Cómo evitar el traspapeleo de documentos: guía de consejos y tecnología

Por qué es importante tener los archivos de tu compañía bajo control y evitar el traspapeleo

Facturas, presupuestos, expedientes, proyectos… la cantidad de documentos y archivos que maneja una empresa a diario es enorme, pero la falta de organización y comunicación interna puede conllevar el extravío de documentos de vital importancia para el funcionamiento del negocio. Por eso la gestión de documentos es un proceso que debe llevarse a cabo de forma correcta y eficiente, logrando así mejorar la productividad de tu compañía.

Con el software adecuado podrás organizar y compartir cómodamente, de manera electrónica, toda la información de la empresa, y tener todo tu archivo documental y datos relevantes perfectamente gestionados y protegidos. Conseguirás tener todos los archivos  de tu compañía bajo control, sin traspapeleo ni duplicidades, gestionando toda la información desde una única aplicación,

• Fomenta la productividad y la eficiencia al no perder el tiempo en búsquedas de datos.
• Todos los usuarios tiene acceso en tiempo real a todos los datos, y sabrán qué tareas están terminadas y cuáles están pendientes de realizar.

Funcionalidadades del software para evitar traspapelar documentos

Para evitar el traspapeleo de información relevante de la empresa y llevar a cabo con agilidad la actividad del negocio es fundamental tener los archivos digitalizados y clasificados con un software, accesible desde cualquier ordenador de la empresa.

Entre otras cosas, este sistema permite:

• Crear firmas digitales y exportar los archivos en formatos variados.
• Acceder al historial completo de revisiones, clientes, proyectos, ect.

• Realizar copias de seguridad de los archivos para recuperarlos con facilidad.
• Clasificar los ficheros y aplicar filtros para encontrar la información de manera mucho más ágil y sencilla.
• Asignar permisos de acceso diferentes para cada empleado, en función de cuál sea su rol en la empresa.
• Llevar un control absoluto de las modificaciones y las revisiones de los documentos.
• Compartir los archivos con el resto de integrantes del equipo para trabajar de forma simultánea en un mismo documento.
• Reducir la aparición de errores humanos al automatizar la gestión de archivos.
• Disminuir el consumo de papel y reducir los costes de forma considerable.

Beneficios de utilizar un software para evitar el traspapeleo

1. Evitar la duplicidad de documentos y de tareas:
   Contar con informes y archivos duplicados supone una gran pérdida de tiempo para cualquier compañía. Pero con un programa de este tipo podrás organizar la documentación de manera óptima para evitar el contenido duplicado. Así lograrás potenciar al máximo el rendimiento de tu organización. Del mismo modo, este sistema también evita realizar trabajo duplicado al gestionar toda la información en una única aplicación y compartir datos entre usuarios en tiempo real.
2. Liberar espacio en la empresa:
   Otra de las soluciones que aporta el uso de este programa es optimizar el espacio de la compañía. Al almacenar los documentos digitalizados en una plataforma, no vas a tener la necesidad de llenar las estanterías de archivadores.
3. Garantizar la seguridad de los datos:
   Otro de los problemas más habituales de las empresas es asegurar la protección de la información que manejan, en especial de los datos confidenciales. Un software de gestión documental permite almacenar los archivos de forma completamente segura para garantizar su máxima privacidad y cumpliendo con la ley de protección de datos.
4. Evitar el traspapeleo y la pérdida de tiempo:
   Tal como hemos comentado antes, la pérdida de documentos es una de las mayores preocupaciones de las empresas, ya que reduce su capacidad productiva. Pero con la implementación de este programa serás capaz de optimizar la organización de la información para evitar el traspapeleo de documentos y no desperdiciar tiempo en en tareas que no aportan al trabajo.

Cómo encontrar el mejor software para tu negocio

Como puedes ver, con un programa de gestión de documentos serás capaz de evitar el traspapeleo y organizar la información de tu compañía de manera más eficiente. Sin embargo, no cualquier herramienta te será igual de útil, ya que es imprescindible que selecciones una que se ajuste por completo al perfil de tu empresa. 

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