Transformación digital de despachos profesionales: las claves del cambio que necesita el sector

Un cambio a la hora de afrontar los servicios

La mayor digitalización de los trámites con la Administración Pública parecía que ponía en jaque a una parte muy importante de los despachos profesionales. Presentar la declaración de la renta mediante borradores y en un par de clicks podía acabar con un importante nicho de mercado para el sector. 

Ante este nuevo escenario con un contribuyente que se relaciona de forma mucho más directa con la administración, ha sido necesario replantearse los servicios de las asesorías, gestorías y consultorías.

Frente al fin de los trabajos más puramente de gestión que muchos auguraban, el cambio ha sido más bien el aprovechar esta digitalización para ofrecer un trabajo más eficiente y competitivo, especializarse en determinadas áreas de gestión para cubrir las necesidades de externalización de servicios que tienen las empresas y ofrecer un alto valor añadido al cliente mediante la consultoría.

Como explica Carlos Solans, la parte de asesoramiento de los despachos profesionales, sobre todo a priori, está ganando cada vez más valor sobre el trabajo más puramente de gestión. “Es mucho mejor el asesoramiento en renta que se hace en el último mes de diciembre, con acciones que puedan posibilitar ahorros fiscales, que lo que se puede hacer a posteriori”.

En el caso de Diego Baldovín, el servicio de gestión seguirá siendo necesario, pero bajo unos parámetros que son los que exige el mercado: mucho más competitivos. “Solo podremos hacerlo mejorando nuestros procesos, la accesibilidad a la documentación y los canales de comunicación con el cliente”.

¿Cómo afrontar este cambio? Mediante la transformación digital de los despachos profesionales; es decir, implementando un software que permita al sector beneficiarse de la automatización de procesos y las nuevas herramientas de gestión para ofrecer servicios de calidad y aumentar los márgenes de beneficio.

La consultoría y un nuevo modelo de relación con los clientes

Las soluciones de gestión empresarial diseñadas para el sector ofrecen unas ventajas competitivas fundamentales, facilitando las herramientas que necesitan hoy en día los despachos.

“Estos programas nos permiten ir un paso por delante en el dominio de las innovaciones tecnológicas aplicables a nuestra área y, además, ser mucho más consultores que gestores, transformando los datos que recaban estos sistemas en conocimiento para nuestros clientes”, explica David González a la hora de hablar de las nuevas oportunidades que ofrece la transformación digital.

Y es que los despachos profesionales cuentan con una gran ventaja frente a la posible autogestión de los usuarios: ellos llevan años de ventaja utilizando herramientas digitales para realizar los trámites fiscales, laborales y contables. La experiencia y el conocimiento tecnológico juegan un tanto a su favor a la hora de interactuar con sus clientes y ayudarles a agilizar sus gestiones.

Diego Baldovín tiene también muy clara la función consultora de los despachos. “El cliente cada día tiene menos tiempo para hacer otras cosas que no sea dedicarse a su negocio; nuestro papel es facilitarles la vida, lo que significa que tenemos que recabar sus datos, tratarlos y adaptarlos para las gestiones necesarias con la Agencia Tributaria, Tesorería, Ayuntamientos, etc. Nos quieren para ayudarles a transformar su información en conocimiento útil para su negocio”.

Herramientas para automatizar procesos y mejorar la experiencia del cliente

Ya hemos visto que el software para asesorías y despachos profesionales es la llave para afrontar la transformación digital del sector y obtener todas las herramientas que se necesitan para afrontar con éxito los cambios del mercado.

Como explica Marc Rius, responsable de la solución Sage Despachos, los software de gestión dirigidos al sector aportan mayor eficiencia en la forma de trabajar gracias a la automatización de procesos y la gestión de datos del despacho.

Además, abren un mundo de posibilidades para mejorar la experiencia del cliente, con herramientas colaborativas, de comunicación y conectividad, como el programa de firma digital o el Portal Cliente que permite a los asesores y gestores compartir en tiempo real información y documentos con sus clientes. Sin duda, un servicio digital diferenciador.

Otra gran innovación son las aplicaciones Business Intelligence (BI), como el Power BI. Estas herramientas permiten transformar los datos del despacho en conocimiento, de manera predictiva e inteligente, facilitando una mejor toma de decisiones en base al análisis de indicadores relevantes de cada una de las áreas del despacho.

“Gracias a la analítica de datos podemos ver, por ejemplo, el número de apuntes que mete uno de nuestros asesores contables o los asientos que tiene un cliente y su relación con el precio que le cobramos. Esta analítica nos da una información muy importante tanto a nivel interno como externo, también para el cliente”, indica Solans.

El futuro de los despachos profesionales

Dentro de las tendencias más importantes para los despachos profesionales está la externalización de servicios de tesorería y gestoría que cada vez realizan más empresas, centrándose así en el core business de su actividad. 

“Antes cualquier pyme tenía su administrativo con su pequeño ERP, pero gracias a los entornos colaborativos que ofrece la digitalización es más fácil la externalización; cliente y despacho trabajan conjuntamente sobre los mismos datos. Además, el sector dispone de herramientas de análisis de datos integradas en el software que ofrecen más valor añadido, dispone de mejor información para asesorar y anticipar tendencias de mercado y de gestión de negocio”, explica Rius.

Este outsourcing será una gran oportunidad para ofrecer una mayor especialización y un conocimiento avanzado como valor diferencial gracias al uso de las nuevas tecnologías. 

Otro de los grandes retos del sector es la atomización que actualmente existe. “Estoy convencido que tiene que haber una concentración. Ahora hay unas 70.000 firmas activas en España involucradas en procesos contables, de gestoría, tributación… Yo creo que de aquí a diez años van a quedar reducidas a más de un 20 o 25%”, indica el socio director de Glezco.

Por último, es importante tener en cuenta que para una correcta transformación del sector, debe haber un cambio de mentalidad dentro del equipo de profesionales, tiene que estar formado para utilizar las innovaciones tecnológicas, adaptarse y saber sacar el máximo partido a las nuevas herramientas.