Descubre qué es el software compliance o de cumplimiento legal, sus beneficios, ejemplos de su aplicación en diferentes sectores y cómo elegir el mejor para tu empresa.
Software Compliance: ventajas para el cumplimiento normativo y cuál es el mejor para tu empresa
Mantenerse al día con las diferentes leyes y regulaciones es cada vez más complejo, pero gracias al software compliance, las empresas se aseguran que cumplen con las normas pertinentes de manera eficaz y automatizada. Te contamos cómo funcionan y cuál es el mejor para tu negocio.
Índice de contenidos (17)
- Que es el Software Compliance y por que es importante para las empresas
- Como funciona un software compliance
- Beneficios de utilizar una plataforma de cumplimiento normativo
- Funcionalidades del software compliance
- La gestion de compliance y la norma ISO 19600
- Ejemplos y aplicaciones del sistema de gestion compliance en sectores empresariales
- El mejor software compliance para tu empresa
Qué es el Software Compliance y por qué es importante para las empresas
El software compliance es un programa que asegura que una empresa cumple con las normativas y las leyes que la atañen.
Desde regulaciones para determinados sectores e industrias a normativas generales de protección de datos, RGPD, seguridad de la información o leyes laborales; un buen software de cumplimiento legal es clave para que las organizaciones puedan adaptarse a los constantes cambios que van surgiendo y mantenerse al día de la legislación vigente.
De esta forma, ayuda a las empresas a evitar sanciones y pérdidas económicas, además de generar una mayor confianza en sus clientes y proveedores.
Cómo funciona un software compliance
Identificación de normativas
Tiene una base de datos de todas las leyes, regulaciones y normas aplicables a una industria o sector específico.
Esta base de datos se actualiza automáticamente para reflejar cualquier cambio en la legislación.
Evaluación de cumplimiento y conectividad
El programa realiza un análisis de la empresa para determinar si cumple con todas las normativas identificadas. Esto puede implicar la revisión de políticas internas, procedimientos, contratos, registros y otros documentos.
Para realizar una evaluación de cumplimiento efectiva, el software compliance necesita integrarse con otros sistemas de gestión de la empresa, como el de recursos humanos, ERP, fabricación, canal de denuncias, etc. De esta forma, puede acceder a los datos que necesita.
Informes de cumplimiento y gestión de riesgos
Una vez que se ha realizado la evaluación, la aplicación genera informes que detallan el nivel de cumplimiento de la empresa, lo que permite identificar áreas de riesgo y proporcionar recomendaciones para mejorar el cumplimiento.
Monitoreo continuo
El software compliance también monitorea en tiempo real el cumplimiento de la empresa, y genera alertas y avisos de acuerdo a los indicadores de seguimiento establecidos.
Esto significa que si las leyes o regulaciones cambian, o si la empresa modifica sus prácticas internas, el programa puede identificarlo y generar alertas automáticas.
Automatización de tareas de cumplimiento
También pueden automatizar determinadas tareas relacionadas con cumplimiento legal, como la generación de documentación oficial, certificaciones, realización de auditorías internas, etc.
El software compliance es una herramienta ideal para cualquier empresa que quiera garantizar su cumplimiento normativo, mejorar su eficiencia y fortalecer su relación con los clientes e inversores.
Beneficios de utilizar una plataforma de cumplimiento normativo
- Eliminación de problemas legales y penales. Garantiza el cumplimiento legal, consultando una única plataforma que centraliza todas las normativas.
- Adaptación a los cambios. Las regulaciones cambian con frecuencia, y las organizaciones deben estar preparadas para adaptarse a tiempo. Un buen software facilita este proceso, ya que permite mantenerse al día gracias a sus actualizaciones automáticas y sistema de alertas.
- Transparencia, responsabilidad y confianza. Facilita que las empresas sean más transparentes en sus operaciones, y demostrar que son responsables con sus obligaciones legales y éticas, lo que mejora su reputación y relación con clientes, proveedores e inversores
- Eficiencia operativa. Al automatizar y simplificar los procesos de cumplimiento, ayuda a reducir esfuerzos y a operar de manera eficiente.
Funcionalidades del software compliance
Reglas de negocio y planes de acción
Permite definir y aplicar reglas de negocio específicas que deben seguirse para cumplir con las normativas internas o legislación aplicable, desde cómo se deben manejar los datos personales hasta sobre cómo se deben realizar ciertos procesos empresariales.
Se generan automáticamente planes de acción a partir de los datos cargados en la plataforma.
Generación de informes
Integra herramientas IA para analizar datos y generar informes sobre cumplimiento normativo, lo que permite identificar áreas de riesgo y tomar decisiones informadas sobre cómo mejorar su cumplimiento.
A través de su cuadro de mando, podemos realizar el seguimiento de rendimiento de un proceso y exposiciones de riesgo.
Gestión de documentos
Inlcuye una gestión documental eficiente para garantizar un correcto almacenamiento y recuperación de normativas y expedientes.
Al integrar diferentes estándares de compliance en una misma plataforma, facilita el acceso y la consulta a la información pertinente con mayor comodidad.
Auditorías y seguimiento
Ofrecen funcionalidades de auditoría y seguimiento paras monitorizar el cumplimiento de manera continua, evitando problemas mayores.
Formación
Algunos software también ofrecen funcionalidades de formación y concienciación para que los empleados comprendan sus responsabilidades y políticas de actuación.
La gestión de compliance y la norma ISO 19600
La ISO 19600 es una norma internacional que proporciona directrices para establecer, desarrollar, implementar, evaluar, mantener y mejorar un sistema de gestión de compliance. Esta norma es aplicable a todo tipo de empresas, independientemente de su tamaño o su actividad.
La norma ISO 19600 se basa en el principio de "cumplimiento basado en el riesgo", lo que significa que las organizaciones deben identificar y priorizar sus riesgos de cumplimiento y luego gestionar esos riesgos de manera efectiva. También enfatiza la importancia de una cultura de cumplimiento normativo dentro de la organización, y la necesidad de un compromiso por parte de la dirección.
Es importante destacar que la ISO 19600 no es una norma certificable, sino que proporciona directrices y recomendaciones. Sin embargo, puede ser una herramienta valiosa para las organizaciones que buscan mejorar demostrar su compromiso con el cumplimiento legal.
Ejemplos y aplicaciones del sistema de gestión compliance en sectores empresariales
- Las empresas de servicios financieros lo utilizan para cumplir con las numerosas leyes y regulaciones que rigen su actividad, y detectar y prevenir fraudes, conectándose con su ERP financiero.
- También el sector sanitario o el tecnológico, en los que la privacidad de los datos es fundamental.
- En el caso de las empresas de fabricación, son importantes para cumplir con las regulaciones de seguridad en el trabajo y de sostenibilidad, conectándose con plataformas de prevención de riesgos, de gestión industrial o de gestión de calidad, por ejemplo.
El software de cumplimiento normativo ayuda a las empresas a cumplir con sus obligaciones legales y normativas.
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