La gestión de riesgos en proyectos comienza con su identificación en la planificación, y de su estudio y seguimiento de dependerá el análisis de viabilidad del proyecto profesional a realizar.
Guía para realizar una eficaz gestión de riesgos en proyectos
La gestión de riesgos de proyectos es una de las responsabilidades más importantes de cualquier Project Manager y se realiza desde la planificación hasta su finalización. Te explicamos cómo llevarlo a cabo una gestión de riesgos en proyectos de manera eficiente y cuáles son sus fases de control.
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Qué es y cómo hacer una gestión de riesgos en proyectos
La gestión de riesgos en proyectos es la identificación, análisis y respuesta de los riesgos a la hora de ejecutar un proyecto.
El objetivo de esta gestión de riesgos es detectar su viabilidad y oportunidad de éxito, teniendo en cuenta sus efectos y la complejidad de las acciones que se pueden llevar a cabo.
Ya en la fase de iniciación se tiene una primera toma de contacto con la gestión de riesgos del proyecto, donde es el momento de su identificación. A medida que avanzan cada una de las etapas y tareas, el riesgo evoluciona, ya que entran en juego diversos factores.
Identifica, evalúa y gestiona los posibles riesgos que pueda tener tu proyecto con el correcto software y toma las medidas correspondientes para que su ejecución sea viable.
Herramientas para la gestión de riesgos en proyectos
Para realizar una eficaz gestión de riesgos en proyectos, lo primero que hay que tener en cuenta es el contar con las herramientas adecuadas para su registro, análisis y monitorización: el software de gestión de proyectos.
Este software también genera informes de seguimiento de proyectos con todo tipo de detalles y gráficas para detectar cambios y tomar las decisiones oportunas, así como análisis de rentabilidad de proyectos.
Una vez que contamos con programa adecuado para digitalizar y automatizar el seguimiento de datos, existen 5 momentos clave de actuación para llevar a cabo una buena gestión de riesgos en proyectos, y que vamos a ver a continuación.
Un software para gestión de riesgos en proyectos automatiza el registro, análisis y seguimiento de los indicadores.
Guía práctica: gestión de riesgos en proyectos en 5 pasos
1. Identificación de riesgos en proyectos
En la fase de inicio del se necesita detectar los posibles riesgos que pueden afectar a su ejecución. Para ello existen diferentes técnicas que se pueden emplear, como por ejemplo brainstormings o reuniones de equipo.
Es recomendable que algunos representantes de los distintos grupos de interés participen, aportando su perspectiva y enriqueciendo las conclusiones que se extraigan con su experiencia profesional en anteriores proyectos.
La identificación en la gestión de riesgos en proyectos ha de contemplar todos los tipos que pueden afectar a la programación, ya se trate de riesgos laborales, financieros, relacionados con los recursos o con efectos sobre la calidad final.
2. Creación del registro de riesgos
Una vez identificados, la gestión de riesgos en proyectos aumenta su eficacia si se cuenta con un registro que permita realizar consultas y contemplar su evolución, permitiendo compartir su contenido con las partes interesadas.
El software de gestión de proyectos es la mejor herramienta para automatizar este paso. El registro de riesgos debe estar en continua actualización, completándose cada vez que se detecte un nuevo contratiempo que no había sido identificado antes, haciendo desaparecer los que se logren eliminar y añadiendo nuevos cuando se perciban a medida que el proyecto avanza.
3. Evaluación de riesgos
Cuando el registro ha finalizado, es necesario proceder a su evaluación. Una de las formas más efectivas es asignando a cada riesgo una puntuación a dos niveles distintos, probabilidad, índice de posibilidad de que ocurra, y severidad, la gravedad de consecuencias.
Al asignar un valor a cada una de estas variables se obtendrá una puntuación alta, media o baja. Un sistema de indicadores de proyectos simplifica la gestión del riesgo, focalizando los esfuerzos principalmente en los de alta o alta-media probabilidad de severidad.
4. Medidas correctoras y plan de contingencia
Siempre es mejor reaccionar a tiempo y, para ello, hace falta tener preparada una respuesta. Una vez se hayan identificado y evaluado los riesgos, cuando se tiene una buena comprensión sobre sus causas de aparición y la severidad de sus consecuencias, se pueden diseñar las acciones correctivas a aplicar.
Para que la gestión de riesgos en proyectos sea efectiva, conviene contemplar distintas respuestas ante cada situación.
5. Seguimiento y control de riesgos
El último paso de la gestión de riesgos en proyectos es supervisar y controlar los riesgos identificados y registrados. Es fundamental para mantener actualizado el plan de gestión del riesgo del proyecto.
Para eso hay que partir del registro y completarlo con una descripción de las acciones correctoras propuestas, los costes que implican y el plan de contingencias que se querrá aplicar.
El seguimiento maximiza su eficacia, ya que incluye información sobre los riesgos localizados y los mantiene visibles, pudiendo prevenir sorpresas desagradables en las fases de ejecución.
Cómo elegir el mejor software de gestión de riesgos en proyectos
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