Definimos las claves prácticas, con los pasos a seguir, para saber seleccionar a la primera y sin malgastar tiempo ni dinero el software de gestión empresarial que realmente necesita tu empresa.
Guía definitiva para elegir la solución empresarial adecuada: una consultoría de software paso a paso
Guía definitiva elaborada por los profesionales de SoftDoit, la primera consultora de software digital para empresas y profesionales en España.
Índice de contenidos (9)
- Paso 1: Constituye un equipo de trabajo para el analisis del mercado
- Paso 2: Identifica tus necesidades y areas a potenciar
- Paso 3: Selecciona el tipo de software que vas a implantar
- Paso 4: Busca entre todas las soluciones de software empresarial que existen el que mas se adapta a tus necesidades
- Paso 5: Solicita demos y garantias de integracion, exportacion y mantenimiento
- Paso 6: Involucra a tu responsables y trabajadores
- Paso 7: Ahorra tiempo y dinero y ponte en manos de una consultoria de software empresarial
- Tipos de software para empresas
- Preguntas clave para una consultoria de software
Paso 1: Constituye un equipo de trabajo para el análisis del mercado
Tiempo necesario estimado: 24 horas
¿Hacia dónde evolucionan las actuales tendencias de nuestro sector? Antes de determinar qué solución de software vamos a implantar es necesario configurar un equipo de análisis en la empresa que establezca cuáles son las actuales innovaciones y tendencias de nuestro campo de actuación.
Nos ayudará a marcar unos objetivos a seguir y estudiar su viabilidad de acuerdo a nuestros recursos e infraestructuras.
Paso 2: Identifica tus necesidades y áreas a potenciar
Tiempo necesario estimado: 48 horas
Ahora que ya sabes hacia dónde evoluciona el mercado, tienes que identificar cuáles son las necesidades de tu empresa (actuales y futuras), así como las áreas o funciones que necesitas potenciar para mejorar tu competitividad.
Paso 3: Selecciona el tipo de software que vas a implantar
Tiempo necesario estimado: 15 - 30 días
Estos dos pasos previos te han servido para conocer tus puntos débiles y aquellos en los que puedes destacar. El siguiente paso es elegir el tipo de solución que vas a implantar de acuerdo a tus objetivos y necesidades y los módulos que debe incluir. ¿Una solución ERP general o un software vertical para el sector Industria?, ¿con qué puedo fidelizar a mis clientes?
Si no estás seguro de las posibilidades y prestaciones que desarrolla cada tipo de software puedes consultar nuestro Gran mapa del software empresarial. De esta forma te quedará claro qué quieres y para qué lo quieres utilizar.
Paso 4: Busca entre todas las soluciones de software empresarial que existen el que más se adapta a tus necesidades
Tiempo necesario estimado: 30 días
Este paso es el que más tiempo te va a costar, ya que es una tarea que necesita muchas búsquedas, y no todas productivas, y preguntas internas que no siempre sabrás soluciones.
Dentro de cada tipo de solución informática existen una cantidad enorme de propuestas.
¿Por cuál decantarnos? Aquí tienes unas preguntas que puedes ir respondiendo para afinar tu elección. Sin embargo, que las respondas correctamente no significará el ahorrarte un montón de llamadas y emails a proveedores, consultas en la web o no saber, simplemente, dónde buscar el mejor para tu negocio. Este es el paso de mayor estancamiento y pérdida de tiempo entre la red de soluciones. A continuación tienes algunas de las preguntas que deberás responder:
- ¿Qué modalidad de pago quieres?: con licencia, al mes, al año… Recuerda, ni siempre la opción más cara es la mejor ni la más barata es la panacea. Esta inversión es a largo plazo, no escatimes ni derroches. Ten en cuenta siempre que la implantación de un software no es un mero gasto, sino que repercutirá en el crecimiento de tu empresa.
- ¿Dónde lo quieres alojar? En la nube, en tu propio servidor, en un entorno web… Cada una tiene sus ventajas en función del volumen de tu empresa y tu presupuesto.
- ¿Es mejor una solución integral estándar, más personalizada o vertical de acuerdo a mi sector? El eterno dilema, qué es lo mejor para mi caso en concreto. Saber orientarse en este paso es bastante difícil, ya que las posibilidades son muchas. Contactar con algún experto puede ayudarte a no meterte en laberintos de programación. Un equipo de asesoramientos externo puede facilitar el camino en caso de que no contemos con los conocimientos necesarios.
Paso 5: Solicita demos y garantías de integración, exportación y mantenimiento
Tiempo necesario estimado: 30 - 60 días
Si más o menos ya tienes decidido la solución que vas a implantar, antes de dar por cerrada la decisión definitiva solicita a la empresa proveedora del software una demo del programa. Así verás su interfaz, diseño, facilidad de uso por el resto de la plantilla involucrada…
Es importante comprobar en este paso con los fabricantes o el responsables de ventas si el sistema que vas a instalar se puede integrar con alguno que ya tengas instalado o si permite la exportación/importación de datos almacenados en otras herramientas. Pregunta también por su servicio de mantenimiento.
Recuerda que la solución que vas a implantar debe proporcionarte beneficios, no quebraderos de cabeza. Seguramente llegados a este punto ya hayas podido filtrar muchos programas y cada vez te queden menos por investigar.
Paso 6: Involucra a tu responsables y trabajadores
Tiempo necesario estimado: 30 días
Por fin te has decantado por un tipo de solución y un proveedor de software. Averigua si su implantación dentro de la empresa va a necesitar de un período de formación y si lo imparten los propias agentes de venta. Todo el personal debe estar involucrado para aprovechar al máximo todos los beneficios que traerá al negocio.
Paso 7: Ahorra tiempo y dinero y ponte en manos de una consultoría de software empresarial
Efectivamente, llegados a esta altura del articulo puede que ya te hayas dado cuenta que este proceso no es nada fácil y que necesitas destinar para el estudio de implantación a un personal del que no puedes prescindir en otras tareas.
En total, habrías destinado cerca de medio año (130 días aproximadamente) en tu búsqueda. ¿A cuántos fabricantes de software tengo que llamar hasta reunir todas las prestaciones que necesito?, ¿cómo saber realmente qué se adapta mejor a mi caso y no es simplemente publicidad?
Tipos de software para empresas
Deberás familiarizarte con los nombres y las funciones de estos programas, conocer los tipos de software que existen para empresas de acuerdo a las soluciones que facilita. Independientemente del sector al que se dedique un negocio, esta clasificación abarca todos los supuestos, que ya se enfoca en las prestaciones que ofrece.
Es importante señalar que cada tipo de solución se puede personalizar en función de las necesidades que nuestro cliente tenga, ya que son programas modulares que se adaptan a las funciones que se precisen.
Estos son los principales tipos de software que podemos encontrar:
- ERP: del inglés de Enterprise Resource Planning, que se traduciría como sistema de planificación de recursos empresariales. El software de gestión por antonomasia, y el que mayor índice de implantación tiene. Permite gestionar de forma global la actividad de la empresa, optimizar los recursos y obtener informes en tiempo real para mejorar la toma de decisiones. Asistencia técnica, cadena de suministro, control de calidad, fabricación, presupuestos, contabilidad, facturación, producción, inventarios… Abarca prestaciones fundamentales para todo negocio.
- CRM: del inglés Customer Relationship Management. Orientado a automatizar los procesos de relación con los clientes de una empresa, tanto actuales como futuros; sus actividades de ventas y estrategias de marketing. Tiene un enfoque claramente relacionado con la parte más comercial y de fuerza de ventas, así como de agenda, fidelización y comunicación con usuarios. Respecto a su implantación, está en el segundo lugar.
- Recursos Humanos: en este caso queda más claro, abarca todas las soluciones relacionadas con el ámbito de RRHH de un negocio: control horario, gestión de turnos de trabajo, nóminas, control de presencia, evaluación del desempeño… Ocupa el tercer puesto, pero su demanda cada vez es mayor debido a las nuevas leyes laborales.
- SGA: sistema de gestión de almacenes. Un software más específico orientado a la logística y distribución: control de stock, entrada de mercancías, preparación de pedidos, trazabilidad de productos, etc.
- Otros: además de estos cuatro grandes grupos de soluciones, podemos encontrar otros más específicos como contact center, TPV, gestión documental, software para hoteles, centros médicos, eCommerce, e-Learning… La oferta es muy amplia en función de las necesidades.
Preguntas clave para una consultoría de software
- ¿A qué sector pertenece? Industria, alimentación, restaurante, comercio, construcción, distribución... Es el punto de partida para comenzar la búsqueda, ya que también existen soluciones verticales para determinados sectores, o bine nos dará una pista de cuáles son sus características primarias.
- ¿Qué necesidades quiere solucionar o qué quiere potenciar? Según qué aspectos quiera mejorar, sabremos si necesita más un sistema de RRHH o de ERP. Es un paso clave de clarar.
- ¿Es una pyme o una gran empresa? Existen aplicaciones más sensibles a las características de las pequeñas y medianas empresas, escalables para prever su crecimiento y con prestaciones más concretas.
- ¿Quiere instalar el software en sus propios ordenadores o utilizar un sistema cloud? Los software alojados en la nube necesitan menor tiempo de instalación y menor infraestructura, y su coste es mucho menor. Sueles estar más recomendados para pymes, aunque hoy en día es el tipo de alojamiento en alza en general.
- ¿Quiere tener acceso desde dispositivos móviles o desde otros lugares fuera de la oficina? Es ese caso, la alternativa cloud será siempre la mejor.
- ¿Prevé un crecimiento empresarial? Cuanta mayor versatilidad, personalización y escalabilidad permita, mucho mejor en este caso.
Por suerte, plataformas de consultoría de software como SoftDoit consiguen solucionar en unos minutos lo que a ti puede llevarte meses. Y lo mejor de todo, sin tener que pagar ni un solo euro por sus servicios.
Nuestros expertos en software para empresas sabrán elegir la solución que realmente se adapta a tus necesidades y objetivos para conseguir el impulso que necesitas. De una manera rápida, sencilla y totalmente individualizada. Por algo somos la primera consultora online de software en España para empresas y profesionales.
Te acompañamos en todo el proceso: desde los primeros pasos para descubrir qué solución necesitas hasta asesorarte con las mejores opciones para tu empresa y su modo de implantación.
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