Especialistas en gestión de calidad como Joan Ferrer, skipper de Qmkey; Vanessa García, analista programador en Marqués; y Jaume Rubio, director de Calidad en IMA, nos dan las claves para comprender esta área tan importante para las empresas.
Cómo llevar a cabo una eficiente gestión de calidad y las ventajas de automatizar sus procesos
Los software de gestión de calidad han facilitado enormemente el control y el cumplimiento de las normas ISO, fundamentales para la actividad de muchas empresas. Hablamos con tres grandes profesionales del sector para que nos ofrezcan una práctica visión de estos sistemas y sus ventajas en el desarrollo de muchas compañías.
Índice de contenidos (11)
- Como llevar a cabo una eficiente gestion de calidad
- Tecnologia al servicio de las empresas: la automatizacion de los QMS
- Los sistemas de calidad: un aval para grandes empresas y pymes
- Gestion documental y flujos de trabajo; principales herramientas del QMS
- Integracion y accesibilidad, el futuro de las soluciones de gestion de calidad
- 6 ventajas de implantar un QMS para automatizar la gestion de calidad de una empresa
- Ventajas del software de gestion de calidad desde el punto de vista de la empresa usuaria
Cómo llevar a cabo una eficiente gestión de calidad
Gracias a la colaboración de Qmkey, empresa informática especializada en software de gestión de calidad en la nube; Marqués, desarrolladora de soluciones de gestión para empresas, entre ellas una plataforma de gestión documental para procesos de calidad; e IMA, Ingeniería Magnética Aplicada, diseñadores de soluciones magnéticas que trabajan bajo unos estándares muy altos de calidad, hemos entrevistado a tres de sus expertos para elaborar un práctico contenido sobre los sistemas QMS.
Esta guía nos ayudará a comprender mejor la importancia de llevar a cabo una eficiente gestión de calidad y las ventajas de utilizar un software que garantice su cumplimiento, automatice muchos de sus procesos, establezca flujos de trabajo y notifique avisos de vencimientos o tareas pendientes a los responsables.
Además, completamos esta guía de gestión de calidad con un vídeo donde podrás ver y escuchar a los expertos explicando todos los detalles.
Descubre las claves para mejorar la gestión de calidad de una empresa. Joan Ferrer y Vanessa García nos dan su visión como expertos en soluciones informáticas QMS, mientras Jaume Rubio nos habla desde su posición como responsable del sistema de calidad de una empresa.
Tecnología al servicio de las empresas: la automatización de los QMS
La aplicación del sistema gestión de calidad y de sus normas puede hacerse de manera manual con programas como excel, o bien mediante un software específico para esta tarea. La gran diferencia radica en la automatización de procesos que introduce este sistema informático.
Gestionar toda la información que requiere una norma de calidad en una organización, por pequeña que sea, lleva mucho trabajo asociado: versionar documentos, hacer un seguimiento de auditorías, registros, no conformidades, reclamaciones, etc. Hacerlo de una manera no automatizada lleva mucho esfuerzo y, si los datos no están bien guardados y ordenados, su eficacia es más bien nula, implicando costes, tiempo y dinero para la empresa.
De ahí que la automatización que se consigue con el software de gestión de calidad sea el gran avance a la hora de afrontar este proceso imprescindible para muchas organizaciones.
Un QMS o Quality Management System es el término inglés por el que se conoce a la tecnología o la herramienta de gestión de los procesos de calidad. El mismo software puede servir, con algunos añadidos o configuraciones, para cualquiera de las normas ISO más habituales, desde la más común para calidad como es ISO 9001, a 14001 de medio ambiente, 45001 de seguridad laboral, 13485 de producto sanitario, 22716 de producto cosmético, 15189 de laboratorios clínicos, 22000 de alimentación, etc.
El software de gestión de calidad ayuda a la organización a trabajar según el mandato de la norma escogida, y a hacerlo de una forma eficiente, rápida y segura.
Joan Ferrer - Qmkey
La solución QMS es un conjunto de elementos tecnológicos que interactúan entre sí con el fin de apoyar a las actividades propias del departamento de calidad para mejorar sus procesos.
Vanessa García - Marqués
Los certificados de calidad garantizan que las empresas cumplen unos estándares mínimos, te abren puertas en todo el mundo. Son como una barrera de entrada, si no dispones de ellos, no puedes trabajar en determinados sectores.
Jaume Rubio - IMA
Los sistemas de calidad: un aval para grandes empresas y pymes
El objetivo de todas las empresas es operar con la máxima calidad. Las normas ISO facilitan este camino. Hay sectores que, por su actividad, tienen una mayor necesidad de garantizar su cumplimiento, incluso por temas legales, como puede ser el alimentario, salud, automoción, transporte, energía o industria. Pero cualquier empresa puede trabajar bajo una normativa de calidad para mejorar su imagen y sus servicios y, por lo tanto, pueden beneficiarse de implantar un software de gestión de calidad.
En un mercado competitivo como en el que vivimos, las organizaciones esperan que los servicios avancen ofreciendo grandes resultados en tiempos cada vez más pequeños. La rapidez se vuelve clave, pero siempre manteniendo el factor calidad. Y esta necesaria agilidad solo se consigue con las nuevas tecnologías.
Aunque algunas empresas se muestren reacias a implantar soluciones de gestión para el ámbito de la calidad, los beneficios que aporta siempre van a superar con creces a la ineficiencia manual.
En el caso de las pymes, por ejemplo, que pueden disponer de menor capital, un software de calidad consigue que este tipo de empresas aseguren el cumplimiento de las normativas y eviten costes adicionales por accidentes, imprevistos o sanciones no controladas. El beneficio sigue siendo mayor que la inversión.
Un software de calidad gestiona toda la documentación que se maneja en ese ámbito: guías de fabricación, protocolos, procedimientos, políticas... Además, nos permite automatizar la gestión de control de cambios, de reclamaciones, de no conformidades y sus acciones correctivas y preventivas.
Vanessa García, analista programador en Marqués.
Gestión documental y flujos de trabajo; principales herramientas del QMS
Veamos las principales funcionalidades del QMS:
- Gestión documental: Siguiendo la normativa, uno de los requisitos es que los documentos relativos al sistema de calidad de una empresa estén seguros, organizados, revisados y aprobados por los responsables. Gracias al módulo de gestión documental que incluyen los software de calidad, todo este trabajo se facilita enormemente.
- Realizar flujos de trabajo controlados y especificados como manda la normativa. Gracias a los QMS la gestión documental no se queda en elaborar un documento en word y archivarlo, sino que permite ejecutar flujos de trabajo de la documentación, de revisión, de aprobación... dejando registro de firmas de quién y cuándo realiza cada acción.
- Obtener datos estadísticos. De las no conformidades, reclamaciones, cuándo y quién las cierra, etc.
- Seguridad. Todas las acciones sobre la documentación se quedan registradas, tanto los accesos como la vigencia de cada norma, por lo que vamos a tener controlada la seguridad de una manera adecuada y precisa.
- Envío de alarmas y de avisos. Ya sea de tareas pendientes a realizar, fechas de vencimientos, documentos de próxima revisión, aprobaciones en curso.
- Además, un buen QMS automatiza cualquiera de los puntos de la norma que se solicita: entrada de registros, realización de auditorías, revisiones, validación de clientes y proveedores, mantenimiento de equipos, etc.
Ahora disponemos de soluciones de gestión de calidad en la nube con las que puedes trabajar desde cualquier dispositivo.
Joan Ferrer - Qmkey
Ganar agilidad, poder revisar documentación, comprobar el estado de los sistemas de forma remota… son aspectos clave para las empresas hoy en día, y que se consiguen con un software de gestión de calidad.
Vanessa García - Marqués
La ISO 9001 de 2015 ha sido un hito para los QMS al forzar a las organizaciones a que todas las partes interesadas en los sistemas de calidad debían conocerlos y ser partícipes. Esto ha hecho que hayan pasado de ser fácilmente llevables en unas carpetas del departamento a tener que implicar a mucha gente, y eso sin una tecnología y un software es muy difícil.
Joan Ferrer, skipper de Qmkey.
Integración y accesibilidad, el futuro de las soluciones de gestión de calidad
- Por una parte, los QMS van a ganar en integración, ya que cada vez más necesitan entenderse y sincronizarse con otros software de gestión empresarial que tenga la compañía para obtener indicadores de procesos, como puede ser a través de un ERP.
- Por otro lado, la apuesta por el cloud será cada vez mayor, ya que la accesibilidad que aporta, la facilidad de trabajar desde cualquier lugar, está siendo en estos momentos fundamental para favorecer entornos colaborativos y aportar flexibilidad.
¿Quieres conocer los 5 mejores software de gestión de calidad para garantizar la excelencia de tus procesos y cumplir con la normativa?
6 ventajas de implantar un QMS para automatizar la gestión de calidad de una empresa
- Integridad y centralización de la información: todos los datos referentes al sistema de calidad se encuentran bien estructurados y almacenados, con lo que nos va a resultar mucho más fácil obtener datos analíticos o estadísticos en tiempo real, así como garantizar un correcto flujo de información.
- Menor dependencia del know-how de una persona o grupos de personas. Al centralizar ese conocimiento e información en una única plataforma, va a estar siempre controlado por la empresa y sus responsables.
- Agilidad y rapidez en los procesos internos. Rapidez a la hora de gestionar las no conformidades, las reclamaciones, las acciones correctivas y preventivas, muy importantes si tenemos en cuenta que las organizaciones se enfrentan hoy en día a un mercado que no admite errores ni resoluciones tardías de problemas.
- Minimizar los posibles errores humanos. Al disponer de herramientas que están diseñadas para cumplir las normativas, el error humano se minimiza, y se van a evitar costes adicionales por accidentes, errores o imprevistos.
- Dedicar más tiempo a tareas de valor. La automatización de procesos va a permitir a los empleados dedicar ese tiempo a tareas más creativas referentes a su puesto de trabajo, como mejorar procedimientos, revisar o establecer nuevas políticas o detectar riesgos para poder evitarlos, en lugar de estar dedicándose a tareas burocráticas, repetitivas o de control que ya va a realizar el propio software.
- Mejorar la imagen de la empresa. La automatización de la gestión de calidad hace que los clientes de una empresa tengan una imagen moderna de ella, optimiza la calidad de los servicios que se prestan y garantiza la mejora continua de la organización.
Ventajas del software de gestión de calidad desde el punto de vista de la empresa usuaria
¿Por qué decidieron implantar un software de gestión de calidad?
Para facilitar la gestión de todo el personal implicado en la calidad. La idea de tener un software es garantizar que todo el mundo realiza aquella acción o aquella tarea que es necesaria para el mantenimiento del sistema; garantiza los flujos de información en cualquier tipo de gestión dentro de un sistema de calidad, como puede ser la producción de documentación, auditorías, reclamaciones, etc.
¿Qué problemas encontraban a la hora de poner en marcha el sistema de gestión de calidad en su empresa sin la ayuda de un programa informático?
Los problemas más habituales son garantizar la integridad de la información y el flujo de esta, ya sean la gestión documental, la aprobación de procedimientos y su distribución, la gestión de la interacción de todas las personas en cuanto a no conformidades, auditorías, etc. Si no tienes un programa informático es difícilmente gobernable un sistema de calidad porque no tienes la garantía de que toda esta información llega a quien le ha de llegar, ni se distribuye de manera correcta.
¿Qué ventajas han conseguido gracias a esta solución?
Básicamente, y teniendo en cuenta los diferentes software de gestión de calidad que existen en el mercado, es que es una solución abierta, muy configurable y que puedes adaptarla a tu empresa de una manera sencilla, siempre y cuando tengas claro cómo quieres hacer la gestión de la distribución documental; por ejemplo, cuáles son los roles y permisos que ha de tener cada usuario. Nos permite personalizar hasta el mínimo detalle en lo que se refiere a distribución de trabajos y de la documentación relacionada con el sistema. Cuando se implanta un software de gestión de calidad, generalmente son soluciones muy encorsetadas dentro de lo que sería la norma, pero en nuestro caso nos ha permitido adaptarlo a nuestra realidad; esa es la gran ventaja que hemos identificado.
¿Qué funcionalidades considera más importantes del software de gestión de calidad?
Lo más importante es que, aparte de que cumpla con la norma para la que está diseñado, garantice que su implementación sea fácilmente configurable y ofrezca una fotografía sobre lo que está ocurriendo o cómo se encuentra el sistema de calidad. Todo aquel software que no sea capaz de hacer un análisis de la situación, que no muestre resultados o que no compruebe que la distribución de la documentación está bajo control, no te garantizará el cumplimiento de la norma.
Jaume Rubio, director de Calidad en IMA.
Marqués
Software de gestión globales y multidepartamentales, adaptados a las necesidades de cada organización para crear entornos que unifiquen todas las áreas alrededor del ERP. También disponen de sistemas sectoriales como construcción, ingeniería, fabricación, mantenimiento, instalaciones o servicios profesionales. Sus soluciones se desarrollan bajo tecnología Microsoft, como ShareMe para procesos de gestión documental en entornos de calidad.
QMKey
Solución de gestión de calidad en la nube desarrollada por Earcon, empresa de ingeniería informática especializada en el desarrollo de software de calidad. QMKey es una plataforma de gestión de calidad 100% web, sólida, segura, rápida y usable desde diferentes dispositivos. Se integra con otras aplicaciones que facilitan el trabajo de las empresas, como Dropbox, app de mapas y ubicaciones, etc.
IMA
Ingeniería Magnética Aplicada. Diseño y aplicación de soluciones magnéticas a medida de sus clientes y otras estándar, para todo tipo de industria. Trabajan con primeras marcas del sector industrial, bienes de equipo, aeronáutico o automoción, que tienen unos estándares de calidad muy altos. Su gran propuesta de valor es el conocimiento que tienen en el campo de la física.