Control de Stock: los 4 métodos más eficaces y estrategias para mejorar su gestión

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¿Qué es el control de stock y por qué es importante?

El control de stock es el proceso mediante el cual una empresa supervisa, organiza y gestiona la cantidad de productos o materiales que tiene disponibles en su inventario. Su objetivo es garantizar que haya suficientes existencias para satisfacer la demanda sin generar excesos que aumenten los costes de almacenamiento.

Una adecuada gestión de stock fundamental en sectores como retail, eCommerce, logística o fabricación, donde la disponibilidad de productos impacta directamente en la satisfacción del cliente y la rentabilidad del negocio.

Sin embargo, muchas empresas aún dependen de métodos manuales que generan errores y pérdidas de dinero, cuando tenemos a nuestro alcance software de gestión de stock que automatizan todo el proceso.

 

Ventajas llevar de una buena gestión de stock e inventario

  1. Evita pérdidas económicas: Permite reducir los costes derivados de productos almacenados en exceso o de ventas perdidas por falta de stock.
  2. Optimiza la rotación de productos: Se garantiza que los productos se vendan en el momento adecuado, evitando obsolescencia o caducidad.
  3. Reduce el riesgo de errores: Un control eficiente disminuye pérdidas por extravíos o fallos humanos en el registro del inventario.
  4. Mejora la experiencia del cliente: Si tienes buena disponibilidad de artículos, evitas retrasos en entregas.
  5. Facilita la planificación de demanda: Un seguimiento preciso permite analizar patrones de compra y optimizar el aprovisionamiento.
 

Los 4 métodos de control de stock más utilizados

 

1. Stock mínimo y de seguridad

Es uno de los métodos más utilizados para garantizar que una empresa nunca se quede sin existencias de productos esenciales.

  • Stock mínimo: Representa la cantidad mínima de producto que debe haber en el almacén para poder operar sin interrupciones hasta la siguiente reposición.
  • Stock de seguridad: Es un nivel adicional de inventario que se mantiene para cubrir situaciones imprevistas, como un pico inesperado en la demanda o un retraso en la entrega por parte del proveedor.
 

Ejemplo práctico

Imagina una tienda de repuestos para automóviles que vende en promedio 5 baterías al día y el tiempo de entrega del proveedor es de 7 días, el stock mínimo se calcula así:

Stock mínimo = consumo diario x tiempo de reposición
5 baterías x 7 días = 35 unidades

Para evitar problemas en caso de retrasos o mayor demanda, el negocio podría establecer un stock de seguridad de 10 baterías adicionales. Esto significa que cuando las existencias lleguen a 45 unidades (35 + 10), el sistema activará un pedido automático.

 
 

2. FIFO, LIFO y PEPS

Estos métodos de gestión de flujo de stock permiten definir el orden en el que se venden, utilizan o almacenan los productos en función de su fecha de adquisición o coste.

  • FIFO (First In, First Out - Primero en entrar, primero en salir).
    Indica que los productos más antiguos deben venderse primero, garantizando que no se acumulen existencias obsoletas o caducadas. Es ampliamente utilizado en productos perecederos, como alimentos y medicamentos.
  • LIFO (Last In, First Out - Último en entrar, primero en salir).
    Los productos más recientes se venden o usan primero, dejando los más antiguos en el almacén. Se emplea principalmente en industrias donde los precios fluctúan y las empresas buscan optimizar costes.
  • PEPS (Precio Promedio Ponderado).
    En este método, el costo del inventario se calcula en función del precio promedio de todas las unidades disponibles, evitando fluctuaciones extremas. Se usa en negocios con grandes volúmenes de stock.
 

Ejemplo práctico

  • Un supermercado que almacena lácteos y carnes frescas usa FIFO para que los productos más antiguos se vendan primero, evitando que se echen a perder y generen pérdidas.
  • Una empresa de construcción que compra cemento y ladrillos puede usar LIFO, ya que los productos más nuevos suelen tener costos más bajos debido a la inflación.
  • Una tienda de tecnología que vende dispositivos electrónicos con variación de precios puede usar PEPS para evitar gestionar cada lote de forma individual.
 
 

3. Método ABC

Divide los productos del inventario en tres categorías según su importancia, precio y volumen de ventas.

  • Categoría A: Productos de alto valor y baja rotación (ejemplo: equipos electrónicos costosos).
  • Categoría B: Con valor y rotación intermedia.
  • Categoría C: De bajo valor pero con alta rotación (pilas, bolígrafos, productos de uso diario...).
 

Ejemplo práctico

Una distribuidora de electrodomésticos clasifica televisores 4K en la categoría A, cafeteras en la categoría B y cables HDMI en la categoría C. Esto le permite priorizar la gestión del stock según la importancia del producto.

 
 

4. Just-in-Time

El Just-in-Time (JIT) es un sistema en el que los productos se reponen justo cuando son necesarios, eliminando el almacenamiento innecesario.

Es una metología muy utilizada en industrias como la automoción y la industria, donde la sincronización con proveedores es clave.

 

Ejemplo práctico

Toyota usa JIT en sus fábricas para recibir piezas de automóviles justo cuando se van a ensamblar, reduciendo costes de almacenamiento y mejorando la eficiencia de producción.

 
 

Errores a evitar en la gestión de stock: problemas más comunes

Roturas de stock

Una de las situaciones más críticas es quedarse sin existencias de un producto que los clientes desean comprar. Esto se conoce como rotura de stock y ocurre cuando la demanda supera la cantidad de productos disponibles en el inventario, perdiendo oportunidades de venta. Un inventario mal gestionado también puede hacer que productos disponibles no sean localizados a tiempo, generando la falsa impresión de que están agotados.

  • Es importante implementar alertas de stock automatizadas y sistemas de registro de entradas y salidas de artículos.
     

Exceso de inventario

El otro extremo del problema es el sobrealmacenamiento; es decir, tener más productos de los necesarios. Aunque pueda parecer positivo disponer de excedentes, mantener grandes cantidades de productos sin vender genera un aumento de costes relacionado con el almacenamiento o el riesgo de obsolescencia y deterioro de productos.

  • Una adecuada previsión de demanda y un análisis de la rotación de tus productos pueden evitarte este exceso de inventario.
     

Falta de visibilidad en tiempo real

Uno de los problemas más frecuentes en el control de stock es la falta de información precisa y en tiempo real sobre el estado del inventario, no mostrando la disponibilidad en los almacenes en el momento oportuno.

  • Esto suele ocurrir cuando las empresas siguen utilizando sistemas manuales o carecen de software que automaticen su gestión.
     

Errores manuales

Cuando el control de stock se gestiona de forma manual, los errores humanos son inevitables. Desde registros incorrectos hasta confusiones en la codificación de productos, estos fallos pueden afectar la eficiencia de toda la empresa.

  • Es importante digitalizar el control de stock con herramientas que minimicen el riesgo de errores humanos, como códigos de barras, RFID y software especializado.
 

Estrategias para mejorar el control de stock

  1. Uso de software especializado para automatizar alertas ante stock mínimos y órdenes de reabastecimiento, registrar la de entrada y salida de productos y analizar los niveles de ventas y pedidos para prever la demanda. Si cuentas con espacios de almacenaje más complejos, puede que necesites un SGA de gestión de almacén, con funcionalidades más avanzadas.
  2. Implementación de códigos de barras y tecnología RFID (Identificación por radiofrecuencia) para rastrear el stock de manera automática mediante etiquetas.
 
Destacado
 

Tabla comparativa de los mejores software de Gestión de Inventario

Antes de entrar en detalle con sus características, te mostramos un resumen visual para que compruebes en qué destaca cada solución.

Solución Prestaciones Etiquetas Precios Valoración Más info
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