Validado por
Lluís Soler Gomis
Actualizado el 01/07/2024
La factura es un elemento indispensable en cualquier transacción comercial, ya sea entre profesionales y empresas o directamente al cliente final. Para garantizar su validez legal y que no haya lugar a malentendidos entre las partes, la legislación española establece qué partes de una factura son obligatorias.
Además, hay otro tipo de datos que podemos incluir por decisión empresarial, para agilizar el proceso de cobro o ampliar información para el destinatario, pero que corresponde con los elementos opcionales.
Por suerte, actualmente contamos con programas para generar facturas que, gracias a sus plantillas personalizables y campos para rellenar, nos indican claramente qué datos debemos incluir.
Las partes obligatorias de una factura son aquellos elementos que deben estar presentes para que la factura sea considerada válida y cumpla con las normativas fiscales.
En el documento debe aparecer bien claro el concepto “factura”, para así no confundirlo con albaranes, presupuestos u otro tipo de registro comercial.
Un número único y secuencial que la identifica. Facilita la organización, el seguimiento y la auditoría de los documentos emitidos.
Corresponde con el día en la que se emite la factura. Es esencial para el registro contable y el cumplimiento de los plazos fiscales.
Los datos del emisor incluye el nombre o razón social, la dirección fiscal y el número de identificación fiscal (NIF o CIF). Sirve para identificar a la empresa o profesional que emite la factura.
Incluye el nombre o razón social del destinatario (persona o entidad), su dirección fiscal y número de identificación fiscal.
Hay que detallar de manera clara y concisa cuáles son los productos vendidos o los servicios prestados. Esta parte proporciona transparencia sobre lo que se está facturando, evitando disputas.
También hay que incluir el número de unidades de cada producto o servicio, así como su precio por unidad. Permite calcular el importe de los artículos sin ningún tipo de duda para el destinatario.
Es el importe total de la factura antes de aplicar los impuestos.
Esta parte de la factura recoge el porcentaje del IVA aplicado y el importe correspondiente.
Este elemento refleja el importe final de la factura, incluyendo impuestos; es decir, es la cantidad total que deberá abonar el cliente.
Son elementos adicionales que, aunque no son obligatorios, pueden proporcionar información útil y mejorar la claridad del proceso.
Es la fecha límite para realizar el pago de la factura. Ayuda a gestionar el flujo de caja y establece un plazo claro para el pago.
Se refiere a la referencia al número de pedido o contrato relacionado con la factura. Facilita la identificación y el seguimiento de la transacción.
Se suele indicar el método de pago aceptado (transferencia bancaria, tarjeta de crédito, etc.), ya que facilita el proceso de cobro, así como detalles de la cuenta bancaria donde se debe realizar.
En muchas ocasiones, determinados clientes pueden tener algún tipo de descuento aplicado al total de la factura. Proporciona transparencia sobre las reducciones que se han aplicado al precio original.
Son los términos y condiciones específicas de la venta, como garantías y políticas de devolución. Clarifica los derechos y las responsabilidades tanto del vendedor como del comprador.
Lluís Soler GomisCofundador y Director de negocio en SoftDoitDirector de negocio y cofundador de la compañía, es un barcelonés que se ha ganado a pulso su gran reconocimiento en el sector del eBusiness debido a la multitud de iniciativas y empresas que ha creado desde 2005.
Aporta su energética lucha por crear una gran compañía y sus habilidades para la comercialización, el trato humano y el marketing directo. Autor del libro "Pyme minimalista", publicado en 2022.
