Qué es una centralita VoIP, cómo funciona y sus ventajas para las comunicaciones de empresa

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¿Qué es una centralita virtual VoIP?

Todo el control de las comunicaciones en un único programa en la nube; el adiós de las infraestructuras telefónicas. Internet supuso un antes y un después en las comunicaciones, e introdujo los conceptos telefonía IP (del inglés Internet Protocol) y VoIP (Voice over Internet Protocol): la voz era capaz de transmitirse como un dato más a través de la red.

Con la tecnología de las mejores centralitas virtuales, estas transmisiones de voz a través de internet son recibidas y organizadas por el programa de manera centralizada, y transferidas entre las diversas extensiones de la red interna de la empresa.

Por lo tanto, una centralita VoIP, también denominada centralita virtual IP o Voz IP, es un sistema de comunicación que utiliza Internet para realizar y recibir llamadas, en lugar de las líneas telefónicas tradicionales de cobre o fibra.

 

Cómo funciona una centralita Voz IP: comunicaciones unificadas para las empresas

El sistema gestiona todas las llamadas recibidas y efectuadas por una compañía, y las distribuye mediante las diferentes extensiones de un mismo número entre los diferentes departamentos o despachos.

Son los propios proveedores de la centralita quienes se encargan de transformar el número de contacto habitual de una empresa en una línea virtual, perfectamente adaptada al sistema Voz IP.

Si la voz pasa a ser un dato más de transmisión, cualquier dispositivo con micrófono y altavoz o auriculares conectado a la red puede convertirse es una extensión de la centralita VoIP, ya sea un teléfono IP, un ordenador, un móvil o un teléfono analógico con adaptador.

 

Cada empleado o departamento puede tener su propia extensión del número principal. Y todo ello con un coste infinitamente menor que las llamadas tradicionales, ya que se pagan en función de cuotas fijas, no del número de interacciones que se realizan.

Además, los actuales software que hay en el mercado ya van mucho más allá de ser meros gestionadores de llamadas IP; se han convertido en un potente sistema de comunicaciones unificado que abarcan todas las interacciones que una empresa puede necesitar. Y hoy en día, se pueden llevar en el propio bolsillo.

Se presentan como un verdadero entorno de trabajo, colaboración y comunicaciones para todos los empleados de una compañía. No se pierde jamás una llamada. Si no estamos en la oficina, podemos atender las llamadas de empresa desde nuestro móvil o dispositivo que elijamos.

 
 

Ventajas de utilizar una centralita VoIP (y diferencias con la telefonía tradicional)

  • Son más económicas. Al funcionar a través de internet, las llamadas entre oficinas o a nivel internacional pueden realizarse sin los altos costes de las líneas convencionales. El precio suele ser una mensualidad fija, por lo que el volumen de las llamadas no interfiere. Además, las centralitas VoIP requieren menos mantenimiento físico en comparación con los sistemas tradicionales, ya que es el proveedor quien se encarga de las actualizaciones y el soporte.
  • Flexibilidad y escalabilidad. Podrás añadir o eliminar extensiones fácilmente y sin necesidad de infraestructura adicional.
  • Movilidad y trabajo remoto. Los empleados pueden recibir llamadas desde cualquier lugar con conexión a Internet, utilizando las apps VoIP para dispositivos móviles o softphones.
  • Funciones avanzadas y productividad. Ofrece funcionalidades adaptadas a las necesidades de negocio actual, como integración con el CRM u otros software, análisis de llamadas, videoconferencias, automatizaciones, un saludo de bienvenida en varios idiomas o música en espera de acuerdo a la ocasión.
  • Fácil implementación. Al ser una solución que depende de la infraestructura de red, su puesta en marcha es rápida y sin complicaciones.
 

¿Qué funcionalidades ofrece la centralita VoIP?

Gestión de llamadas entrantes y salientes

Permite realizar diversas acciones para mejorar la eficiencia y fluidez de las comunicaciones, como transferirlas entre extensiones de manera rápida y sencilla, desviarlas a otro dispositivo o establecer colas de llamada.

También podrás configurar marcados rápidos y listas de contactos para llamadas frecuentes, así como realizar conferencias con varios participantes, una característica muy importante para la colaboración entre equipos.

Buzón de voz personalizado

Genera notificaciones para el usuario cuando hay un nuevo mensaje de voz, y pueden acceder a él aunque no estén en la oficina.

Grabación de llamadas

Es una funcionalidad esencial para muchas empresas, ya que permite registrar todas las conversaciones telefónicas, tanto para fines de control de calidad como para cumplir con normativas legales.

 

IVR (Respuesta de Voz Interactiva)

Son menús interactivos que ofrecen diversas opciones, lo que permite dirigir automáticamente la llamada al departamento o responsable adecuado, u ofrecer información recurrente sin que un humano intervenga, como datos sobre horarios, estado de un pedido, otras canales de contacto, etc.

Videoconferencias.

Muchas centralitas VoIP ya permiten realizar videoconferencias, compartir pantallas y archivos o dejar comentarios, lo que facilita las reuniones virtuales con clientes, proveedores o equipos remotos.

Multicanalidad

Como ya hemos dicho, estos sistemas van mucho más allá de las llamadas. Estas plataformas integran otros canales de comunicación, como chat, mensajería instantánea y correos electrónicos, logrando una experiencia de comunicación unificada para la empresa.

Análisis y métricas avanzadas

Podrás conocer cuál es la duración de las llamas, la tasa de abandono o los horarios de mayor demanda.

 
 
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Preguntas: 1/8

Cómo elegir una centralita VoIP que se adapte a tu empresa

Elegir el sistema adecuado no es solo cuestión de precio o popularidad del proveedor. Las empresas deben evaluar diferentes factores para asegurarse de que la plataforma seleccionada cumpla con sus necesidades de comunicación y permita escalar conforme crezcan sus operaciones.

Deberás tener en cuenta si se puede integrar con otras herramientas que ya utilices, el número de extensiones y usuarios que facilita, la calidad de las llamadas y las funcionalidades que tiene.

Como puedes ver, este paso es bastante complejo, pero desde SoftDoit podemos ayudarte. ¡Encantados de ser tu consultora online gratuita!

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Lluís Soler GomisLluís Soler GomisCofundador y Director de negocio en SoftDoit

Director de negocio y cofundador de la compañía, es un barcelonés que se ha ganado a pulso su gran reconocimiento en el sector del eBusiness debido a la multitud de iniciativas y empresas que ha creado desde 2005.

Aporta su energética lucha por crear una gran compañía y sus habilidades para la comercialización, el trato humano y el marketing directo. Autor del libro "Pyme minimalista", publicado en 2022.

    
 
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