Un gestor de correo electrónico es un programa que permite trabajar con diferentes cuentas de email desde una única interfaz. Te contamos todas sus aplicaciones y los 6 mejores programas de gestión de emails.
Los 6 mejores gestores de Correo Electrónico y sus aplicaciones: guía y comparativa 2024
Las herramientas de gestión de correo son unos de los sistemas de comunicación que más se usan dentro de las empresas. Fueron de las primeras en llegar y se han mantenido como referente para transmitir y recibir información e intercambiar archivos, y actualmente incluyen nuevas y modernas funcionalidades. Descubre cuáles son los 6 mejores gestores de correo que puedes utilizar, las principales funcionalidades de estas herramientas y nuevas tendencias como la gestión colaborativa de correos y la integración de IA.
Las mejores soluciones para la gestión del correo
Superhuman
Vinculación con agenda y calendari...
Diferentes cuentas y clasificación
Firma digital
Personalización de filtros
Normativa RGPD
Soporte en castellano
Agente Kit Digital
Ver más
Thunderbird
Vinculación con agenda y calendari...
Diferentes cuentas y clasificación
Firma digital
Personalización de filtros
Soporte en castellano
Normativa RGPD
Agente Kit Digital
Ver más
Gmail
Vinculación con agenda y calendari...
Diferentes cuentas y clasificación
Firma digital
Personalización de filtros
Soporte en castellano
Normativa RGPD
Agente Kit Digital
Ver más
Microsoft Outlook
Vinculación con agenda y calendari...
Diferentes cuentas y clasificación
Firma digital
Personalización de filtros
Soporte en castellano
Normativa RGPD
Agente Kit Digital
Ver más
Spark
Vinculación con agenda y calendari...
Diferentes cuentas y clasificación
Firma digital
Personalización de filtros
Soporte en castellano
Normativa RGPD
Agente Kit Digital
Ver más
Spike
Vinculación con agenda y calendari...
Diferentes cuentas y clasificación
Firma digital
Personalización de filtros
Normativa RGPD
Soporte en castellano
Agente Kit Digital
Ver más
Índice de contenidos (18)
- El avance de la comunicacion asincrona para empresas y el software de gestion de correo electronico
- Configuracion de multiples cuentas en un gestor de correo electronico
- TOP 6: las mejores herramientas para gestionar tus correos electronicos en 2024
- Principales funcionalidades de un gestor de correo electronico
- Nuevas prestaciones en la gestion de correo: el email colaborativo
- ¿Como funciona una gestion colaborativa de correos electronicos?
- Ventajas del gestor de correo electronico como canal de comunicacion en una empresa
- Inteligencia artificial y automatizacion avanzada en las herramientas de gestion de correos
- Configurando cuentas en un gestor de correo: diferencias entre IMAP y POP3
- Comparativa: ¿Como elegir el sistema de gestion de correo electronico adecuado?
El avance de la comunicación asíncrona para empresas y el software de gestión de correo electrónico
Dentro de los software de comunicación asíncrona; es decir, en los que no existe simultaneidad ni es necesario que emisor y receptor estén conectados al mismo tiempo, el gestor de correo electrónico es, sin duda, es más popular.
Hasta hace poco tiempo, los emails fueron el principal vehículo de comunicación dentro de las empresas, junto con las llamadas entre extensiones, departamentos y sedes gracias la telefonía IP y los sistemas de centralita virtual.
Pero desde hace unos años, los programas de comunicación síncrona, como los sistemas de videoconferencia o chat interno, están ganando terreno gracias a la mayor agilidad y capacidad de reacción en tiempo real que ofrecen.
Como respuesta, el gestor de correo electrónico o gestor de email está evolucionando y ofreciendo nuevas posibilidades a sus usuarios para poder mantener esa posición privilegiada dentro de la comunicación entre empleados que, sin embargo, a la hora de comunicarse con el cliente nunca han perdido.
Configuración de múltiples cuentas en un gestor de correo electrónico
Un gestor de correos electrónico es un programa muy fácil de usar que permite trabajar con diferentes cuentas de email desde una única interfaz: revisar la bandeja de entrada de cada uno de ellos, contestar correos y clasificarlos desde una única aplicación.
Es decir, el gestor de email es la herramienta que utilizamos para acceder a las diferentes cuentas de correo que administramos.
Los más conocidos son Outlook o Thunderbird, pero existen muchos otros gestores de correo como eM Client, PostBox, Opera Mail o Mailbird. Podemos encontrarles es versión gratuita y de pago, en función de su capacidad de almacenaje y funcionalidades extra.
La configuración de múltiples cuentas es una de las grandes funciones del gestor de correo electrónico por la agilidad que facilita dentro de una empresa, al poder ver de un solo golpe todas las cuentas que gestionamos a nuestro nombre, desde la personal a la general del departamento, atención al cliente, central, etc.
- Tan solo hay que vincular a una cuenta principal (por ejemplo, la que esté a nuestro nombre personal), el resto de las cuentas secundarias; añadir y sincronizar nuevas direcciones de correo a una principal.
- A la hora de escribir un nuevo email, siempre podremos elegir qué cuenta usamos como emisor del mensaje.
- En el caso de no encontrarnos en el ordenador de trabajo, existen app para móvil para gestionar las cuentas con total movilidad.
Un gestor de correo electrónico facilita a los empleados de una empresa el administrar todas las cuentas de email que manejan desde una única pantalla, bien estén dirigidos a su cuenta personal, al departamento del que forme parte, etc.
TOP 6: las mejores herramientas para gestionar tus correos electrónicos en 2024
Spark
Spark es un gestor de emails que permite trabajar colaborativamente. Un mismo buzón puede ser compartido por varias personas, lo que resulta muy útil para trabajar en equipo y crear de forma conjunta correos, así como mantener conversaciones o asignar emails a determinadas personas.
Facilita la creación de enlaces a ciertos correos o hilos, dispone de calendario integrado y cuenta con priorización inteligente. Mediante IA categoriza correos de forma automática según procedan de personas o de boletines o suscripciones.
Con Spark puedes fijar un correo para que aparezca el primero de tu lista en tu bandeja de entrada, así como posponer correos a otra fecha.
Google Gmail
Gmail es el gestor de mensajes de correo que forma parte de la suite de Google. Dispones de 15 gb de almacenamiento gratuito.
Con Gmail puedes ordenar de forma automática tus correos, en pestañas diferenciadas que puedes personalizar, agregar o eliminar, distinguiendo así correos que sean promociones o notificaciones.
Dispone de etiquetas de color y estrellas que facilitan organizar los hilos de correo, y dispone de un potente buscador basado en tecnología Google que permite localizar cualquier mensaje de forma fácil y rápida.
Desde la bandeja de entrada, y gracias a Hangouts, puedes conversar con otras personas y organizar videollamadas con hasta 15 participantes.
Thunderbird
Este gestor de correo desarrollado por Mozilla Firefox es muy fácil de configurar. Thunderbird permite usar varias pestañas dentro de la aplicación, lo que facilita tener varios correos abiertos de forma simultánea.
Esta herramienta de gestión de emails cuenta con seguridad y protección frente a phishing, detectando y alertando en caso de recibir un enlace cuyo destino sea un sitio web diferente al esperado.
Con Thunderbird puedes instalar complementos y plugins para adaptar el sistema a tus necesidades, automatizar tareas, aplicas filtros y organizar correos en carpetas.
Microsoft Outlook
Este es un gestor de correos electrónicos muy conocido que forma parte de la suite de Microsoft, lo que le confiere seguridad y estabilidad.
Con Microsoft Outlook puedes generar filtros, añadir archivos adjuntos a tus correos y categorizar tu bandeja de entrada con etiquetas para que de forma visual puedas identificar los correos más importantes.
Cuenta con todas las integraciones de la suite de Microsoft, y puedes crear eventos, reservar fechas, o hacer videoconferencias.
Superhuman
Superhuman es un gestor de correo electrónico con un diseño visual sencillo y limpio, lo que facilita la organización. Cuenta con múltiples atajos de teclado para agilizar la gestión, y es que tiene muy en cuenta la velocidad.
Cuenta con inteligencia artificial para clasificar los correos de forma automática. El sistema es capaz de detectar cuáles son los más urgentes y les da prioridad.
Superhuman permite elegir la fecha en que te gustaría recibir una respuesta por parte del destinatario. Si una vez cumplido el tiempo no ha llegado la respuesta, el programa genera recordatorios para realizar el seguimiento oportuno.
Este programa se conecta con LinkedIn, Facebook y Twitter tener información de tus contactos.
Spike
Spike es un software de gestión de correo electrónico que prioriza tus emails y facilita la comunicación en tiempo real.
Puedes crear mensajes sencillos, participar en chats grupales o crear notas. Combina correo y mensajería, lo que facilita la comunicación y favorece el trabajo colaborativo.
Con Spike puedes activar notificaciones de tareas y desde la bandeja de entrada realizar llamadas y videollamadas.
Principales funcionalidades de un gestor de correo electrónico
- Administrar diferentes cuentas de correo electrónico y clasificarlas por carpetas, etiquetas, prioridades, remitente, etc, y poder resaltarlos visualmente según diversas categorías.
- Vincularse con agendas y calendarios para emitir recordatorios y gestionar eventos.
- Integrarse con prestaciones de chat grupal.
- Notificar novedades en la bandeja de entrada.
- Incluir firma digital, incluso una diferente para cada cuenta de email.
- Personalizar filtros para el correo electrónico no deseado y spam.
- Ofrecer versiones multidispositivos: para windows, mac, linux, iOS y Android.
- Configurar cuentas POP, IMAP, Exchange o Google Apps.
- Conectarse con tu software CRM para agilizar el envío y recepción de mensajes a clientes.
Vídeoconsejo para poder elegir el mejor gestor de correo. Comparativa de 3 herramientas muy populares, sus ventajas y desventajas. Y todo en apenas 4 minutos.
Nuevas prestaciones en la gestión de correo: el email colaborativo
Como ya hemos comentado, el gestor de correo electrónico está evolucionando para no quedarse rezagado frente a la comunicación síncrona de las empresas.
Ante la nueva necesidad de inmediatez en la gestión de correos ha surgido el email colaborativo o gestión colaborativa de correos, sistemas como Spark, Front App o Spike.
Gracias a estos correos colaborativos, se pierde la habitual rigidez del email, y los empleados se encuentran ante entornos más flexibles para la colaboración entre usuarios.
Ya no es necesario reenviar a varios compañeros un email de su interés laboral o añadir como destinatario oculto a un miembro del equipo para que siga el hilo de un proyecto.
¿Cómo funciona una gestión colaborativa de correos electrónicos?
- Los emails se pueden compartir con el resto de integrantes de un equipos y asignar mensajes directos.
- Cada miembro de ese grupo puede añadir comentarios al correo principal, a modo de chat, para discutir ideas proponer cambios.
- Diversos usuarios pueden crear y editar un borrador en tiempo real antes de ser enviado hasta dar con la redacción ideal.
- También se pueden compartir email con usuarios que no pertenezcan a ese equipo mediante enlaces.
Ventajas del gestor de correo electrónico como canal de comunicación en una empresa
- Perfecta sincronización de todas las cuentas de correo desde un único programa y en varios dispositivos, agilizando la revisión de las áreas a las que estemos al cargo.
- Optimización del flujo de trabajo: los sistemas de gestión de correo electrónico permiten una mejor organización de los mensajes, con funciones como etiquetas, carpetas y filtros personalizados. Esto ayuda a los empleados a mantener sus bandejas de entrada ordenadas y priorizar las tareas más importantes. Además, gracias a características como la búsqueda avanzada, la automatización de respuestas y la programación de correos, permite aprovechar mejor el tiempo de trabajo.
- Mayor flexibilidad horaria. El gestor de correo electrónico no necesita coincidir con el interlocutor en el sistema para enviar un archivo o un mensaje, sobre todo útil cuando las sedes o empleados están en diversos países o se tienen diversos turnos horarios.
- Efectivo en la relación con el cliente. Un email no es tan intrusivo como una llamada o un mensaje de comunicación en tiempo real.
- Mensajes más formales y extensos. Cuando se trata de mandar comunicados, informes, nuevas prácticas o todo tipo de comunicación interna que requiera cierta extensión y lenguaje cuidado, el gestor de correo electrónico ofrece el canal idóneo.
Inteligencia artificial y automatización avanzada en las herramientas de gestión de correos
Las aplicaciones de inteligencia artificial (IA) que integran muchos gestores están transformando la forma en que gestionamos nuestros mensajes de correo. Esta tecnología avanzada ofrece soluciones innovadoras que ahorran tiempo y mejoran la eficiencia y la productividad en el lugar de trabajo.
- Clasificación y priorización automática de correos: analiza y aprende de tus patrones de uso para clasificar mensajes automáticamente. Esto significa que los correos importantes se destacan, mientras que el spam y los emails menos relevantes se mueven a un segundo plano, facilitando la gestión de tu bandeja de entrada.
- Identificación de patrones en la comunicación: identifica patrones en tus correos, como los temas más comunes o las personas con las que te comunicas con frecuencia. Esta información puede utilizarse para organizar tu bandeja de entrada y sugerir acciones relevantes.
- Sugerencias de respuestas y redacción: muchos gestores de correo con IA ofrecen sugerencias de respuestas rápidas o ayudan en la redacción de correos, basándose en el análisis del contenido del mensaje recibido.
- Detección de anomalías y seguridad mejorada: detecta comportamientos anómalos en los correos electrónicos, como intentos de phishing o fraudes, y alerta al usuario.
- Automatización de tareas: la IA puede automatizar ciertas tareas basadas en el contenido de un mensaje y sugerir acciones, como establecer recordatorios, programar reuniones o actualizar información en otros sistemas empresariales. Por ejemplo, si recibes un correo electrónico para programar una reunión, el sistema puede sugerir automáticamente horarios disponibles en tu calendario y, con tu aprobación, enviar una respuesta con una invitación de calendario.
Configurando cuentas en un gestor de correo: diferencias entre IMAP y POP3
A la hora de configurar las cuentas que queremos añadir a nuestro gestor de correo electrónico, hay una duda muy común. ¿Qué diferencias hay entre los protocolos IMAP y POP3?
POP3
Utilizando el protocolo POP3 los emails de entrada se descargan del servidor y se almacenan en tu disco.
Por eso, si utilizas el gestor de correo en varios ordenadores o dispositivos no es la mejor opción, ya que el primero en que los descargues es donde estarán visibles; el resto no lo reciben.
IMAP
Con el protocolo IMAP los emails se almacenan en el servidor de correo entrante, por lo que siempre los tendremos disponibles sin importar desde qué dispositivo accedemos a nuestro gestor de correo.
Aunque borres la aplicación, los correos siguen estando en el servidor.
Microsoft Outloock emplea otro protocolo llamado Exchange, su versión del protocolo IMAP.
Comparativa: ¿Cómo elegir el sistema de gestión de correo electrónico adecuado?
Ya conoces todas las ventajas de un gestor de correo electrónico, así como las diferentes funcionalidades que ofrecen. Pero ¿cómo elegir el mejor sistema de comunicación para mi negocio? De eso se encarga SoftDoit, la primera consultora online en España de software empresarial.
- Tan solo tienes que utilizar el comparador de software que aparece en esta misma página, así sabremos qué prestaciones necesitas de la nueva aplicación de gestión de emails; no tardarás ni un minuto.
- Gracias a nuestro comparador, completamente neutral y gratuito, te ofreceremos un ranking personalizado con las soluciones que más se adecuan a tu negocio. ¡Así de fácil!