Una suite ofimática o paquete de oficina es un conjunto de programas informáticos que sirven para facilitar y agilizar la gestión de documentos y archivos, con herramientas para crear, modificar, organizar, almacenar y compartir.
Las 3 mejores Suites Ofimáticas, sus herramientas y ventajas
Todos los negocios necesitan agilizar su trabajo de oficina con aplicaciones y herramientas de ofimática que les permitan mejorar su operatividad. Procesadores de texto, hojas de cálculo, presentaciones... La gestión de documentos y archivos es parte del día a día de la actividad de una empresa. Te contamos todas las claves de una suite ofimática, sus ventajas y cómo elegir el mejor software ofimático para tu trabajo.
Índice de contenidos (10)
- Que es una suite ofimatica o software ofimatico
- Aplicaciones de una suite ofimatica
- Tipos de suite ofimatica
- Suite ofimatica en linea
- 3 de las mejores suites ofimaticas que puedes encontrar (y las mas utilizadas)
- Ventajas de una suite ofimatica en linea
- Como encontrar el mejor software ofimatico para tu empresa
Qué es una suite ofimática o software ofimático
Uno de los objetivos de cualquier empresa es conseguir mejorar el trabajo diario de oficina y su operatividad a la hora de crear y organizar documentos de texto, hojas de cálculo, hacer presentaciones, etc.
Las suites ofimáticas o software ofimáticos son herramientas de productividad fundamentales para el día a día de la oficina y la gestión de documentos y archivos.
Una suite ofimática está formada por un conjunto de herramientas y aplicaciones que sirven para crear, modificar, organizar, visualizar, almacenar y compartir documentos y archivos, ya sean de texto, de cálculo, de datos o de imágenes.
- Gracias al uso de una suite ofimática, podemos agilizar y optimizar el trabajo de oficina y la operatividad de la empresa.
- Ofrece una serie de herramientas para aumentar la eficiencia, como las funciones de autocompletar y autocorrección del procesador de texto, la posibilidad de intercambiar archivos fácilmente y el dejar comentario en documentos compartidos.
- Una suite ofimática incluye herramientas para crear, editar y visualizar documentos de texto, tablas, presentaciones, imágenes, etc.
Aplicaciones de una suite ofimática
Una suite ofimática es un conjunto de herramientas esenciales para la mayoría de los trabajadores de oficina y son ampliamente utilizadas en todo el mundo para realizar tareas diarias de trabajo y aumentar la eficiencia en la gestión de información.
La mayoría de los formatos que utilizan son compatibles entre ellos, lo que permite a los usuarios intercambiar documentos y archivos fácilmente.
Las principales aplicaciones de una suite ofimática son:
- Procesador de texto: para crear, editar y dar formato a documentos de texto, como cartas, informes o artículos.
- Software de hojas de cálculo: para realizar cálculos matemáticos y análisis de datos, crear gráficos y tablas. Se suelen utilizar para realizar presupuestos, análisis de información y bases de datos.
- Programa de presentaciones: para crear presentaciones multimedia, con diapositivas que pueden incluir texto, imágenes, audio y video.
- Cliente de correo electrónico: para enviar y recibir correos electrónicos, una herramienta esencial para la comunicación y la colaboración en el entorno laboral.
Además de estas aplicaciones principales, una suite ofimática puede incluir herramientas adicionales como un editor de imágenes, de publicaciones, gestión de proyectos, etc.
Algunas de las suites ofimáticas más conocidas son Microsoft Office, OpenOffice, Google WorkSpace (antes Google Suite) o Apple iWork, pero existen multitud de software ofimáticos.
Una suite ofimática es un conjunto de aplicaciones para el trabajo de oficina y tareas de productividad: herramientas ofimáticas básicas, como el procesador de textos y la hoja de cálculo, y otros más específicos como editores de imágenes, webs, tablas, presentaciones, etc.
Tipos de suite ofimática
Algunas de las suites ofimáticas más conocidas son Microsoft Office, OpenOffice, Google WorkSpace (antes Google Suite) o iWork, pero existen multitud de ellas.
Los diferentes software ofimáticos que se utilizan como procesadores de texto o de tablas de datos son muy fáciles de usar, tanto si son gratuitos como de pago.
Además, todos los software ofimáticos siguen el mismo diseño de interfaz e iconos, para que su uso sea familiar para todos los usuarios. Del clásico Microsoft Word a Google Docs, apenas hay diferencias a la hora de manejarlo.
Entre los diferentes tipos de suite ofimática suele haber compatibilidades, de forma que aunque se maneja un software concreto, este permite abrir los de otras compañías ofimáticas.
Suite ofimática en línea
Hace unos años, la suite ofimática se instalaba de forma local, en el propio ordenador, pero hoy en día los software ofimáticos son soluciones en la nube, que permiten acceder a sus herramientas de manera online desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
Con una suite ofimática en la nube, además de poder acceder al trabajo desde cualquier lugar, facilita el editar documentos y archivos de manera colaborativa entre diferentes empleados de una empresa.
- Los documentos pueden ser compartidos entre los usuarios de esa suite ofimática, y todos tendrán acceso a la misma versión actualizada. Usuarios y dispositivos están sincronizados.
- Un software ofimático también permite dejar comentarios en los documentos, muy útil a la hora de hacer correcciones, y ver el histórico de las actualizaciones.
Las suites ofimáticas son muy demandas porque ayudan a ser más productivos, permiten realizar acciones cotidianas de manera más eficiente, facilitan la colaboración entre miembros de un equipo y son compatibles con muchos otros programas y formatos de archivo.
3 de las mejores suites ofimáticas que puedes encontrar (y las más utilizadas)
Microsoft Office
La suite ofimática más conocida y utilizada es, sin duda, Microsoft Office.
Sus aplicaciones y herramientas como Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access, OneDrive, Project, Publisher, SharePoint, Teams, Tareas, etc. tienen el diseño que estamos acostumbrados a manejar; de hecho, muchas de los programas de ofimática gratuitos imitan su interfaz.
Potencia, usabilidad y gran experiencia de usuario, con todo lo que necesitas para trabajar. Dispone de diferentes planes de precio.
Además, su habitual versión para escritorio ha evolucionado, y ahora también está disponible Office 365 online y app móvil, para poder acceder a tu software ofimático desde cualquier dispositivo y que otros miembros del equipo o de la empresa puedan colaborar y revisar documentos.
Con chat online y videollamadas para reuniones de más de 300 asistentes (Microsoft Teams) y 1 TB de almacenamiento en la nube.
OpenOffice
La alternativa gratuita más popular al paquete ofimático de Microsoft Office es OpenOffice (Apache OpenOffice).
Una suite ofimática de código abierto y una diseño muy similar al de Microsoft, para ofrecer a sus usuarios un espacio de trabajo conocido y de gran usabilidad.
OpenOffice incluye todas las herramientas básicas de una suite ofimática de pago, procesador de textos, hoja de cálculo, presentaciones, etc., y soporta numerosos formatos de archivos, para ser compatible con los documentos de Microsoft Office y poder utilizar archivos producidos con otros software ofimáticos.
Su descarga para escritorio es gratuita y no tiene ninguna licencia. Dispone de extensiones web para trabajar online.
Google WorkSpace
Antes conocido como G Suite, Google WorkSpace está ganando terreno dentro de las suites ofimáticas online gracias a sus múltiples funcionalidades, gran usabilidad y su carácter gratuito.
Google WorkSpace integra herramientas como Docs, Sheets, Slides, Gmail, Forms, Drive, Meet… muy similares a las que ofrece Microsoft. Además, ofrece compatibilidad con sus archivos.
Permite crear y editar todo tipo de documentos, compartirlos con otros usuarios, trabajar de forma colaborativa con miembros del equipo, realizar videolllamas, reuniones y disponer de almacenamiento en la nube.
Para usarlo, es necesario disponer de una cuenta de correo Gmail.
Ventajas de una suite ofimática en línea
- Accesibilidad a los programas ofimáticos: los archivos y documentos creados por la suite ofimática en la nube son accesibles de manera online a través de la cuenta de usuario, desde cualquier dispositivo y lugar.
- Facilita el trabajo colaborativo. Varios usuarios que tengan los permisos necesarios para compartir la autoría de un documento pueden trabajar de forma simultánea, mejorando la eficiencia con anotaciones y diferentes ideas que todos verán.
- Mejora la comunicación entre empleados. Al poder compartir y sincronizar documentos en tiempo real, la suite ofimática en la nube mejora la comunicación entre los diferentes responsables de un proyecto de la empresa.
- Evita la pérdida de datos y documentos. Una suite ofimática en la nube es como tener una copia de seguridad online de los documentos que creamos. Aunque nuestro ordenado falle, todos los datos seguirán siendo accesibles.
Cómo encontrar el mejor software ofimático para tu empresa
Ya conoces todas las ventajas de utilizar una suite ofimática Ahora, ¿cómo elegir el mejor software ofimático entre toda la oferta que podemos encontrar en el mercado?
Muy fácil, tan solo tienes que rellenar el formulario que aparece en esta misma página para que sepamos qué prestaciones necesitas; no tardarás ni un minuto.
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