Indicadores para evaluación de proyectos: guía para crear un buen sistema (y qué KPIs elegir)

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Cómo establecer un sistema de indicadores para evaluación de proyectos: los KPIs

Los KPIs, del inglés key performance indicator, es la forma en la que se suele denominar a los indicadores clave o medidores de desempeño cuando analizamos el rendimiento de un proceso o proyecto.

Su correcta medición hará que tu empresa consiga alcanzar sus metas basándose en métricas como alcance, tiempo, calidad, riesgos, etc.

  1. A la hora de establecer un sistema de indicadores para evaluación de proyectos o KPIs, hay que determinar qué aspectos vamos a tener en cuenta y qué parámetros o límites vamos a establecer como máximos y mínimos, para así poder determinar, cuando hagamos la comparación, el éxito o fracaso de cada trabajo realizado. 
  2. A la hora de medir los indicadores, debemos contar con el software adecuado que automatice este registro de datos, detecte alteraciones y desvíos. De otra manera, será imposible realizar una medición real y recabar toda la información necesaria, como gastos, recursos asignados, horas invertidas, presupuesto final, etc. 
 

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Preguntas: 1/8

¿Por qué y para qué medir indicadores en los proyectos?

Cada negocio debe tener claro la forma de cómo analizar y evaluar los procesos que se llevan a cabo; es decir, debe tener claro su sistema de medición de resultados basado en unos indicadores establecidos. 

En qué influye medir indicadores de proyectos o KPIs

  • Tomar mejores decisiones.
  • Conocer la eficiencia real de la empresa.
  • Saber si se está en el camino correcto o no.
  • Mejorar en cada área de la empresa, principalmente en aquellos puntos donde se está más débil.
 

Para qué sirve medir indicadores 

  • Interpretar lo que está ocurriendo.
  • Tomar medidas cuando las variables se salen de los límites establecidos.
  • Definir la necesidad de introducir cambios o mejoras.
  • Analizar la tendencia histórica y el nivel de productividad.
  • Establecer la relación entre productividad y rentabilidad.
  • Direccionar o redireccionar planes financieros.
  • Medir la situación de riesgo de la empresa.
  • Proporcionar las bases del desarrollo estratégico y de la mejora focalizada.
 
 

Principales indicadores para evaluación de proyectos

Alcance y obtención de hitos

Es necesario definir lo que entrará en el proyecto y lo que no, e ir midiendo el avance en cuanto a totalidad de trabajo realizado y obtención de hitos, teniendo en cuenta los posibles cambios que se vayan generando y documentando los mismos para tener toda la información lo más actualizada posible.

Tiempo invertido

Es una de las principales métricas de un proyecto, especialmente cuando tenemos un hito crítico en una fecha concreta o una fecha fin inamovible. La gestión del tiempo se deberá hacer de manera frecuente durante todo el proyecto y nos va a permitir poder realizar predicciones a futuro (forecasts). Los principales indicadores de tiempo son SV (Schedule Variance) y SPI (Schedule Performance Index).

Coste

Un buen seguimiento y control de los costes nos permitirá saber si nos estamos pasando del presupuesto o al contrario si vamos dentro de los márgenes establecidos. Para la gestión del coste se suele emplear el EVM (Earned Value Management) que incluye indicadores tales como: CPI (Cost Performance Index), CV (Cost Variance), etc.

 

Calidad

La gestión de la calidad es de suma importancia si queremos obtener la satisfacción de los clientes. Podemos definirla como el grado en el que el proyecto cumple con los requisitos pactados.

Riesgo

Es un indicador clave en la evaluación del proyecto, especialmente en la fase de planificación. Deberemos ir analizando el porcentaje de riesgo, conocer el impacto de las oportunidades o amenazas y mantener informado a al cliente del resultado de estos análisis.

Productividad

La productividad también es un interesante indicador, ya que nos va a permitir controlar el buen uso de los recursos y evitar los picos de trabajo o el tener personal desatendido.

Margen de beneficio

Todo proyecto se lleva a cabo tras realizar un estudio de viabilidad, coste de oportunidad y ROI (retorno de la inversión). Por lo tanto, es de esperar que el cálculo del margen de beneficio sea una interesante métrica a tener en cuenta, en la cual analizaremos los beneficios obtenidos menos los costes incurridos.

 
 

Ventajas de medir los indicadores para evaluación de proyectos

  • Comunicar las metas y fomentar la productividad.
  • Identificar problemas y oportunidades.
  • Entender mejor los procesos internos y su repercusión en resultados.
  • Mejorar el control de la empresa teniendo en cuenta las metas a alcanzar.
  • Identificar iniciativas y acciones necesarias.
  • Medir comportamientos y definir responsabilidades.
 

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