Facturación Electrónica: Qué es, características y tipos

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Qué es una factura electrónica

Una factura electrónica es una versión digital de una factura tradicional, que se genera, envía y recibe en formato electrónico.

Tiene las mismas garantías legales y fiscales que una en papel, pero su proceso de manejo es completamente digital.

Esto significa que todas las transacciones relacionadas con la factura, desde su creación hasta su archivado, se realizan electrónicamente.

 

Características de una factura electrónica

  • Digital: toda la información se genera y procesa en formato digital.
  • Seguridad: deben cumplir con estándares de seguridad específicos, incluyendo autenticación y encriptación para proteger los datos.
  • Almacenamiento: se deben almacenar de manera que se garantice su integridad y acceso a lo largo del tiempo requerido legalmente.
  • Interoperabilidad: deben ser compatibles con diferentes sistemas y tecnologías para facilitar la transmisión entre diversos usuarios y plataformas, como el sistema Verifactu.
  • Legalidad: tienen la misma validez legal que una factura en papel, siempre que cumplan con la normativa vigente.
 
La factura electrónica será obligatoria para autónomos, pymes y grandes compañías en todas sus transacciones B2B.
 
 

Ventajas de la factura electrónica

  1. Reducción de costes: supone un ahorro significativo en papel, impresión y costes de envío.
  2. Eficiencia: ha sido elaborada con un programa que no comete errores de cálculo, ni de numeración, ni de datos, ni de impuestos. Automatiza el proceso de facturación, reduciendo el tiempo de gestión y la posibilidad de errores. 
  3. Accesibilidad: ofrece un acceso inmediato y sencillo desde cualquier lugar y en cualquier momento. Una factura digital es más fácil de clasificar, almacenar y recuperar.
  4. Agilidad: es mucho más cómoda y práctica en cuanto a su envío a clientes, proveedores o al asesor contable a través de internet.
  5. Seguridad: ofrece mayores garantías de legibilidad y de seguridad en los datos; en su transmisión se utilizan tecnologías de cifrado y autenticación.
  6. Transparencia: ofrece una mayor transparencia con la Administración y con los clientes, aportando agilidad en la resolución de posibles incidencias o reclamaciones.
  7. Legalidad: cumple con los requisitos marcados por la ley para evitar el fraude y reducir la morosidad.
  8. Rentabilidad: la digitalización de las facturas permite una eficiente gestión del negocio, como es conocer en tiempo real el estado de los cobros y pagos o su salud financiera.
 

Regulación de las facturas electrónicas

La Ley 25/2013 regula la factura electrónica de las empresas con las Administraciones Públicas. 

  • Desde el 15 de enero de 2015, es obligatorio que los proveedores de bienes o servicios a organismos públicos las emitan. 
  • Uno de los objetivos de esta medida ha sido reducir la morosidad de las Administraciones, y evitar los efectos negativos que ello genera sobre el empleo y la rentabilidad de las empresas.

La Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento de Empresas (Ley Crea y Crece) estable que todos los empresarios y autónomos deberán expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales B2B con otros profesionales.

  • Tiene como objetivo reducir obstáculos regulatorios, luchar contra la morosidad e impulsar el dinamismo del tejido empresarial español.
  • Ya aprobada la ley Crea y Crece, falta que se publique el reglamento que regula su obligatoriedad. A partir de ese momento, contaremos dos fechas clave para comenzar a emitir facturas electrónicas:
    • Todas las empresas que facturan más de 8 millones de euros tendrán un plazo de 1 año desde la aprobación del reglamento.
    • Las pymes y autónomos contarán con 2 años de plazo; es decir, deberán estar perfectamente preparadas y digitalizadas en 2025.
 

La Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal. Conocida como la Ley Antifraude, introduce qué requisitos deben tener los programas de facturación electrónica que se utilicen.

  • Afecta a todas las empresas y en todas las facturas que emitan, excepto aquellas compañías sometidas al Suministro Inmediato de Información (SII) o que están acogidos al régimen foral TicketBai.
  • Su objetivo para garantizar la transparencia y la precisión de la información financiera.
  • El software debe asegurar la integridad de los datos: una vez que se ha emitido una factura, esta no de no debe poder modificarse sin dejar un rastro de auditoría.
  • Además, debe tener la capacidad de comunicarse electrónicamente con la Agencia Tributaria para remitir el registro de la factura en un formato estructurado (formato XML).
  • Es el conocido como sistema VeriFactu o emisión de facturas verificables. Solo los programas que posibiliten esta comunicación estarán homologados.
  • Entra en vigor el 1 de julio de 2025.
 
 

Tipos de facturas electrónicas

Dentro de la facturación electrónica, los formatos pueden variar dependiendo de cómo se estructura la información que contiene. Esto es muy importante, ya que afecta directamente a la forma en que se integran y procesan sus datos en diferentes sistemas de gestión.

El formato estructurado facilita su tratamiento automatizado, mientras que el no estructurado no lo facilita.

Formato no estructurado

Las facturas en formato no estructurado son documentos electrónicos que no siguen un estándar de datos fijo. A menudo, se parecen más a una representación digital de una factura en papel, como un archivo PDF o una imagen escaneada de una factura tradicional.

  • Pueden generarse fácilmente desde cualquier programa que permita imprimir a formato digital, sin necesidad de software especializado.
  • La información contenida no puede ser integrada directamente en sistemas sin procesos intermedios de digitalización como OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres).
  • No cumple el reglamento de la factura electrónica obligatoria.
 

Formato estructurado

Las facturas en formato estructurado se crean utilizando un estándar de datos específico que permite que la información sea automáticamente leída y procesada por sistemas informáticos. El formato XML (como el que utiliza Facturae) es uno de ellos.

Es válido para las comunicaciones con la Agencia Tributaria, y se genera a través de un programa de facturación.

  • Los datos se pueden extraer e integrar fácilmente en sistemas ERP o de contabilidad de forma automática.
  • Facilita la comunicación y el intercambio de información entre diferentes sistemas y plataformas, tanto a nivel nacional como internacional.
  • Es el exigido por muchos gobiernos y entidades reguladoras porque facilita las auditorías y el cumplimiento fiscal.
  • Estos ficheros estructurados incluyen información codificada y estandarizada para ser procesada digitalmente, lo que garantiza que los registros de las facturas no han sido alterados, de acuerdo a los requisitos de la Ley Antifraude.
 
 
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Preguntas: 1/8
Lluís Soler GomisLluís Soler GomisCofundador y Director de negocio en SoftDoit

Director de negocio y cofundador de la compañía, es un barcelonés que se ha ganado a pulso su gran reconocimiento en el sector del eBusiness debido a la multitud de iniciativas y empresas que ha creado desde 2005.

Aporta su energética lucha por crear una gran compañía y sus habilidades para la comercialización, el trato humano y el marketing directo. Autor del libro "Pyme minimalista", publicado en 2022.

    
 
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