El software para bibliotecas permite una gestión integral y automatizada de los fondos bibliográficos y de su circulación, así como una completa administración de los usuarios.
Software para Bibliotecas: aplicaciones y cómo elegir el mejor programa de gestión de bibliotecas
Las bibliotecas necesitan un sistema de gestión integral que centralice y automatice todos los procesos: catalogación de los fondos bibliográficos, circulación, registro de usuarios, administración de préstamos y devoluciones, así como notificaciones de vencimientos y multas. Un software para bibliotecas integra todo en una única herramienta, a la vez que permite a los usuarios acceder online al portal web para consultar el catálogo, solicitar reservas y ver historial de préstamos.
¿Qué es un software para bibliotecas?
Un software para bibliotecas es un sistema integrado de gestión informática que automatiza las diferentes actividades y procesos necesarios para el funcionamiento de una biblioteca: gestión de colecciones y de usuarios, catalogación, circulación, adquisiciones, consultas, estadísticas, informes, accesos al catálogo online, historial de préstamos, etc.
Un programa de gestión de bibliotecas se caracteriza porque utiliza una base de datos única para procesar todas las funciones del sistema. Cuenta con aplicaciones o módulos para llevar a cabo tareas específicas que funcionan de forma interrelacionada. De esta forma, los datos introducidos en una fase del proceso pueden ser utilizados en otros posteriores, y así se evita tener que introducir los mismos datos para cada una de las tareas. Así se agilizan los procesos y se evitan redundancias.
Un software de gestión de bibliotecas es una herramienta muy necesaria para poder organizar con eficiencia todos los recursos de su actividad: catálogo, reservas, usuarios, préstamos y devoluciones.
Principales funcionalidades de un software de gestión de bibliotecas
- Catalogación: Permite realizar el análisis documental, la creación de registro bibliográfico y controlar la información relativa a los fondos de la biblioteca.
- Circulación de libros: Un software para bibliotecas relaciona la información bibliográfica y ejemplares con los registros de los usuarios. De esta forma, se controlan los préstamos, las reservas, las renovaciones y devoluciones, así como la gestión de avisos y sanciones.
- Gestor de actividades: un programa de gestión de bibliotecas crea, gestiona y comparte con los usuarios los eventos, actividades, talleres y cursos de formación que tienen lugar en la biblioteca.
- Adquisiciones y presupuestos: Proporciona las herramientas necesarias para administrar y controlar el presupuesto: gestión y mantenimiento de proveedores, control de pagos y facturas, de solicitudes de adquisición, de reclamaciones, recepción de los materiales adquiridos y control de devoluciones, etc.
- Control de inventario: este tipo de software para bibliotecas permite la gestión de libros en el almacén mediante código de barras y dispositivo móvil TPV.
- Informes y estadísticas: Información a tu alcance en tiempo real, para facilitar la toma de decisiones.
Catálogo en línea (OPAC, Online Public Access Catalogue): Muestra públicamente el contenido del catálogo bibliográfico y permite a los usuarios realizar búsquedas, renovaciones, reserva de materiales, crear alertas, etc.
Ventajas de utilizar un software para bibliotecas
- Evita la redundancia de información. Con un software para bibliotecas la información existe una única vez, a la vez que puede ser modificada o consultada por todas las unidades bibliotecarias que se necesiten.
- Facilita la recuperación de los documentos catalogados de forma fácil y precisa, ya que este tipo de programas de gestión de bibliotecas disponen de potentes motores documentales que indexan el contenido de las descripciones bibliográficas en tiempo real.
- Aporta un sistema de administración completo, integral y flexible. Las bibliotecas deben ser capaces de administrar la amplia variedad de recursos con los que trabajan y necesitan disponer de un software que haga posible una administración de la catalogación, la circulación, las adquisiciones, las cuentas, los informes, etc.
- Aumenta la eficiencia y rapidez de todos los procesos bibliotecarios.
- Permite establecer vías de participación e interacción con los usuarios, quienes pueden consultar online el catálogo de los fondos bibliográficos, realizar reservas o ver el historial de sus préstamos,
- Supone un ahorro en inversión en hardware, dado que al tratarse de un software basado en plataformas 100% Web y con posibilidad para la gestión de redes de bibliotecas, se dedican menos recursos en la infraestructura de tecnología local.
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