Qué son las bases de datos documentales y ventajas de utilizarlas

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¿Qué son las bases de datos documentales?

Cuando hablamos de bases de datos documentales nos referimos a un conjunto de información estructurada en registros y almacenada en un soporte electrónico legible desde un ordenador. Son una de las principales subcategorías dentro de las denominadas bases de datos NoSQL.

Cada uno de los registros compone una unidad autónoma de información que puede estar a su vez estructurada en diferentes campos o tipos de datos que se almacenan en dicha base de datos. 

Por ejemplo, entre los campos se pueden encontrar: nombre del documento, título, palabras clave que caracterizan el tema tratado en el documento, fecha o autor. Para cada uno de los documentos que componen la base de datos es necesario hacer un registro, de esta manera, se puede recuperar dicho registro y determinado documento.

 

Funcionamiento de las bases de datos documentales

Una base de datos documental utiliza documentos como la estructura para almacenamiento y consultas.

En este caso, el término "documento" puede referirse a un documento de texto, pero comúnmente también puede un archivo de XML o JSON.

En lugar de columnas con nombres y tipos de datos que se utilizan en una base de datos relacional, un documento contiene una descripción del tipo de datos y el valor de esa descripción.

  • Esquema flexible: No requieren una estructura fija, lo que permite agregar, eliminar o modificar campos sin afectar a otros documentos.
  • Alto rendimiento: Optimizadas para operaciones rápidas de lectura y escritura, adecuadas para aplicaciones que manejan grandes volúmenes de datos.
  • Escalabilidad horizontal: Pueden distribuir datos en múltiples servidores o nodos, permitiendo manejar incrementos en la carga de trabajo sin degradar el rendimiento.
  • Consultas eficientes: Ofrecen potentes capacidades de consulta que permiten buscar y filtrar documentos basados en sus atributos.
 

Principales características de las bases de datos documentales

Datos no estructurados

En el entorno empresarial actual, es crucial manejar tanto datos estructurados como no estructurados para obtener una visión completa y tomar decisiones informadas. Las bases de datos documentales permiten almacenar y gestionar eficientemente datos no estructurados.

  • Los datos estructurados son aquellos que siguen un formato predefinido y consistente, facilitando su almacenamiento y consulta en bases de datos relacionales. Se organizan en tablas con filas y columnas, donde cada columna representa un atributo y cada fila una entrada de datos. Ejemplos comunes pueden ser registros financieros, información de clientes y transacciones.
  • Los datos no estructurados no siguen un formato específico ni se ajustan a un modelo de datos predefinido. Incluyen una amplia variedad de formatos como documentos de texto, correos electrónicos, archivos multimedia (imágenes, audio, video), publicaciones en redes sociales y más. Debido a su naturaleza diversa, requieren sistemas de almacenamiento flexibles que puedan manejar diferentes tipos de contenido sin necesidad de esquemas rígidos.
 

Tipos de bases de datos documentales

Existen diferentes tipos de bases de datos. 

  • Según el contenido de los documentos, se suelen clasificar en:
    • Bases de datos a texto completo.
    • Bases de datos referenciales.
  • Según la cobertura temática es decir, la disciplina científica o materia que abarca la base de datos, las podemos clasificar en:
    • Multidisciplinares.
    • Especializadas.
  • Según el modo de acceso pueden ser:
    • Bases de datos de acceso local.
    • Bases de datos en CD ROM.
    • Bases de datos en línea.
 
 

Ventajas de utilizar bases de datos documentales

  1. Pueden almacenar cualquier tipo de información en forma de texto y programa copias de seguridad.
  2. Facilidad para manejar gran cantidad de información y datos de forma rápida.
  3. Aumenta el rendimiento general de la empresa al poder recuperar los documentos con agilidad.
  4. Al no requerir esquemas rígidos, se reduce el tiempo y los recursos necesarios para administrar y actualizar la estructura de la base de datos.
  5. Permiten realizar consultas complejas y filtrar datos basados en múltiples criterios, lo que facilita la obtención de información relevante.
  6. La estructura de almacenamiento permite acceder a todos los datos relacionados en un solo lugar, reduciendo el tiempo de recuperación.
  7. Gestionan eficazmente documentos, imágenes y otros tipos de datos no estructurados, ampliando las capacidades de análisis.
  8. Son ideales para proyectos que implican grandes volúmenes de datos (Big Data) y requieren análisis en tiempo real.
 
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Preguntas: 1/8
Lluís Soler GomisLluís Soler GomisCofundador y Director de negocio en SoftDoit

Director de negocio y cofundador de la compañía, es un barcelonés que se ha ganado a pulso su gran reconocimiento en el sector del eBusiness debido a la multitud de iniciativas y empresas que ha creado desde 2005.

Aporta su energética lucha por crear una gran compañía y sus habilidades para la comercialización, el trato humano y el marketing directo. Autor del libro "Pyme minimalista", publicado en 2022.

    
 
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