Datos de facturación: Información necesaria en una factura

Qué son los datos de facturación

Los datos de facturación de una empresa reflejan una transacción comercial, e incluyen información sobre el emisor y el receptor, los productos vendidos o servicios prestados, el importe a pagar, los impuestos aplicables y la forma de pago.

Para que tenga validez legal y fiscal, hay una serie de requisitos que debe tener obligatoriamente de acuerdo a la normativa española. Esta información es fundamental para que tanto el emisor como el receptor de la factura puedan cumplir con sus responsabilidades tributarias y contables, y sirve como prueba documental de la compraventa realizada.

Además, incluir datos opcionales puede mejorar la comunicación con los clientes y ayudar en la gestión interna de la empresa.

Y no debemos olvidar que tanto autónomos como pymes y grandes empresas deben comprender perfectamente los requisitos de una factura electrónica, ya que será el formato obligatorio en sus relaciones B2B y con Hacienda.

Cuáles son los requisitos obligatorios de facturación en España

Requisitos para emitir facturas normales

Las facturas normales, también conocidas como facturas en papel (aunque pueden ser también digitales sin cumplir los requisitos específicos de las facturas electrónicas, como puede ser un pdf), deben contener una serie de datos obligatorios para su validez:

• Número de factura: Debe tener un número único que siga una secuencia correlativa. Si se emiten diferentes series de facturas, cada serie debe mantener su propia secuencia numérica.
• Fecha de emisión: Debe mostrar la fecha en que se emite y, si es diferente, en la que se realizaron los servicios o se entregaron los bienes.

• Datos del emisor y del receptor: Incluye el nombre o razón social completa, el número de Identificación Fiscal (NIF) y el domicilio fiscal.
• Descripción de los productos o servicios: Detalle de todos los artículos vendidos o servicios prestados, incluyendo la cantidad y el precio unitario.
• Base imponible: El precio total antes de los impuestos, desglosado cada uno de los tipos impositivos aplicables.
• IVA aplicado: Incluye el porcentaje de IVA aplicado y la cuantía total de IVA cobrada en la operación.
• Retenciones: Si aplica, la cantidad retenida por concepto de IRPF.
• Total a pagar: La suma final que el receptor de la factura debe pagar, incluyendo los impuestos. Este importe es el precio que pagará el cliente.

Requisitos para emitir facturas electrónicas

En España, la Ley Antifraude estable una serie de obligaciones para la facturación de todas las empresas, que deberá realizarse en un formato electrónico homologado para su comunicación con Hacienda, y que entrará en vigor en julio de 2025. Es el conocido como sistema VeriFactu.

Por lo tanto, la factura electrónica debe cumplir con todos los requisitos de la normal, además de otros específicos que garantizan su autenticidad, integridad y la correcta recepción por parte de la Agencia Tributaria:

• Formato estructurado: Deben ser creadas, enviadas y recibidas en un formato que permita su lectura y procesamiento electrónico, como los archivos XML.
• Huella digital: Para garantizar que no ha sido modificada ni alterada, debe incluir elementos de seguridad, como un código “hash” o huella digital, que identifica de forma inequívoca una factura y la vincula con la siguiente.
• Conservación: Tanto el emisor como el receptor deben guardar copias de las facturas por el periodo legalmente requerido, asegurando que durante ese tiempo se mantengan accesibles, legibles y que se pueda garantizar su autenticidad e integridad.
• Interoperabilidad: Las facturas deben ser emitidas de manera que sean compatibles con los sistemas de los destinatarios, especialmente en transacciones entre empresas (B2B) y con la Administración Pública. Deberán poder enviarse de forma electrónica a la AEAT.