Gestión Documental: qué es, beneficios y cómo optimizarla

¿Qué es la gestión documental?

La gestión documental es el proceso de almacenar, organizar, administrar y recuperar documentos de manera eficiente dentro de una empresa.

Está formada por el conjunto de prácticas y herramientas que permiten controlar todo el ciclo de vida de los documentos, desde su creación hasta su almacenamiento final o eliminación. Esto incluye tareas como la captura de datos, la clasificación de la información, su archivo, búsqueda y recuperación.

Su objetivo es garantizar que la información esté siempre accesible, segura y actualizada, y la digitalización de archivos es su pilar fundamental.

En el entorno empresarial, gestionar adecuadamente los documentos es el primer paso para optimizar los flujos de trabajo internos, facilitar la colaboración entre equipos y garantizar el cumplimiento de normativas relacionadas con la protección de datos.

Importancia de la gestión documental para las empresas

La gestión documental supone un cambio hacia una forma de trabajo más ágil y orientada al futuro. Su implementación es clave para mantenerse competitivo en el mercado actual.

• Mejora la productividad: Ahorra tiempo a la hora de organizar y buscar la información. Todo se encuentra en una única base de datos perfectamente clasificada. Los empleados pueden buscar y recuperar documentos en segundos.
• Agiliza las tareas administrativas: Gracias a la creación de flujos de trabajo o workflows, los procesos documentales se automatizan, se reducen las duplicidades y la pérdida de documentos.
• Garantiza la seguridad: Los sistemas digitalizados de gestión documental ofrecen niveles avanzados de encriptación y control de accesos para proteger datos sensibles. Establecen diferentes ciclos de vida a los documentos, que se conservarán o se destruirán de modo seguro.
• Facilita la colaboración: La centralización de documentos en plataformas digitales permite que equipos en diferentes ubicaciones trabajen sobre los mismos archivos en tiempo real.
• Cumple con regulaciones: Ayuda a mantener un registro preciso y ordenado, necesario para auditorías y para cumplir con normativas RGPD.

Tipos de sistema de gestión documental: en la nube / on premise

1. Gestor documental on premise: Una de las ventajas de almacenar la gestión documental en el servidor local es que proporciona un mayor control del sistema y privacidad de los datos. Sin embargo, los costes iniciales de implantación y el mantenimiento son elevados, así como la infraestructura necesaria en función del volumen de documentos que se trabajan. Con esta modalidad es crucial guardar copias de seguridad para no perder los documentos.

1. Gestor documental en la nube: En este caso, la instalación y el mantenimiento del sistema resulta mucho más económica, y las actualizaciones se llevan a cabo de forma automatizada. Por otra parte, esta modalidad permite acceder a los documentos desde cualquier lugar mediante conexión a internet. Otra ventaja es que los datos se guardan en servidores remotos, por lo que no es necesario hacer copias de seguridad. La única desventaja de la gestión de documental en la nube es que si no se dispone de conexión a internet o la central de datos tiene algún fallo de seguridad, es posible que no se pueda acceder a la información o esta sea vulnerable.

Cómo optimizar la gestión documental: sistemas para automatizar procesos

Beneficios de lograr una eficaz gestión documental

1. Mejora la eficiencia operativa: los empleados pueden acceder rápidamente a los documentos que necesitan, eliminando tiempos muertos y procesos redundantes. Además, los sistemas digitales permiten automatizar tareas como la clasificación o el envío de documentos.
2. Reducción de costes administrativos: reduce los costes asociados al almacenamiento físico, como archivadores, papel y espacio de oficina. 
3. Mayor seguridad: especialmente importante en industrias que manejan datos confidenciales, como finanzas, salud o servicios legales. 
4. Accesibilidad: en un mundo cada vez más conectado, la gestión documental facilita el acceso a la información desde cualquier dispositivo con conexión a internet, clave para fomentar el teletrabajo y la colaboración entre equipos en diferentes ubicaciones.
5. Mejor toma de decisiones: al acelerar el acceso a datos relevantes, se acelera la capacidad de respuesta ante oportunidades o problemas.