El software para academias integra en una sola herramienta áreas tan diversas como administración, contabilidad, profesorado, alumnado, facturación, marketing y ventas....
Los mejores software para academias: guía y comparativa
El sector de la educación abarca centros formativos muy diversos y cada uno de ellos con diferentes necesidades. Es importante encontrar un software de gestión que se adapte a los requerimientos de cada uno, ya que no será lo mismo administrar una escuela infantil, que una universidad, academia o centro de formación o de negocios. En SoftDoit te mostramos las características y ventajas de implantar un software para academias.
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Qué es un software para academias
Las academias, al igual que los centros educativos o de formación en general, se enfrentan cada día a necesidades de diferente naturaleza que implican tanto a la academia como a los profesores y alumnos.
Para una correcta gestión y control de todas estas áreas es esencial introducir las nuevas tecnologías en la educación y contar con un adecuado software educativo especialmente diseñado para las academias, tanto públicas como privadas, que optimice los procesos, planifique los recursos disponibles en cada momento y automatice muchas de las tareas administrativas o contables.
Nos referimos al software de gestión para academias, una herramienta que permite centralizar la información de todas las áreas del centro, agilizando procesos y ofreciendo un servicio de valor a los alumnos.
La implantación de este tipo de software permitirá gestionar desde un solo sistema el área administrativa, contable, financiera (propias de una solución ERP) con la educativa y humana. De este modo, se podrán evitar duplicidades, la automatización permitirá ahorrar una gran cantidad de tiempo y se podrá centrar la actividad en las necesidades educativas tanto de alumnos como de profesores.
El software para academias incluye, además de funciones de facturación y académicas, un módulo de gestión comercial que mejora el diseño de estrategias de captación y fidelización de alumnos.
Funcionalidades de un software de gestión para academias
- Gestión comercial de la academia: aplicaciones propias de un módulo CRM que permite la gestión alumnos, la captación de clientes potenciales y fidelización de los actuales. Un software para academias mejora los procesos de matriculación, diseña campañas comerciales, crea y realiza un seguimiento de las acciones y una previsión de matriculaciones del próximo curso, entre otras funciones.
- Gestión de cobros y seguimiento de impagados del centro: domiciliación automática de recibos bancarios, gestión de cobros completos o parciales de los estudiantes, cuotas mensuales, trimestrales o anuales, así como la gestión de deudas. Informes actualizados de facturas impagadas de la academia y previsiones de gastos e ingresos.
- Gestión académica: un software para academias genera informes de cursos, listado de clases, control de asistencia, certificados, expedientes, calificaciones...
- Creación y gestión de proyectos y expedientes: adaptación según los procesos de trabajo de cada academia y posibilidad de gestionar proyectos y expedientes de manera sencilla y rápida.
- Envío de correos electrónicos a alumnos: facilita el envío de notificaciones a los estudiantes por correo electrónico. Permite realizar el envío a un solo alumno o de forma masiva para que llegue en pocos minutos a todos los estudiantes matriculados.
- Gestión del profesorado: control de asistencia, evaluaciones por docente, listado de alumnos de los grupos encargados, liquidaciones, contratos, etc.
- Informes, análisis y toma de decisiones: creación de informes de manera rápida y sencilla, análisis de datos personalizados y en función de los procesos utilizados en la academia, información de valor para la toma de decisiones, visualización del estado global del negocio, del éxito de las acciones de marketing, etc.
- Cursos online: un software para academias puede incluir una plataforma online para crear aula virtual de aprendizaje.
Ventajas de implantar un programa de gestión de academias
- Integra a todas las áreas implicadas en el proceso educativo: administradores, profesores, alumnos y familias, de forma que sea fácil e intuitivo compartir información entre cualquiera de ellos.
- Personalizable y escalable: gestiona de forma personalizada fichas de profesores y alumnos, horarios, notas o comunicaciones con familias y alumnos, según las necesidades de la academia. Además, un software para academias dispone de una estructura flexible y escalable para evolucionar al ritmo del negocio, de modo que se adapte de forma rápida al número de estudiante en cada curso.
- Garantiza la seguridad de los datos: podrás crear todos los perfiles de usuarios necesarios y determinar el nivel de acceso de cada una de ellos, asegurando así la confidencialidad de determinados datos. Cada usuario dispondrá de su clave de acceso, tanto profesores como alumnos, para consultar el contenido permitido.
- Fácil de utilizar: las soluciones de este tipo están pensadas para ser utilizadas de forma sencilla e intuitiva para que los alumnos puedan trabajar con ella sin dificultades, ni formación previa.
- Aumenta la productividad: el software de gestión para academias ayuda a los administradores de las escuelas a aumentar su productividad y reducir el tiempo y el esfuerzo necesarios para controlar los centros y organizar con precisión los datos que se manejan a diario.
- Accesibilidad. Si se encuentra en la nube, te permite acceder a él en cualquier momento y desde cualquier lugar con conexión a Internet. Además, al realizarse copias de seguridad diarias, puedes estar tranquilo de no perder ninguna información. Y en caso de contar con una plataforma cloud, los alumnos podrán acceder a material educativo fuera de la academia e interactuar con los profesores.
Comparativa: el mejor software de academias para tu centro
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