FileMaker Pro y Microsoft Access permiten crear bases de datos con la importación de información y crear nuevas aplicaciones personalizadas.
CRM con FileMaker o Access: guía por pasos
A menudo las empresas exigen a sus profesionales TIC que desarrollen aplicaciones para cubrir necesidades muy específicas de esa compañía o sector. La herramienta FileMaker Pro, como Access, permite crear nuevas aplicaciones de una forma rápida, sencilla y con una base de datos totalmente modulable para que pueda adaptare a las características de cada negocio. En SoftDoit te explicamos cómo crear tu propio software CRM con FileMaker Pro o Access, sus ventajas e inconvenientes.
Índice de contenidos (7)
FileMaker Pro y Access: definición
FileMaker Pro, al igual que el más conocido Access de Microsoft, es una potente plataforma de bases de datos relacionales que permite crear soluciones personalizadas para tu empresa de un modo sencillo.
Con ambos sistemas podrás crear aplicaciones que te ayuden a resolver cuestiones específicas de tu empresa. Podrás gestionar y compartir información con el resto del equipo, gestionar contactos, proyectos, reuniones, inventarios, etc.
Tanto FileMaker Pro como Access te permiten importar datos desde una hoja de cálculo o desarrollar soluciones propias e incorporarlas al negocio. Son plataformas flexibles y de gran adaptabilidad, pues podrás diseñar para Windows, Mac, ordenadores, dispositivos móviles o entorno web.
Permiten la integración con otras fuentes de datos o aplicaciones. De este modo podrás intercambiar información o importar datos externos a la herramienta. Podrán ser en formato SQL, ODBC/JDBC, XML… Podrás gestionar procesos y accesos a la información para diferentes sistemas de la compañía.
¿Qué puede hacer con un sistema de bases de datos como FileMaker o Access?
Con estas soluciones de bases de datos como FileMaker Pro o Access los especialistas en TIC podrán desarrollar de forma sencilla nuevos sistemas. ¿Qué áreas o actividades cubren?
- Organizar datos de proyectos.
- Asignar tareas a responsables.
- Utilizar plantillas personalizadas.
- Gestionar información relativa a agenda, eventos, asistentes, etc.
- Controlar información de contacto personal y trabajo.
- Seguimiento de los activos de la empresa.
- Recopilar y organizar documentos.
- Gestionar información de los empleados como la fecha de contratación, salario, retenciones, fecha de renovación...
- Archivar y facilitar el acceso a los datos de la configuración.
- Generar de forma automática los documentos de requerimientos.
La herramienta FileMaker Pro permite crear soluciones personalizadas para Windows y Mac y adaptables a ordenadores, dispositivos móviles y entorno web.
Un CRM con FileMaker Pro o Access
La herramienta FileMaker Pro tiene las capacidades que puede incluir un CRM. Independientemente del tamaño de tu empresa y del número de empleados que tengas, este programa aportará información de valor al departamento de marketing y ventas. Lograrás un equipo con mayor productividad y aumentarás la satisfacción de los clientes.
Este sistema también te permitirá la automatización de procesos y actividades para aumentar la venta cruzada y la venta adicional, lo que se traduce en mayores beneficios para la compañía. Además contarás con sistema escalable, ya que permite un gran volumen de clientes y podrás realizar un seguimiento del rendimiento de la actividad mediante estadísticas que muestran el rendimiento por cliente y servidor. Podrás descargar guías para configurar el sistema y lograr el máximo rendimiento.
Una de las ventajas que ofrece el CRM con FileMaker Pro el ahorro económico frente a a otros sistemas. Podrás trabajar con una solución de software robusta a un precio más asequible que otras opciones puramente de marketing y ventas o para la gestión de la relación con los clientes. Pero tendrás que tener en cuenta algunas desventajas del uso de FileMaker Pro.
CRM con Access
Access de Microsoft es otro gran gestor de base de datos que puede facilitar la creación de un precario CRM, al igual que FileMaker Pro, pero solo disponible para el sistema operativo Windows.
Un CRM con Access permitirá crear tus propias base de datos fácilmente, mediante plantillas, pero sin llegar a las reales aplicaciones de un CRM.
Incluido en el paquete Microsoft 365, Access utiliza bases de datos relacionales, permite filtros y consultas e importa los datos de Excel, SharePoint, etc. para crear una especie de CRM con Access y recopilar información relativa al seguimiento de pedidos de clientes, por ejemplo.
Inconvenientes de un programa CRM con estas herramientas de bases de datos
Si decides trabajar con un programa CRM de FileMaker Pro deberás tener en cuenta varios factores. Debes saber que el soporte que ofrece esta modalidad está basado en la experiencia de la comunidad de usuarios de FileMaker Pro. Como ocurre con la modalidad de software ERP OpenSource, se aplican correcciones y actualizaciones de la herramienta en función de las experiencias de los propios usuarios, quiénes también sirven de ayuda en caso de dudas durante el proceso de aprendizaje.
Al ser un sistema totalmente personalizable puede resultar un proceso de adaptación complejo por parte de los trabajadores de la empresa, ya que cada compañía estructura el programa como mejor se adapte a su caso particular, por lo que no tendrán antecedentes en su uso.
Las plantillas también podrían resultar una desventaja, puede hacer que se adquieran más elementos de los que realmente se necesitan complicando, a su vez, la labor de aprendizaje.
FileMaker Pro tiene limitada la capacidad de publicación en su base de datos en línea de forma simultánea. Esto puede suponer una problemática para las grandes empresas en las que cada equipo está formado por un gran número de personas. Del mismo modo ocurre con aquellos negocios que requieran gran flexibilidad con el desarrollo de la base de datos.
Las grandes empresas requieren flexibilidad en el desarrollo de su base de datos, capacidad de publicación en línea de forma simultánea y un proceso rápido de aprendizaje de los trabajadores.
La automatización de procesos permite aumentar el número de ventas adicionales y ventas cruzadas, lo que supone mayor beneficio empresarial.
6 pasos para crear un CRM con FileMaker o Access
Como hemos comentado anteriormente, podrás integrar FileMaker Pro o Access con el resto de programas que utilices habitualmente en la empresa o desarrollar aplicaciones nuevas para cubrir necesidades determinadas.
A continuación, te mostramos los pasos que debes seguir para poder crear tu propio software CRM con la herramienta FileMaker Pro o Access:
- Elige una plantilla de las que te ofrece el sistema y adáptala a tu modelo de negocio y a las características específicas de la empresa.
- Importa la información que contiene la base de datos u hoja de cálculo con la que trabajabas hasta ahora para tener en FileMaker Pro todos los contactos, los datos de tus clientes, la segmentación por perfiles y toda la información de valor en un solo sistema.
- Añade funciones nuevas y adapta el programa a las necesidades específicas de tu negocio. Podrás hacerlo de forma sencilla arrastrando las casillas de cada función. De este modo controlarás la información de una manera clara y visual.
- Configura y personaliza el programa para que tenga todos los módulos que necesitas. Podrás hacerlo gracias a sus diseños adaptables a todos los dispositivos.
- En función del puesto de trabajo que desempeñe cada persona podrás personalizar los flujos de trabajo, desde el equipo directivo hasta el personal de oficina.
- Integra este software CRM con otras soluciones que utilices en la empresa, des este modo podrás trabajar con la sincronización de datos para que todos los miembros de la compañía tengan la misma información.
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