Cómo escanear documentos: guía completa para digitalizar tus archivos

¿Qué significa escanear documentos?

El proceso de escanear documentos es una actividad clave en la transformación digital de empresas y profesionales, ya que permite convertir documentos físicos en archivos digitales, facilitando su almacenamiento, organización y acceso. Pero, ¿qué implica exactamente escanear un documento y por qué es tan importante en la actualidad? 

Escanear documentos significa utilizar un dispositivo, como un escáner o una cámara, para capturar una imagen digital de un documento físico. Este proceso implica transformar el contenido de una hoja de papel, como texto, imágenes o gráficos, en un archivo que puede ser visualizado, editado o compartido en un ordenador o dispositivo móvil.

Ya sean documentos relativos al funcionamiento interno de la propia empresa (certificados, informes legales, contratos, arrendamientos, mantenimiento, modelos fiscales...) como los generados durante la actividad del negocio (albaranes, solicitudes, presupuestos, facturas, proyectos, expedientes, radiografías y un largo etcétera) si simplemente se conservan en un obsoleto formato físico, lo único que se consigue es acumular todo tipo de archivos y dificultar el acceso a los mismos. Los documentos electrónicos son un valor en el trabajo diario de las empresas.

La digitalización de documentos mejora tanto el almacenamiento como la clasificación y búsqueda de archivos, y contar con el software adecuado es fundamental.

Ventajas de escanear los documentos y archivos de una empresa

• Asegura la conservación de la información, manteniéndola a salvo del deterioro a causa de factores ambientales y accidentes, debido al uso y la manipulación de los documentos. Los documentos pueden ser respaldados con copias automáticas, reduciendo el riesgo de pérdida o deterioro.
• Reduce la necesidad de espacio de almacenamiento. Hoy en día podemos almacenar más de 57.000 fotografías en formato digital dentro de una tarjeta. Tanto los propios servidores como los sistemas de almacenamiento en la nube pueden soportar grandes cantidades de documentación en cualquier tipo de formato, reduciendo el espacio de almacenamiento.
• Permite restringir el acceso a la información. Con la digitalización, podemos limitar la posibilidad de consultar los documentos a las personas autorizadas, lo cual incrementa el nivel de seguridad. De la misma forma, también se pueden establecer diversos grados de privacidad de los documentos en función del perfil de cada usuario.

• Se obtienen documentos fácilmente editables. Los archivos obtenidos tras el escaneo pueden ser modificados y almacenarse en diferentes formatos, según interese a la empresa.

• Permite realizar consultas simultáneas. Cada documento puede ser leído al mismo tiempo por un gran número de personas, sin necesidad de diversificar, de editar o imprimir más copias en papel.
• Facilita la distribución de los contenidos. Tanto la totalidad de los documentos, o bien una parte, pueden enviarse mediante email u otros sistemas de mensajería digital, incluso whatsApp, de manera inmediata y sin necesidad de enviar copias físicas.
• Puedes imprimir los documentos en cualquier momento, obteniendo así copias exactas del original.
• Optimiza los procesos empresariales, ya que permite agilizar flujos de trabajo, compartir información fácilmente y mantener registros organizados.

Errores comunes al escanear documentos y cómo evitarlos

Problemas de resolución y calidad: uno de los errores más frecuentes es escanear documentos con una resolución incorrecta, lo que puede generar imágenes borrosas o archivos demasiado pesados. Ajusta la resolución según el tipo de documento. Para texto estándar, 300 DPI (puntos por pulgada) es suficiente para obtener claridad y un tamaño de archivo razonable, mientras que para imágenes o gráficos detallados:, es mejor usar 600 DPI o más para preservar los detalles.

Escaneos desordenados o mal organizados: La falta de organización durante y después del escaneo puede dificultar la búsqueda y recuperación de documentos, especialmente cuando se manejan grandes volúmenes de información. Antes de escanear, clasifica y organiza los documentos en el orden correcto, y utiliza nombres descriptivos y consistentes para los archivos (como Contrato_Cliente_X_2024.pdf).

No respaldar los documentos digitalizados: Escanear documentos sin realizar copias de seguridad puede poner en riesgo tu información. Un fallo en el dispositivo o un ataque cibernético podría provocar la pérdida total de los archivos. Usa servicios de almacenamiento en la nube y configura tu software para que realice copias automáticas.

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