Descubre las claves para optimizar la gestión de albaranes y qué tipo de programas y aplicaciones puedes utilizar en tu negocio para automatizar y agilizar su administración sin complicaciones ni perdidas de tiempo.
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Uno de los documentos más frecuentes en el proceso de venta es el albarán. Aunque su uso no es obligatorio, sí es recomendable adjuntar el albarán en los pedidos para facilitar las transacciones y facilitar la comprobación de la mercancía.
El albarán es un documento de carácter mercantil que sirve para justificar la entrega de un pedido. La función de un albarán no es justificar el pago, por lo que no es indispensable que este documento especifique el precio del producto, ya que está es la función de la factura.
La gestión de albaranes es muy importante dentro de la actividad de una empresa y su proceso de ventas, desde su creación a su clasificación y recuperación, ya que es el proceso que dará paso a la emisión de la factura correspondiente a ese pedido y será el justificante antes cualquier reclamación.
Ya hemos visto que un albarán justifica la entrega de una mercancía por parte de un proveedor, y se emite a raíz de la compra de un producto o servicio por parte del cliente. En él se queda plasmada la referencia y la cantidad.
De cada albarán se emiten diversas copias, bien en papel o de manera electrónica: una para propio proveedor, otra para el cliente y otra para el transportista o distribuidor, que es la que debe firmar el receptor como justificante de conformidad.
Una vez firmado el albarán, la empresa ya puede pasar al proceso de facturación y clasificar el albarán en su archivo para su correcto registro histórico y ante posibles reclamaciones.
La información contenida en un albarán puede variar en función del país en el que se emita, pero existen una serie de elementos indispensables que debe contener:
Una correcta gestión de albaranes informatizada evitará muchos problemas de traspapeleo y pérdidas de documentos, además de facilitar su correcto almacenamiento, clasificación y posterior recuperación como justificante ante la compañía distribuidora, el cliente y el departamento de administración de la propia empresa.
Una factura es un documento de carácter tributario que tiene validez fiscal, sirve como justificante de pago de un producto, y debe contener los datos fiscales del comprador y del vendedor, así como el IVA aplicado y la descripción del producto.
La principal diferencia entre estos dos documentos es que mientras que la emisión de la factura es obligatoria, un albarán no tiene validez fiscal, por lo que no es obligatorio para justificar una transacción mercantil.
Por suerte, hoy en día existen multitud de programas para gestión de albaranes que nos permiten automatizar y agilizar todo el proceso gracias a las bases de datos con la información de clientes y distribuidores o proveedores, cálculos automáticos de numeración, referencias de artículos, etc. La digitalización de albaranes es un gran paso para cualquier empresa.
Dentro de los programas para gestión de albaranes podemos encontrar hasta potentes soluciones ERP globales que ya integran un módulo para gestión contable, hasta una aplicación más sencilla centrada en facilitar los trámites administrativos, incluso en versión cloud o ERP SaaS muy asequibles para autónomos y pymes y que permite su control desde diversos dispositivos, ya sea el ordenador o una app para móvil.
Ahora que ya conoces cómo mejorar la gestión de albaranes, tan solo te queda encontrar el software que mejor se adapta a tu empresa. Y para esto está SoftDoit, la primera consultora digital en España de software empresarial.
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