Los mejores Gestores de Tareas de 2024 para
organizar tu trabajo y el de tu equipo
Un gestor de tareas es una aplicación que sirve para planificar el trabajo y convertir cada objetivo en acciones a finalizar dentro de un plazo. Descubre sus funcionalidades para aumentar la productividad y los 5 mejores software y app de gestión de tareas que puedes encontrar.
Sesame gestión de tareas y proyectos
Clockio
Todoist
Asana
ClickUp
Toggl Plan
- Que es un gestor de tareas: sistema de planificacion y colaboracion en tiempo real
- Para que sirve un gestor de tareas de trabajo: crear listas y priorizar proyectos
- Los 6 mejores software de gestion de tareas (y los mas utilizados)
- Principales funciones de un gestor de tareas
- Ventajas de utilizar un programa para planificar trabajos
- El mejor gestor de tareas para tu tipo de trabajo
Qué es un gestor de tareas: sistema de planificación y colaboración en tiempo real
Un gestor de tareas es una de las herramientas dentro de los software de productividad. Sirve para optimizar la gestión del tiempo y planificar las actividades que tenemos que realizar para el desarrollo de nuestros trabajos. Es un tipo de software de gestión de proyectos que se adapta a diferentes empresas y profesionales.
Normalmente, es una aplicación online multiplataforma; es decir, sincroniza los datos del programa para que los uses indistintamente en el ordenador o desde su app móvil. Se acabaron los confusos excel, los post-it y las notas alrededor de la mesa o en el calendario de trabajo. Una aplicación de gestión de tareas es mucho más sencilla y visual.
Tanto gratuitas como de pago, la cantidad de aplicaciones de gestión de tareas que existe en el mercado es enorme y variada: Todoist, Microsoft To-Do, Trello, Evernote, Asana... Su precio dependerá de las funcionalidades business que queramos incluir.
Con el gestor de tareas te puedes enfocar en sacar adelante los trabajos de manera efectiva y productiva, sin tener que preocuparte qué acción importante tienes que realizar hoy con prioridad, a qué hora es la reunión de equipo o cuando es la próxima fecha de entrega. El gestor de tareas tiene toda esa información cómodamente registrada en listas de actividades o tareas.
Para qué sirve un gestor de tareas de trabajo: crear listas y priorizar proyectos
- El gestor de tareas simplifica y agiliza la consecución de objetivos a alcanzar por cada departamento de la empresa o bien a nivel individual, dividiendo trabajos y proyectos en tareas y subtareas, marcando unos plazos y asignando responsables.
- Es una herramienta que sirve para organizar y administrar las actividades y responsabilidades de cada uno de sus usuarios a través de lista de tareas pendientes, una visión general de las fechas límite y la capacidad de priorizar y asignar tareas a diferentes miembros del equipo.
- El gestor de tareas funciona como un planificador u organizador de tareas, y nos permite realizar un seguimiento en tiempo real de en qué momento se encuentra cada acción y cuando se debe finalizar. Es una buena herramienta de gestión del tiempo.
- El objetivo principal de un gestor de tareas es ayudar a los usuarios a ser más productivos y eficientes.
Un gestor de tareas agiliza el desarrollo del trabajo y aumenta la productividad gracias a su planificador de tareas y subtareas, así como a su sistema de siguimiento.
Un gestor de tareas facilita el flujo de trabajo dentro de un equipo y, a nivel individual, ayuda a centrar el tiempo en los objetivos marcados, evitando errores y la falta de concentración. Divide las acciones en tareas y subtareas, asignando plazos y responsables.
Los 6 mejores software de gestión de tareas (y los más utilizados)
1. Sesame HR
Asigna proyectos de clientes a los empleados con el gestor de tareas de Sesame HR. Con esta solución podrás medir su coste y la rentabilidad, así como la productividad de tus empleados.
Conseguirás una óptima planificación, categorizando las tareas con etiquetas, asignándolas a cada miembro del equipo y estableciendo alertas de inactividad para evitar retrasos e inacción.
Este software de gestión de tareas cuenta con una app móvil para poder controlar los progresos y el estado de cada tarea en todo momento, y extensión para Chrome para poder planificar las tareas directamente desde el navegador.
2. Clockio
Clockio es una plataforma que ha evolucionado del control presencial para empresas, ayuntamientos y entidades, a funcionalidades de productividad y herramientas para planificar y programar tareas.
Con la estructura de Cliente > Proyectos > Tareas, Clockio permite la gestión de todos los elementos necesarios para llevar una eficiente organización del trabajo.
Podrás gestionar tareas indicando el tiempo esperado, si las horas son facturables o no, miembros del equipo involucrados, etc.
Dispone de estadísticas y herramientas de monitorización para imputar horas de trabajo y calcular desviaciones en el tiempo estimado o presupuestado.
Asigna tareas a los equipos de trabajo y analiza la productividad de los servicios realizados, con un perfecto control de toda la documentación de cada proyecto.
3. Todoist
Un organizador de tareas para uso individual, emprendedores o autónomos.
Todoist te muestra de un solo golpe de vista las prioridades de cada jornada y te recuerda las más urgentes. Con un diseño muy práctico e intuitivo, que te permite añadir emojis a cada tarea.
Con Todoist puedes organizar cada uno de tus trabajos en diferentes tareas y listas, destacar las más importantes, crear etiquetas que te ayuden a diferenciar tipos de proyectos, adjuntar archivos, definir objetivos diarios y semanales y establecer notificaciones automáticas.
Al poder realizar un registro automático de las horas que dedicas a cada acción, te facilitará calcular el coste de cada uno de tus trabajos y facturarlos.
Todoist también cuenta con multitud de integraciones disponibles para simplificar el trabajo, como Google Calendar, Dropbox o Zapier.
4. Asana
Asana es otro de los grandes referentes gestor de trabajos de equipo.
Permite planificar y organizar todos los proyectos de una empresa o departamento en una sola pantalla, perfecto para sincronizar esfuerzos y avances entre todos los integrantes del equipo.
Podrás controlar fácilmente y en tiempo real el estado de cada trabajo, asignar tareas a sus responsables y establecer fechas límite. Enseguida podrás detectar cuello de botella, los empleados más eficientes y los proyectos más rentables.
Con Asana podrás definir y automatizar los flujos de trabajo para que todos sepan en todo momento qué tienen que hacer y cuándo, cómo influye en el resultado final, con quién tienen que colaborar o a quién preguntar en caso de dudas.
Además, se integra con multitud de aplicaciones de comunicación para facilitar aún más el trabajo colaborativo, como Slack, Zoom u Outlook.
5. ClickUp
ClickUp se posiciona como una solución integral para la organización de tareas, diseñada para centralizar las comunicaciones relacionadas con proyectos y fomentar la colaboración, incluso cuando los equipos están geográficamente dispersos.
Con herramientas como Whiteboards para el brainstorming y Docs colaborativos, ClickUp promueve la planificación y la ejecución conjunta de proyectos.
Permite definir diferentes sprints y asignaciones personales para una gestión y seguimiento más eficiente. También construye una base de datos para diferentes tipos de tareas, agrupándolas por categoría para un acceso más cómodo.
Adaptado para satisfacer las necesidades de diversos equipos y proyectos, ClickUp es una herramienta multifacética que se ajusta a diferentes flujos de trabajo y sectores, que permite una gran personalización del espacio de trabajo.
6. Toggl
Toggl es una plataforma de gestión de tareas y seguimiento del tiempo, reconocida por su simplicidad y eficiencia.
Diseñada para individuos y equipos, Toggl ofrece una solución intuitiva para mejorar la productividad y obtener una visión clara del trabajo.
La función principal de Toggl es su capacidad para rastrear el tiempo dedicado a diferentes tareas y proyectos con un solo clic.
Permite la organización de tareas por proyectos, ofreciendo una visión global del progreso y facilitando la planificación y el seguimiento.
Genera informes detallados que brindan insights sobre la distribución del tiempo de trabajo, la rentabilidad de los proyectos y la productividad del equipo.
Toggl se integra con numerosas herramientas y plataformas, como calendarios y aplicaciones de productividad, para una experiencia de trabajo sin interrupciones.
Principales funciones de un gestor de tareas
Como gestor de tareas personal
- Divide tu trabajo en listas de tareas y subtareas con sus fechas límite.
- Planifica su ejecución en el calendario según plazos y prioridades.
- Diferencia por colores o etiquetas el tipo de tarea y su importancia: pendiente, en ejecución, urgente, muy importante...
- Programa tareas que se repitan de forma automática en días concretos, por ejemplo, todos los martes llamar a determinado cliente, cada 20 de mes preparar facturas, etc
- Organiza la visualización de tareas de la forma más cómoda posible: en lista por prioridades, en calendario por fechas o por proyectos.
- Crea notas rápidamente para que no se te escape ninguna idea,
- Añade archivos o comentarios a cada tarea para tener toda la información que necesitas siempre a mano.
- Observa el progreso de tus proyectos al finalizar cada objetivo o tarea.
Organizador de tareas para empresas
- Asigna tareas a equipos o empleados en concreto.
- Comparte listado de tareas entre miembros de un equipo para que todos pueden ver el avance y los plazos.
- Delega determinadas tareas para poder centrarte en tus prioridades.
- Recibe notificaciones cuando cualquiera de los responsables completen sus tareas, añadan comentarios, cambien plazos, etc.
- Observa la evolución de un proyecto y la productividad de cada empleado en función de las tareas finalizadas y su seguimiento.
- Crea plantillas personalizadas cuya estructura y plazos se repita en determinados proyectos.
- Algunos gestores de tareas permiten conectar la aplicación con software de comunicación, como gestores de email o chat interno, o un software OKR para el trabajo por objetivos.
Ventajas de utilizar un programa para planificar trabajos
- Prioriza fácilmente las tareas de cada día y semana para focalizar tu atención en las más importantes y cumplir así con los plazos del proyecto o los fijados con el cliente. Multiplica la eficacia y la concentración con técnicas como time blocking o Timesheet. Un gestor de tareas es una de las aplicaciones más utilizadas para focalizar la consecución de objetivos y planificar el trabajo diario.
- Evita una carga excesiva de trabajo o superposiciones de eventos, compensa las tareas de cada día y las de los miembros del equipo.
- Mejora la productividad individual y de grupos gracias a la clara visualización de trabajos y tareas, disminuye las dudas en cuanto a plazos, la solicitud de documentos y la falta de concentración. Un gestor de tareas focaliza a cada empleado en su tarea diaria.
- Fomenta el trabajo colaborativo y reduce los cuellos de botella al reunir en un solo programa toda la información que se necesita de cada proyecto o actividad, añadir comentarios, compartir ideas y realizar un seguimiento global de las acciones y sus plazos.
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Videoanálisis de tres app con gestión de tareas, Asana, Todoist y Billage, para la productividad individual, de equipos y de empresa.
El mejor gestor de tareas para tu tipo de trabajo
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