Software OCR: qué es el Reconocimiento Óptico de Caracteres y las mejores herramientas que puedes usar

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¿Qué es el software OCR? El Reconocimiento Óptico de Caracteres

El software OCR o Reconocimiento Óptico de Caracteres (por sus siglas en inglés, Optical Character Recognition), es una tecnología que se aplica dentro del proceso de digitalización de textos, gracias a la cual se pueden identificar de manera automática los caracteres o símbolos que hay en una imagen digital (documento escaneado, pdf o fotografía) para poder almacenarlos en forma de dato digital comprensible, editable y clasificable.

Es una herramienta esencial para digitalizar archivos físicos y optimizar la gestión documental en las empresas; es decir, vuelve comprensible los documentos escaneados para manejarlos en formato digital (.doc, .text…) y poder indexar el texto. Su uso no se limita a textos, también es capaz de reconocer números, códigos de barras e incluso caracteres especiales en diversos idiomas. 

Su objetivo es eliminar las barreras del formato físico, permitiendo que la información sea accesible y reutilizable en cualquier sistema digital, y facilitar la automatización de procesos empresariales.  De esta forma, consigue que los datos en formato físico se conviertan en información digital.

Desde digitalizar facturas hasta recuperar datos de documentos antiguos, esta tecnología se ha convertido en un componente esencial en la transformación digital de los negocios.

 

Cómo funciona el Reconocimiento Óptico de Caracteres

El reconocimiento óptico de caracteres utiliza algoritmos avanzados, combinando el análisis visual de los documentos con técnicas de inteligencia artificial y procesamiento de imágenes. 

Principios básicos del OCR

Para lograr esto, sigue un proceso estructurado en varios pasos:

  • Captura de la imagen: A través de un escáner o una cámara, se digitaliza el documento físico.
  • Procesamiento de la imagen: El software mejora la calidad de la imagen eliminando sombras, distorsiones o ruidos.
  • Reconocimiento de caracteres: Analiza la imagen, detectando bordes, formas y patrones que corresponden a letras, números o símbolos.
  • Conversión a texto: Una vez identificados los caracteres, los traduce a texto digital editable en formato como Word, Excel, PDF o texto plano.
 

Este proceso convierte un documento que antes solo podía ser leído visualmente en un archivo que puede ser editado, indexado y almacenado para uso futuro.

Tecnología: reconocimiento de patrones y aprendizaje automático

El OCR utiliza diferentes métodos para reconocer y procesar caracteres:

  • Reconocimiento de patrones tradicionales: Se basa en comparar los caracteres detectados con una base de datos predefinida de letras y números. Es más efectivo para textos estándar, mecanografiados o impresos con fuentes claras y predecibles.
  • IA y aprendizaje automático: Los sistemas avanzados de OCR utilizan redes neuronales para aprender y mejorar continuamente. Esto les permite identificar texto en fuentes no convencionales, escritura a mano, en imágenes borrosas o idiomas complejos.
 
 

Beneficios del software OCR para las empresas

  1. Reducción de costes operativos: al automatizar tareas como la extracción de datos o la digitalización de archivos, se ahorra tiempo y recursos humanos, lo que se traduce en una disminución significativa de los costes operativos.
  2. Mejora en la gestión documental: los documentos físicos se transforman en archivos digitales fácilmente organizables y accesibles. Esto facilita la búsqueda y recuperación de información, reduciendo el tiempo que los empleados dedican a tareas administrativas y mejorando la eficiencia de los flujos de trabajo.
  3. Accesibilidad de datos: los documentos pueden ser almacenados en plataformas accesibles desde cualquier lugar y dispositivo, lo que resulta fundamental para equipos que trabajan de forma remota o en diferentes ubicaciones. Además, la información puede ser integrada en otros sistemas, como software ERP o CRM, mejorando la conectividad empresarial.
  4. Cumplimiento normativo en procesos documentales: facilita el cumplimiento de normativas relacionadas con la gestión de datos, como el RGPD o la ISO 27001.
 

Principales usos del Reconocimiento Óptico de Caracteres

Digitalización de documentos históricos

Museos, bibliotecas y archivos utilizan esta tecnología para digitalizar textos antiguos, como manuscritos, libros y registros oficiales, haciéndolos accesibles al público y a investigadores. Permite la conservación del patrimonio documental y su integración en bases de datos digitales.

Automatización de procesos en administración

En los departamentos administrativos, el OCR se utiliza para eliminar tareas manuales como la entrada de datos y la organización de documentos, como puede ser digitalizar formularios rellenados a mano o mecanografiados; extraer información clave de documentos como permisos, solicitudes o certificados; u organizar automáticamente los documentos clasificándolos por etiquetas, fechas o contenido.

 

Se ha convertido en una herramienta indispensable para procesar facturas, contratos y otros documentos financieros, ya que es capaz de extraer automáticamente datos como números de factura, fechas, importes y nombres de proveedores, para luego utilizar esa información en programas contables. Lo mismo sucede con expedientes en los despachos profesionales o con albaranes en gestión logística.

Industria sanitaria y legal

El OCR tiene un impacto significativo en sectores especializados como la salud y el derecho para digitalizar historiales médicos, recetas y resultados de laboratorios, y expedientes judiciales, contratos y otros documentos legales.

 
 

Tabla con los mejores Software OCR del mercado

 
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Características de un buen Software OCR

Precisión

Un buen sistema debe ser capaz de identificar caracteres con exactitud, incluso en documentos con fuentes no estándar, imágenes deterioradas o textos con elementos complejos como tablas, gráficos o diagramas.

Compatibilidad

Un software OCR eficaz debe ofrecer soporte para una amplia variedad de idiomas y sistemas de escritura, sobre todo en caso de empresas internacionales que manejan diferentes idiomas. Además, la compatibilidad con diversos formatos de archivo (PDF, JPEG, PNG, TIFF, entre otros) permite que el software sea versátil y se adapte a distintas necesidades empresariales.

 

Velocidad de procesamiento

La rapidez con la que el OCR procesa los documentos es importante en entornos corporativos donde se manejan grandes volúmenes de datos. El software debe ofrecer tiempos de respuesta rápidos, incluso con documentos extensos o lotes masivos.

Integración

La capacidad de integrarse con otras plataformas empresariales es una característica indispensable. Debe poder conectarse con sistemas de gestión empresarial como ERP, CRM o RRHH para automatizar flujos de trabajo y mejorar la colaboración y la accesibilidad a los documentos digitalizados desde cualquier plataforma.

 
 

Futuro del Reconocimiento Óptico de Caracteres

El reconocimiento óptico de caracteres continúa evolucionando gracias a los avances tecnológicos. Su futuro está marcado por el uso de inteligencia artificial, la capacidad de operar en tiempo real y la mejora en su manejo de lenguajes complejos.

Los sistemas más avanzados con IA pueden comprender el contexto del texto, identificando palabras y frases según su uso, lo que aumenta la precisión. Además, pueden reconocer imágenes, tablas, gráficos y diagramas, convirtiendo los documentos en archivos totalmente editables.

También podemos encontrar OCR de lectura en dispositivos móviles, que permiten escanear y procesar texto instantáneamente desde la cámara de un smartphone, o aplicados a vídeo de streaming.

 

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Preguntas: 1/8
Lluís Soler GomisLluís Soler GomisCofundador y Director de negocio en SoftDoit

Director de negocio y cofundador de la compañía, es un barcelonés que se ha ganado a pulso su gran reconocimiento en el sector del eBusiness debido a la multitud de iniciativas y empresas que ha creado desde 2005.

Aporta su energética lucha por crear una gran compañía y sus habilidades para la comercialización, el trato humano y el marketing directo. Autor del libro "Pyme minimalista", publicado en 2022.

    
 
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