Tipos de Software de Productividad: guía y comparativa para elegir la herramienta perfecta
Un software de productividad sirve para distribuir con eficiencia tareas y proyectos a nivel individual y de equipos, además de para facilitar el trabajo colaborativo.
Sesame gestión de tareas y proyectos
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- Software de productividad: herramientas para alcanzar el maximo rendimiento
- Que es un software de productividad y como organiza el espacio de trabajo
- ¿Para que sirve? Aplicaciones del software de productividad para optimizar tu tiempo y el de tus equipos
- Principales funciones de una herramienta de productividad
- Ventajas de utilizar herramientas de productividad
- Metodologias en los que se basan los diferentes tipos de herramientas de productividad
- Comparativa: ¿que aplicacion de productividad es mas adecuada para tu negocio?
Software de productividad: herramientas para alcanzar el máximo rendimiento
La mejor de las ideas puede quedarse estancada si no somos capaces de desarrollarla y llevarla a cabo de manera eficiente. Lo mismo sucede en las empresas; un buen proyecto debe organizarse y planificarse de la mejor manera posible para que este sea rentable y sirva para alcanzar los objetivos de negocio establecidos.
Por suerte, actualmente existe una gran variedad de programas y aplicaciones destinados a potenciar el rendimiento del trabajo, tanto a nivel individual como de equipos, y gestionar con eficacia tareas, funciones y proyectos. Son los denominados software de productividad.
Un software de productividad es una herramienta imprescindible a día de hoy en empresas de todos los tamaños, desde autónomos y freelance hasta pymes y grandes compañías, ya que permite una óptima organización del tiempo de trabajo dentro del plazo establecido.
Qué es un software de productividad y cómo organiza el espacio de trabajo
Un software de productividad reúne en una única herramienta todas las prestaciones que necesitas para organizar el trabajo de manera ágil, sencilla y muy visual, como el software de gestión de proyectos o el gestor de tareas.
Se trata de programas generalmente en la nube, para que puedas acceder a ellos estés donde estés, y con aplicaciones para móvil.
Desde una intuitiva interfaz se pueden controlar todos los proyectos creados y visualizarlos por su estado (pendiente, completado, en proceso, esperando, etc.), por su importancia dentro de la empresa (urgente, secundario…), por las fechas de comienzo o entrega, por los responsables de su ejecución y departamento al que pertenece. Todo organizado de manera personalizada en función de las necesidades de cada empresa por colores y columnas para una rápida interpretación.
De esta forma, verás de un solo golpe un espacio de trabajo con las tareas clasificadas en una agenda de días, el estado de cada una de ellas, quién la está realizando y cuándo debe finalizarse.
En un programa de productividad, cada trabajo puede dividirse en tareas y subtareas, establecer tiempos de ejecución, asignar responsables y adjuntar documentos para su desarrollo, con datos actualizados en tiempo real.
El software de productividad es capaz de registrar cuánto tiempo invierte cada empleado en la ejecución de sus tareas y de facilitar canales de interacción para el trabajo colaborativo, como compartir documentos, contenidos multimedia, dejar anotaciones o incidencias. Todos los datos se verán actualizados en tiempo real.
Por lo tanto, los software de productividad son una de las mejores herramientas de gestión del tiempo de trabajo.
Un software de productividad permite una óptima organización del tiempo de trabajo para alcanzar el éxito de un proyecto dentro del plazo establecido. Permite dividir los objetivos en tareas, asignar funciones y facilitar el trabajo colaborativo.
¿Para qué sirve? Aplicaciones del software de productividad para optimizar tu tiempo y el de tus equipos
Herramientas de productividad personal
En el caso de autónomos o trabajadores que quieran implementar esta herramienta de manera personal, diseñar su espacio de trabajo para la planificación de actividades a corto, medio y largo plazo.
El software de productividad ayudará a cumplir las tareas marcadas, realizar un seguimiento en su desarrollo y priorizar acciones.
- De este modo podremos saber a qué tipo de tarea se está dedicando un mayor número de horas (timesheet), visualizar los diferentes tipos de actividades y organizar el tiempo en función de los objetivos marcados y compararlo con las horas totales invertidas.
- Dentro del software de productividad personal, también podrías encontrar incluso a las conocidas suites ofimáticas, ya que ayudan a agilizar el trabajo de oficina, como las hojas de cálculo, y prácticas aplicaciones para tomar notas que agilizan tu trabajo.
Herramientas de productividad para equipos y empresas
Gracias a un software de productividad, las empresas pueden organizar sus proyectos por departamentos o responsables, crear equipos de trabajo y asignar competencias.
Los responsables podrán compartir información de cada tarea, notificar avances o incidencias y adjuntar archivos; conocer en tiempo real la evolución de una acción concreta y la tarea o trabajo en general.
- Gracias a los servicios de almacenamiento en la nube podrán guardar, acceder y compartir archivos de trabajo fácilmente, y con las herramientas colaborativas compartir ideas y proyectos.
- Además, pueden medir en el rendimiento de sus empleados, el tiempo invertido en cada acción, descansos... ya que en las aplicaciones de gestión del tiempo, gestión de tareas o gestión de proyectos registran las operaciones diarias de trabajadores y equipos.
- Esto será de gran utilidad como información global de la compañía para conocer los logros y objetivos alcanzados, su rentabilidad en cuanto a costes de recursos humanos y conocer los trabajadores más eficaces. Un buen ejemplo pueden ser los software OKR.
Principales funciones de una herramienta de productividad
- Gestionar plazos y prioridades en función de objetivos.
- Organizar proyectos en tareas, subtareas y calendarios.
- Asignar y administrar funciones.
- Medir el rendimiento de tus empleados.
- Agilizar la comunicación entre usuarios, mandar mensajes y compartir archivos.
- Registrar y notificar avances, nuevos estados e incidencias.
- Supervisar las tareas diarias y la evolución del trabajo individual y del equipo.
- Sincronizar de manera automática las actualizaciones que hace cada usuario en tiempo real.
- Monitorizar el tiempo invertido en cada gestión y tarea.
- Integrar la herramienta con otros software de comunicación y colaboración: Gmail, Google Drive, Dropbox, Slack, etc.
Con un software de productividad hay que organizar y planificar el tiempo de trabajo en función de unos objetivos y registrar todas las acciones o decisiones que vamos realizando en cada trabajo.
Ventajas de utilizar herramientas de productividad
- Conseguir una mayor optimización del tiempo al establecer diferentes categorías de tareas, abarcando todas las posibles actividades que puede realizar un trabajador, y aportar organización en el desarrollo del trabajo diario.
- Potenciar la productividad de cada empleado al establecer plazos y reducir distracciones y dudas, como preguntas sobre el estado de cada tarea (todo está registrado) o tratar de crear prioridades de forma individual.
- Gestionar de manera óptima las actividades que se necesitan llevar a cabo para nuestros objetivos, tanto de manera individual como global.
- Facilitar el trabajo colaborativo entre miembros de un equipo al integrar toda la información de cada proyecto en tiempo real y mejorar la comunicación. Cada trabajador podrá consultar en la herramienta de productividad sus tareas pendientes o finalizadas y comunicarse con otros miembros en función de las necesidades de cada una de ellas. Las suites de ofimática también facilitan esta colaboración en el trabajo.
- Proporcionar un sistema flexible y adaptable a las necesidades de cada caso: administra calendarios, notas, avisos, emails y contactos.
- Obtener informes de productividad, seguir la evolución de cada proyecto y detectar problemas puntuales, reiterativos y cuellos de botella.
En este vídeo te contamos qué son las herramientas de productividad y por qué debes usarlas para dejar de hacer actividades que no aportan valor a tu empresa. Y todo en apenas 6 minutos.
Videoconsejo para sacar el máximo partido al software de productividad.
Metodologías en los que se basan los diferentes tipos de herramientas de productividad
Organizar y planificar el tiempo de trabajo en función de nuestros objetivos personales o empresariales, y registrar aquellas acciones o decisiones que vamos realizando en cada proyecto, es fundamental para aprovechar las ventajas de una herramienta de productividad.
Sin esta gestión y documentación de tareas, no sería posible el trabajo en equipo ni medir el rendimiento y la productividad.
A partir de esta premisa, un software de productividad se basa en diferentes metodologías de productividad para su administración:
- Metodología kanban: para obtener el máximo rendimiento del flujo de trabajo debe visualizarse las tareas en un tablero de columnas, por el que se irán colocando en función de su estado (idea, finalizado…) y monitorizar el tiempo invertido a lo largo de su ejecución (lead time).
- Metodología scrum: cada objetivo se divide en fases, iteraciones o sprints. Los sprints tiene una duración establecida y está compuesto de diversas acciones, y su ejecución en indispensable para avanzar al siguiente,
- Metodología GTD (Getting Things Done): optimiza el tiempo creando listas de tareas y actividades, realizando en ese mismo momento aquellas que no nos lleven más de 2 minutos. Cada proyecto podrá estar formado de diversas tareas, que iremos organizando para su ejecución y marcando cada cambio de estado por el que pasa.
- Metodología Time Blocking: cada tarea conformará un bloque de tiempo que asignaremos a cada día en función de la carga de trabajo, para que este sea equilibrado, y de los plazos de entrega.
Comparativa: ¿qué aplicación de productividad es más adecuada para tu negocio?
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