Descubre cómo puedes conseguir un eficaz control de horas trabajadas en tu empresa, cuál es la normativa que lo obliga y las mejores herramientas y aplicaciones que puedes utilizar.
Cómo llevar a cabo el control de horas trabajadas en una empresa
Llevar un registro automatizado del control de horas trabajadas es una de las tareas clave de recursos humanos. La Ley de Control Horario lo convirtió hace un par de años en una obligación para todas las empresas. Además, lograr un eficaz registro horario de los empleados ha demostrado ser uno de los mecanismos más eficaces para disminuir el absentismo, aumentar la productividad y mejorar la satisfacción laboral. Ahora bien, ¿cómo podemos llevar a cabo este proceso con éxito?
Tabla comparativa de los mejores software de control de presencia
Mentor
Acceso biométrico
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Beebole
Horas extra
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Sesame HR
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Nubhora
Horas extra
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a3Gestión del tiempo
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Personio
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Tyver
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Cezanne HR
Para proyectos
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Acceso biométrico
Horas extra
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Woffu
Acceso biométrico
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Para proyectos
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Bizneo HR Suite
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Plain
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Evertime
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Clockio
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netTime one
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Incidencias
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Índice de contenidos (7)
- El control de horas de trabajadores y el registro de jornada: mucho mas que una obligacion legal
- Que dice la normativa del control de presencia
- Metodos para el control de horas de trabajo
- Ventajas de automatizar el control horario de entrada y salida de empleados
- Como implantar un sistema de control de horas de trabajo
El control de horas de trabajadores y el registro de jornada: mucho más que una obligación legal
La Ley de Control Horario ha marcado un antes y un después en el registro horario de trabajadores. Desde su entrada en vigor en 2019, las empresas tuvieron que comenzar a llevar un control de jornada laboral de sus empleados, con las entradas, salidas, descansos y horas extra.
La implantación de un software de gestión de horarios fue la clave para garantizar que se cumplía con la normativa de control de presencia sin complicaciones, ya que son unos sencillos programas online, accesibles desde cualquier dispositivo y asequibles para todo tipo de negocios.
Pero además de ser una obligación legal, llevar el control de horas de trabajo mediante una aplicación informática ha demostrado ser la clave para adaptarse a la actual realidad del mercado laboral y de la gestión del talento.
- Los trabajadores, especialmente las nuevas generaciones, buscan algo más que un salario económico; desean mayor flexibilidad, equilibrio con su vida personal y la posibilidad de trabajar desde cualquier lugar.
- Los nuevos modelos de trabajo, como el teletrabajo o el trabajo híbrido, se están consolidando. Las empresas que deseen atraer y retener al mejor talento deben ofrecer estas modalidades flexibles, al mismo tiempo cumplen con obligatoriedad del registro de jornada.
Qué dice la normativa del control de presencia
Con la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019 el 12 de mayo de 2019, todas las empresas españolas tienen la obligación de llevar a cabo un registro horario de sus trabajadores, de manera que esté disponible durante cuatro años.
Es la denominada Ley de Control Horario, cuyo objetivo no es otro que combatir la precariedad laboral y acabar con las horas extra no remuneradas ni cotizadas a la Seguridad Social.
Los requisitos que establece son:
- El registro de horas de trabajo será diario y tendrá que indicar el momento de entrada y de salida, sin perjuicio de la flexibilidad horaria
- Los empleados deben conocer la duración y distribución de su jornada ordinaria y horario laboral. Estarán obligados a fichar en los descansos.
- Los sindicatos podrán estar informados mensualmente, si así lo solicitan, de las horas extraordinarias que se realicen.
- El registro debe poder estar documentado y disponible durante 4 años, tanto para trabajadores, sindicatos como controles de inspección.
El incumplimiento de la normativa de control de presencia puede acarrear multas desde 626 € hasta 6.250 €.
Realizar el control de horas de trabajo mediante un programa o app facilita que las empresas puedan adaptarse a la modernidad laboral, garantizar el fichaje en remoto y cumplir con la ley.
Métodos para el control de horas de trabajo
Tradicionales
Los sistemas tradicionales, como las tarjetas de tiempo manual, libros de registro o listados en Excel, son simples y podían servir para sacarte de un apuro en el control de firmas de trabajadores, pero se han quedado completamente obsoletos.
- La entrada manual de datos puede dar lugar a errores.
- Es ineficiente para cumplir con la normativa vigente.
- No garantiza que los horarios u horas extra no sean manipulables.
- En empresas grandes puede suponer un verdadero caos para organizar toda la información.
- No permite generar informes sobre estadísticas de desempeño, absentismo o tendencias laborales.
- No facilita el trabajo en remoto.
Sistemas digitales
Gracias a una plataforma de recursos humanos con registro de jornada, esta tarea se puede automatizar digitalmente y cumplir con todos los requerimientos normativos.
- Registra horas de trabajo de manera automática, sencilla y eficiente.
- La normativa de control de presencia se cumple sin problemas.
- Acceso remoto mediante web o app para fichar la hora de entrada y salida del trabajo desde cualquier lugar y dispositivo.
- Muchos incluyen geolocalización, muy útil para agentes que trabajan sobre el terreno.
- Son programas muy asequibles económicamente hablando, por lo que se adaptan a pymes y todo tipo de profesionales.
- Generan informes detallados con gran cantidad de información de cada empleado, como son las horas invertidas en cada jornada, compensaciones, absentismo, periodos de vacaciones, incidencias, retrasos, ubicaciones, horas extra, etc.
Ventajas de automatizar el control horario de entrada y salida de empleados
- Cumplir con la normativa de control de presencia que afecta a todas las empresas españolas. Generar informes laborales para su verificación y control por inspecciones de trabajo. Registrar sin error las horas extra de cada empleado y las que deben ser compensadas.
- Potenciar el rendimiento de tu equipo, reduciendo los retrasos y los tiempos de inactividad al saber que sus movimientos de entrada, salida y descansos están perfectamente registrados.
- Facilitar el teletrabajo y controlar la jornada laboral de empleados deslocalizados gracias a las aplicaciones móviles.
- Ahorrar tiempo y costes al automatizar tareas administrativas diarias, como el fichaje del personal, sin tener que preocuparse de su efectividad ante posibles auditorías.
- Optimizar la planificación de los recursos humanos de la empresa al disponer de información de cada empleado en tiempo real, si está en su puesto de trabajo, reunido con un cliente, ausente o de vacaciones.
- Evaluar el rendimiento y la productividad de la plantilla en función de las horas invertidas (algunos sistemas incluyen gestión de tareas para imputar las horas dedicadas a clientes o proyectos), y los informes de retrasos, absentismo e incidencias.
- Integrar el control de horas de trabajo con un software de nóminas o una plataforma de recursos humanos para facilitar el cálculo salarial.
Cómo implantar un sistema de control de horas de trabajo
Con tantas opciones disponibles en el mercado, puede ser tentador elegir la primera opción que encuentres o la más barata. Sin embargo, esta falta de investigación puede resultar en un software que no se ajusta a las necesidades de tu empresa: que no tengas las funcionalidades necesarias, su interfaz de usuario sea difícil de navegar, tenga problemas de integración con otros sistemas o incluso problemas de cumplimiento legal.
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