Los 5 mejores Software para Eventos: contactos, comunicación y agenda en una única plataforma
Un sofwtare para eventos permite gestionar desde una única herramienta contactos, agenda y acciones con total movilidad, gracias al con acceso online de los actuales software para organizar eventos.
Berrly Events
Playoff Informatica
Eventplanner
Eventbrite
Eventos
- Software para eventos: gestion de actos culturales, conciertos, ferias y congresos
- Los 5 mejores software de organizacion de eventos de 2024
- Herramientas de un software para eventos
- Ventajas del software para eventos
- Aplicaciones del software para eventos
- El mejor software de organizacion de eventos para tu negocio: comparativa
Software para eventos: gestión de actos culturales, conciertos, ferias y congresos
Las empresas de eventos tienen como clientes a particulares o instituciones públicas que desean organizar un evento, como fiestas, conferencias, ferias, congresos, conciertos, actos culturales, actuaciones, eventos virtuales, etc. Estas compañías deben trabajar de forma coordinada y garantizar la máxima precisión a la hora de prestar sus servicios y satisfacer tanto a sus clientes como a los asistentes.
En plena era digital, el público demanda rapidez y facilidad: aplicaciones online para el registro en eventos, emails automáticos de confirmación, código QR para acceso al evento, promociones personalizadas, omnicanalidad en las interacciones, etc.
Puntos clave del software para eventos
- Un software de organización de eventos es una herramienta fundamental para este sector, ya que permite centralizar en una única aplicación todas las herramientas de gestión y comunicación necesarias para la organización de eventos.
- Un software para eventos (Event Management) es una solución CRM para eventos, que integra las últimas tecnologías digitales para facilitar el éxito de sus servicios, mejorar su organización y la satisfacción del público.
- Entre sus funcionalidades, destaca el software para venta de entradas, fundamental muchas veces en la gestión de eventos.
- Además del CRM para eventos, también podemos encontrar software para empresas de ocio.
Un software para eventos permite organizar tu estrategia comercial con eficiencia, gestionar tus relaciones con clientes actuales y potenciales, fidelizarlos, comunicarte con inmediatez con los asistentes y organizar los proyectos de la empresa.
Los 5 mejores software de organización de eventos de 2024
1. Berrly para gestión de eventos
Berrly es un CRM para eventos que te permite crear eventos, vender entradas, verificar la asistencia y controlar el aforo
Un software de gestión de eventos con una sencilla e intuitiva agenda de actividades y una potente base de datos de socios o clientes.
- Con el CRM para eventos de Berrly podrás enviar notificaciones y recordatorios de las actividades de forma masiva o a grupos segmentados, y los asistentes podrán realizar una confirmación online de su participación.
- Genera listas de asistencia automatizada con el registro de asistencia al evento, aplica etiquetas para añadir opciones extra de control (invitados, acceso en coche, etc.) y genera historial de actividades de cada socio.
- Además, Berrly dispone de sistema digital de venta de entradas mediante código QR, de una app móvil para escanearlas y validarlas en los accesos y de una herramienta para realizar un mapeo digital del recinto para generar planos con sectores y localidades.
2. Playoff para eventos
Playoff es un software para la gestión de eventos que te permitirá gestionar contactos, asistentes, pagos online, calendarios, reservas, inscripciones y comunicaciones; todo desde una única plataforma.
Una de sus principales ventajas es la capacidad de gestionar pago online y remesas SEPA, facilitando la automatización de cobros y la gestión de impagos.
La gestión de eventos se simplifica al poder organizar tu base de datos según tus necesidades, y ofrecer inscripciones y ventas de entradas online cómodamente a través de app móvil o portal web.
- Gestiona actividades y eventos de forma profesional. Personaliza tus eventos con tu identidad de marca, configura diferentes métodos de pago y aplica descuentos automáticamente.
- Crea listas de espera, controla la entrada y asistencia al evento y evalúa el éxito de tus eventos gracias a la generación de encuestas y votaciones.
- Playoff garantiza una comunicación efectiva gracias al envío de recordatorios de la actividad y el envío de mensajes de forma masiva y multicanal, incluyendo emails, SMS y notificaciones push, para publicitar tus próximas actividades y novedades.
3. Eventplanner
Software de organización de eventos práctico y sencillo.
Eventplanner te permite, a través de un planificar tipo tablero, crear y organizar tus eventos visualmente, mediante elementos de arrastrar y soltar.
- Con este software de eventos podrás agregar listas de tareas y asignarlas, generar un checklist y administrar las llamadas que tienes que realizar.
- Además, también podrás gestionar presupuestos y hacer un seguimiento de cobros y pagos.
4. Eventbrite
Eventbrite es un software de planificación de eventos con las herramientas que necesitas para mejorar la rentabilidad del negocio y la satisfacción de tus clientes.
Con Eventbrite podrás crear un sitio web personalizado del evento para realizar registros de los asistentes y vender entradas.
- Desde la propia plataforma, podrás automatizar el envío de notificaciones del evento con información, invitaciones o recordatorios.
- La venta de entradas se registra en tiempo real, y se puede integrar en redes sociales. Realiza el seguimiento de confirmaciones de asistencia para un perfecto control del evento.
- Eventbrite genera mapa de butacas, encuestas y feedback de comentarios, promociones y reembolsos.
5. Eventos
Eventos es una plataforma online para la gestión y organización de congresos y eventos presenciales, híbridos y virtuales.
Esta herramienta autogestionable permite controlar todos los aspectos necesarios para que cualquier tipo de evento sea un éxito.
Desde una única herramienta, facilita la creación de la página web del evento para darle visibilidad y difusión, así como ofrecer a los asistentes una aplicación para reservar actividades y descargar documentación. Además, permite gestionar cupos hoteleros, ponentes, inscripciones y facturación de manera eficiente.
- Página web del congreso: Permite ofrecer toda la información relevante y promocionar el evento en varios idiomas.
- Aplicación web para asistentes: Facilita inscripciones, reservas de alojamiento y actividades, y acreditaciones.
- Aplicación web para organizadores: Incluye espacios para patrocinadores, gestión de participantes e inscripciones, cupones, alojamientos, ponencias, actividades, facturación, evaluaciones y comunicaciones.
- Email marketing: Permite enviar emails masivos personalizados, programar y segmentar envíos, así como obtener estadísticas y realizar seguimientos de resultados.
Herramientas de un software para eventos
- CRM para eventos con gestión del catálogo de servicios.
- Gestión de clientes y leads, asistentes, invitados y proveedores.
- Gestión de agenda y coordinación de acciones comerciales en función de los distintos eventos solicitados por los clientes.
- Aplicaciones de comunicación y marketing digital. Un software para organizar eventos integra imprescindibles herramientas de email marketing, envío masivo de sms, marketing automation o gestión de redes sociales.
- Obtención de informes sobre la venta de servicios, acciones comerciales, históricos de clientes y control de asistencia.
- Aplicaciones de postventa para atención al cliente y control de incidencias.
- Facilita la integración del software para eventos con:
- Gestor de contenidos web.
- Herramientas de análisis de datos de marketing y big data para realizar análisis de la audiencia y conocer mejor al público.
Un software para eventos integra aplicaciones para llevar a cabo campañas de comunicación y marketing para interactuar con el público, recordar eventos, ofrecer servicios, enviar promociones, etc.
Ventajas del software para eventos
- Gestionar las bases de datos de clientes y proveedores: Un software para eventos permite gestionar y segmentar las base de datos de clientes y proveedores de manera eficiente. De este modo, es posible diferenciar entre público objetivo, potenciales clientes o contactos actuales. Estos parámetros se pueden personalizar con las necesidades de cada empresa para desarrollar estrategias de marketing y ventas efectivas.
- Organizar la agenda de eventos: Con un software de gestión de eventos es posible gestionar el calendario de actividades y compartir la agenda con el resto de miembros del equipo. De este modo se puede obtener una visión global de los próximos eventos y filtrar la búsqueda de eventos por proveedor o cliente.
- Realizar de manera automática campañas de marketing: Un CRM para eventos integra herramientas para diseñar y enviar campañas comerciales, tanto para los clientes que hayan contratado los servicios de la empresa de eventos y para los potenciales clientes. Además, ofrece la posibilidad de lanzar campañas y enviar recordatorios más personalizadas según los intereses concretos de los contactos.
- Gestionar las incidencias y crear canales de comunicación: Una aplicación para organización de eventos también permite registrar todo tipo de incidencias y realizar un seguimiento para gestionar su resolución en el menor tiempo posible, ya que un CRM para empresas de eventos cuenta con herramientas de ticketing para gestión de incidencias.
- Obtener informes y análisis para mejorar la toma de decisiones: Con un software para eventos puedes obtener informes con datos relevantes del negocio de forma periódica. Así es posible conocer el estado de la empresa, así como recopilar información sobre los eventos previos o el registro de actividades, entre otras cosas. De este modo la toma de decisiones será mucho más fácil y acertada.
Aplicaciones del software para eventos
Aplicaciones online para eventos
Un software de organización de eventos facilita la integración de la herramienta con tu sitio web para permitir el registro online de los asistentes o la reserva de salones, entradas, salas, etc. Los actuales software para eventos también incluyen una app para clientes, y que estos puedan realizar el check-in mediante código QR desde su teléfono móvil, subir comentarios, recibir notificaciones, nuevos eventos, etc.
Control y registro de asistentes
Un CRM para eventos automatiza el registro de asistentes y la reserva de entradas para poder analizar la eficacia de tus acciones comerciales, la rentabilidad de cada evento o los más atractivos.
Agenda de eventos
Es muy común que tu evento tenga una gran variedad de actividades, o que para realizarlo tengas que planear antes algunas reuniones. El software para eventos incluye una agenda que te ayuda a gestionar todas las actividades de manera eficiente.
Módulo de facturación de eventos
El mismo software para eventos cuenta con su propio programa de facturación para automatizar la creación y envío de presupuestos y facturas.
Correos masivos y sms
Si quieres publicitar tu evento eficientemente, seguramente debas enviar muchos emails y mensajes. Una buena plataforma para eventos deberá integrar un motor de envíos masivos que te permita enviar correos a un target específico de tu audiencia con precisión.
Gestión de accesos, participantes y empleados
Tus eventos tienen audiencias diferentes, por ejemplo Visitantes, VIP's, Staff, Expositores o Speakers. Gestiona tantos tipos de clientes y empleados del evento como sean necesarios en base en los requerimientos de tu evento.
Encuestas automatizadas
Descubre cómo fue la aceptación de los diferentes tipos de participantes de tu evento enviándoles encuestas personalizadas.
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El mejor software de organización de eventos para tu negocio: comparativa
Ahora que ya conoces todas las ventajas de un software para eventos, solo te falta descubrir cuál es la plataforma de organización de eventos de cuerdo a las características de tu negocio.
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