Las bases de datos documentales permiten organizar la información de forma racional,
ya que la almacenan mediante una estructura de tabla y documentos, a través de marcadores.
Qué son las bases de datos documentales y ventajas de utilizarlas
Las bases de datos documentales son necesarias e indispensables para el manejo de grandes volumenes de información. Por eso, muchas empresas recurren al almacenamiento de datos mediante este método. Forma parte de la gestión documental pero ¿qué son exactamente las bases de datos documentales?
¿Qué son las bases de datos documentales?
Cuando hablamos de bases de datos documentales nos referimos a un conjunto de información estructurada en registros y almacenada en un soporte electrónico legible desde un ordenador. Son una de las principales subcategorías dentro de las denominadas bases de datos NoSQL
Cada uno de los registros compone una unidad autónoma de información que puede estar a su vez estructurada en diferentes campos o tipos de datos que se almacenan en dicha base de datos.
Por ejemplo, entre los campos se pueden encontrar: nombre del documento, título, palabras clave que caracterizan el tema tratado en el documento, fecha o autor. Para cada uno de los documentos que componen la base de datos es necesario hacer un registro, de esta manera, se puede recuperar dicho registro y determinado documento.
Forman parte de la gestión de una empresa aunque normalmente, para una eficaz gestión documental, se utilizan los software de gestión documental, muchos más sencillos de manejar y con funciones más prácticas para cualquier tipo de negocio.
En las bases de datos documentales la información se estructura de manera racional a través registros, compuestos por diferentes campos o tipos de datos, que se almacena en un soporte electrónico. Contienen documentos de texto y archivos XML o JSON.
Funcionamiento de las bases de datos documentales
Una base de datos documental utiliza documentos como la estructura para almacenamiento y consultas.
En este caso, el término "documento" puede referirse a un documento de texto, pero comúnmente también puede un archivo de XML o JSON.
En lugar de columnas con nombres y tipos de datos que se utilizan en una base de datos relacional, un documento contiene una descripción del tipo de datos y el valor de esa descripción.
Tipos de bases de datos documentales
Existen diferentes tipos de bases de datos.
Según el contenido de los documentos, se suelen clasificar en:
- Bases de datos a texto completo.
- Bases de datos referenciales.
Según la cobertura temática es decir, la disciplina científica o materia que abarca la base de datos, las podemos clasificar en:
- Multidisciplinares
- Especializadas
Según el modo de acceso pueden ser:
- Bases de datos de acceso local.
- Bases de datos en CD ROM.
- Bases de datos en línea.
Ventajas de utilizar bases de datos documentales
- Pueden almacenar cualquier tipo de información en forma de texto y programa copias de seguridad.
- Facilidad para manejar gran cantidad de información y datos de forma rápida.
- Poseen un lenguaje de consulta fácil e intuitivo, evitando errores en la consulta de información.
- Aumenta el rendimiento general de la empresa al poder recuperar los documentos con agilidad.
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