantiza un adecuado margen de beneficios a la empresa, al tener perfectamente controlados los cambios y modificaciones del proyecto a lo largo de toda su ejecución.
  • Mejora la relación con el cliente, ya que pueden ofrecer datos en tiempo real y sin ningún error de costes o tiempo estimado.
 

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Preguntas: 1/8

Cómo elegir el software para crear informes de seguimiento de proyectos

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