Cómo aplicar la técnica Time Blocking para ser más productivo

Qué es time blocking

Cómo ya hemos visto, time blocking es una técnica de productividad que puedes aplicar a tu sistema de gestión de tareas o a tu software de gestión de proyectos. 

Se basa en planificar el calendario mediante un horario que se divide en bloques de tiempo.

Estos bloques de tiempo les dedicaremos a determinadas actividades:

• Tareas proactivas: las más importantes para el desarrollo de tus proyectos. Forma parte del trabajo profundo.
• Tareas reactivas: las que se realizan diariamente dentro de la logística de nuestro desempeño, como email, llamadas, reuniones, etc. Se agrupan dentro de un mismo bloque de tiempo para no perder la concentración.
• Tiempo personal: también hay que tener en cuenta las franjas de horario no laboral, como descansos, comidas, ocio, ejercicio, etc.

Planificación consciente del tiempo

Con el método time blocking realizamos una estructuración de nuestro horario en función de todas las acciones que tenemos que hacer, agrupando las tareas más ligeras y dando prioridad a las relevantes.

• Gracias a esta planificación, podemos concentrarnos mucho más en nuestros momentos de trabajo, respetar el descanso y ser conscientes de en qué invertimos nuestro tiempo.
• Nada de comprobar la bandeja de correo a cada rato o eliminar tu descanso a media mañana. Con una programación de time blocking, optimizarás tu tiempo y serás más productivo y efectivo.
  

Time blocking y el batching de tareas

Agrupa tareas similares en un mismo bloque de tiempo. Este paso es muy importante para no desconcentrarnos de nuestros focos diarios con múltiples pequeñas gestiones.

• Si tenemos que revisar emails de diferentes proyectos y planificar reuniones, es mejor agrupar esas acciones en un mismo bloque de tiempo “Correo y planificación” de 9:00 a 11:00 horas, por ejemplo. Esa misma jornada podemos reservar otra franja de agrupación de tareas, como “Reuniones clientes”, “Contenido RRSS”, etc.
• El término inglés batching significa acumular, y en productividad se refiere al método de agrupar tareas parecidas para realizarlas en el mismo bloque de tiempo. Al no cambiar tanto de contexto al organizar las tareas, se facilita la concentración en cada temática.

1. Define las tareas de cada semana y sus prioridades

Crea una lista de tareas para ir dividiendo el horario de tu calendario.

• Comienza por las más importantes o prioritarias de cada proyecto para reservarlas el bloque de tiempo que necesitan cada jornada.
• Después continúa agrupando tareas similares de cada día y, por último, las franjas de descansos y tiempo personal. Puedes programar bloques para el almuerzo, la hora del café, descansos breves, hacer deporte, ir a la compra, etc.
  

2. Planifica el horario según tus horas más productivas

Adapta la programación de tus bloques de tiempo a los momentos de máximo rendimiento del día. Planifica bien los bloques destinados al trabajo profundo para mantener esa concentración en tu horario más productivo y alejarte de las distracciones. En el caso de trabajar en equipo, tus compañeros sabrán que en ese bloque de tiempo no podrán molestarte a través del chat interno o con llamadas.

• Si justo a primera hora de la jornada te cuesta arrancar, reserva ese horario para acciones más rutinarias o de menor creatividad, y planifica a partir de las 9:00 h. aquellas más críticas que necesitan tu concentración. Lo mismo por la tarde, siempre habrá momentos de mayor productividad y energía para dedicar al trabajo profundo.
• Puedes programar un cometido varias veces vez al día, por ejemplo, dos bloques de tiempo para revisar tu bandeja de correo electrónico.
  

Time blocking vs timeboxing

No debemos confundir time blocking con timeboxing, aunque sean técnicas de gestión del tiempo parecidas.

En timeboxing no se agrupan las tareas similares, sino que se asigna un bloque de tiempo específico a cada una de ella. Por lo tanto, las franjas horarias son más cortas y específicas.

En lugar de poner de 15:00 a 16:30 “Revisión de emails” como haríamos en time blocking, en timeboxing sería “Revisión emails clientes” de 15:00 a 15:30”, “Mandar emails proveedores” de 15:30 a 16:00, etc.