Fax Virtual: qué es, cómo funciona y cuál elegir

Qué es un fax virtual: tipos de envío de documentos a través de internet

El fax virtual, o fax to mail, es un medio de comunicación online basado en la tecnología VoIP y la telefonía IP para enviar y recibir faxes desde un correo electrónico a través de internet. Es uno de los módulos que podemos encontrar dentro de las centralitas virtuales.

Sin necesidad de máquina, ni gasto de tóner ni de papel. El fax virtual es respetuoso con el medio ambiente y ofrece todas las ventajas de los programas cloud computing: ahorro, eficiencia, movilidad, accesibilidad y seguridad.

• La recepción y el envío del material escaneado (tanto texto como imágenes) se realiza desde una cuenta de correo electrónico, siendo el contenido del fax el documento adjunto en el email.
• La cuenta de correo está vinculada a un número IP que proporciona el software, como una extensión más.
• Al utilizarse el email como soporte, el fax virtual se puede utilizar de una manera ágil, sencilla y funcional desde diferentes tipos de dispositivos que tengan conexión a internet: un ordenador, tablet o teléfono móvil, incluso utilizando como medio de escaneo del documento la cámara del teléfono.

Cómo funciona el fax virtual

El fax virtual, al ser un sistema que funciona a través de protocolos VoIP e internet, permite a las empresas usar este servicio desde cualquier lugar y en cualquier momento siempre y cuando tengamos el correo electrónico asociado a la correspondiente línea IP. 

Simplemente hay que iniciar sesión en nuestro email.

• El destinatario del nuevo mensaje, será el número de fax del cliente o empresa a la que queremos mandar el documento (no importa si usa un fax tradicional o un fax virtual). Al número del fax correspondiente le seguirá un @ y un nombre relacionado con nuestro proveedor de servicio de línea.
• Como asunto se introduce una clave facilitada por el proveedor para poder disfrutar de este servicio de fax virtual.
• El documento escaneado que queramos enviar se añade como archivo adjunto en pdf.
• Cuando el fax virtual sea recibido por nuestro destinatario, recibiremos un email de aviso o confirmación.
• El destinatario lo recibirá como un fax normal, con el número de la extensión que tengamos destinado al fax virtual, no con la cuenta de correo. No sabrá que lo mandamos desde un email.
• Cuando nuestra empresa reciba un fax, lo hará a ese mismo número de extensión IP que hemos vinculado a la cuenta de correo.
• En caso de tener un número de fax tradicional, este se puede conservar para vincularlo al virtual y así no confundir a los clientes. Permite la portabilidad.

Ventajas del fax virtual

1. Ahorro de costes. No es necesario usar una máquina especial ni comprar consumibles como el tóner. Tampoco requiere mantenimiento. Además, el fax virtual tiene cuota fija por servicio (mensual o anual), no se paga cada fax que mandas.
2. Agilidad, accesibilidad y movilidad. Pueden enviarse y recibirse desde cualquier sitio en el que se disponga de conexión a Internet para acceder al correo electrónico.
3. Respetuoso con el medio ambiente y mejor imagen corporativa. No utilizas papel para imprimir ni materiales contaminantes como la tinta del tóner ni máquinas que puedan quedarse obsoletas. Directamente tendrás tu documento en el ordenador para archivarlo, imprimirlo o reenviarlo.
4. Centralización de la gestión de faxes mediante una cuenta de correo. Además, permite el envío múltiple del mismo fax a varios destinatarios indicados en el “para” del mensaje de correo y la portabilidad del número que se usaba antes.

Tabla con las mejores soluciones que integran fax virtual

Sostenibilidad y responsabilidad social corporativa con el fax virtual

El hecho de que cada vez más empresas se preocupen por la imagen social que reflejan entre sus clientes, consumidores y proveedores está despertando un sentimiento de sostenibilidad general. La responsabilidad ecológica hoy en día es un factor más que se tiene en cuenta a la hora de valorar una empresa.

El uso del fax to mail puede ayudar a tener una actitud proactiva en el ámbito de la responsabilidad social corporativa, ya que mantiene una visión ecológica en cuanto al ahorro de papel y tinta.

Sobre el papel, todos sabemos las grandes repercusiones forestales que se sufren por su abuso. Pero en cuanto a los tóner que utilizan los faxes tradicionales, estos están compuestos por una serie de metales y plásticos que pueden propagarse por el aire de forma más acelerada que el polvo, causando desde alergias hasta contaminación en el agua.

Las empresas deben integrar la lucha por un futuro sostenible. De esta forma, están colaborando con el cuidado del medioambiente, pero además proyectan mejor imagen de empresa, algo que seguramente traerá beneficios.

Ahorros en papel, en tinta, costes, de mantenimiento… el uso del fax virtual es una solución que es capaz de unir economía y ecología.

Comparativa: cuál es mejor software con fax virtual para tu empresa 

Como puedes ver, implantar un fax virtual ofrece muchas ventajas. No obstante, encontrar un programa que se adapte a las necesidades específicas de tu empresa no es fácil. Si estás buscando el mejor software para tu empresa, desde SoftDoit podemos ayudarte. ¡Encantados de ser tu consultora online gratuita!

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